6 praktycznych porad i rekomendacji antykorupcyjnych

12/15/15

W najnowszym rankingu Corruption Perceptions Index, badającym postrzeganie sektora publicznego w 175 krajach na świecie pod kątem korupcji, Polska awansowała o 26 pozycji i uplasowała się na 35. miejscu. Jak pokazują jednak dane PwC, korupcja i przekupstwo stanowią nadal aż 21% wszystkich nadużyć w przedsiębiorstwach.

Nasze dane pokazują, że aż 50% ankietowanych w „Badaniu przestępczości gospodarczej 2014” przedsiębiorców padło ofiarą nadużyć w ostatnich 24 miesiącach działalności, z czego 21% (w regionie Europy Środkowo-Wschodniej 34%) stanowiła korupcja i przekupstwo. Co ciekawe, percepcja korupcji jest dużo wyższa i stanowi 43%, a w Europie Środkowo-Wschodniej 32%.

Nadużycia (w tym korupcja) prowadzą do dotkliwych strat finansowych w firmach. Prawie co 4 przedsiębiorca w Polsce stracił przez nadużycia finansowe do 3 mln zł, a co piąty nawet do 15 mln zł.

Wykrywanie nadużyć w Polsce wciąż w bardzo dużym stopniu pozostaje poza kontrolą zarządu. Aż 22% wykryć nastapiło przez przypadek, tyle samo w wyniku audytu wewnętrznego, a 14% dzięki systemowi raportowania podejrzanych transakcji. Tymczasem, jak zwracają uwagę nasi eksperci, nadużyciom w firmach można przeciwdziałać skuteczniej.

Dlatego też PwC w Międzynarodowy Dzień Przeciwdziałania Korupcji opublikowała “Poradnik antykorupcyjny dla biznesu”, przygotowany przez ekspertów Zespołu Usług Śledczych i Zarządzania Ryzykiem Nadużyć. Poradnik jest praktycznym zestawem porad i rekomendacji antykorupcyjnych, do wykorzystania w działalności biznesowej.

Punktem wyjścia do walki z nieprawidłowościami w każdej organizacji powinna być ocena poziomu ryzyka wystąpienia nadużyć oraz identyfikacja obszarów najbardziej zagrożonych.

Obszary zagrożeń, zidentyfikowane w trakcie wstępnej analizy, powinny podlegać stałemu monitoringowi ze strony organizacji. Jednocześnie należy pamiętać, że warunki prowadzenia biznesu ulegają dynamicznym zmianom. W wyniku tego niektóre obszary zagrożone korupcją tracą na znaczeniu, a w ich miejsce powstają nowe. Dlatego niezbędne jest dokonywanie regularnej weryfikacji oceny ryzyka nadużyć w poszczególnych obszarach.

Z naszego doświadczenia wynika, że skuteczność mechanizmów antykorupcyjnych znacząco wzrasta, gdy stanowią one część środowiska kontroli wewnętrznej w organizacji. Kontrola wewnętrzna skierowana na zjawiska korupcyjne znacząco zwiększa szanse na wykrycie działań niepożądanych oraz skutecznie odstrasza potencjalnych sprawców nadużyć. Elementem obszaru kontroli wewnętrznej powinny być cykliczne audyty antykorupcyjne – przeprowadzane samodzielnie, bądź zlecane wyspecjalizowanym audytorom zewnętrznym, zespołom świadczącym usługi audytu śledczego. Ocena ryzyka korupcji i jego monitoring

W celu minimalizowania ryzyka wystąpienia nadużyć, organizacje powinny działać w oparciu o wdrożoną strategię antykorupcyjną.

Stworzona strategia antykorupcyjna powinna zostać odpowiednio wdrożona, a następnie zakomunikowana pracownikom oraz partnerom biznesowym. Jest to wyraźny sygnał dla interesariuszy, że organizacja jest zdeterminowana do walki z nieprawidłowościami, nie toleruje zachowań korupcyjnych oraz działa z zachowaniem zasad etycznych. Takie podejście wzmacnia wiarygodność organizacji zarówno w oczach klientów, dostawców, czy potencjalnych inwestorów.

W ramach tworzonej strategii niezbędne jest zaprojektowanie systemu antykorupcyjnego oraz wdrożenie skutecznych mechanizmów kontrolnych. Wdrożenie kompleksowej strategii antykorupcyjnej jest szczególnie istotne w przypadku tych organizacji, które ze względów formalnych podlegają zagranicznym ustawom antykorupcyjnym. Należą do nich m.in. amerykańska Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) i brytyjska Bribery Act.

Pamiętać jednak należy, że przedsiębiorcy chcący współpracować z podmiotami objętymi  regulacjami FCPA lub UK Bribery Act powinni także wdrożyć strategię antykorupcyjną. Takie działanie może uwiarygodnić ich w oczach swoich przyszłych i obecnych partnerów biznesowych.

Osoby zajmujące najwyższe stanowiska w organizacji powinny brać aktywny udział zarówno we wdrażaniu zasad i polityk antykorupcyjnych, jak i w stymulowaniu prawidłowych postaw wśród pracowników.

Co więcej, kluczowe jest, aby w organizacji istniało silne przekonanie, że zachowania nielegalne i nieetyczne nie są akceptowane, a działania kadry zarządzającej powinny dodatkowo wzmacniać ten przekaz. Dlatego konieczny jest brak przyzwolenia dla nadużyć i osób, które się ich dopuszczają.

Tylko takie podejście może pozwolić na budowanie wizerunku firmy przejrzystej i profesjonalnie zarządzanej, co z kolei przekłada się na korzyści ekonomiczne i wizerunkowe. Zaangażowanie osób zarządzających organizacją w tworzenie kultury antykorupcyjnej.

W organizacji powinny funkcjonować odpowiednie warunki systemowe, pozwalające na ujawnianie nieprawidłowości i nieetycznych zachowań.

Nazywamy je kanałami anonimowego informowania (ang. whistleblower systems). Mogą one przybierać różne formy: linii telefonicznej, na którą można zadzwonić i zgłosić nieprawidłowość, skrzynki na anonimowy list z informacją o nieetycznym zachowaniu, czy formularza on-line do zgłaszania nadużyć. Jednak najpopularniejszym kanałem informowania o zaobserwowanych nieprawidłowościach jest skrzynka poczty elektronicznej.

Warunkiem koniecznym efektywnego funkcjonowania kanałów anonimowego informowania jest obligatoryjna reakcja organizacji na zgłoszone nieprawidłowości i niebagatelizowanie żadnego z sygnałów. Ponadto, działający w dobrej wierze i interesie spółki sygnalista powinien zostać otoczony niezbędną opieką i wsparciem firmy.

Istotny wpływ na skuteczność działań antykorupcyjnych w organizacji ma właściwe zaprojektowanie zasad, jakimi powinni się kierować pracownicy w życiu zawodowym.

Kolejny krok to ich odpowiednia komunikacja oraz późniejsze egzekwowanie. Punktem wyjścia powinno być stworzenie przez organizację kodeksu etyki i umożliwienie wszystkim pracownikom zapoznanie się z jego zapisami. Ranga takiego dokumentu dodatkowo wzrasta, gdy staje się on elementem umowy o pracę i tym samym jego przestrzeganie jest wymagane od każdego pracownika.

Stanowiska w organizacji, które są szczególnie narażone na zjawiska korupcyjne (np. dział zakupów, dział sprzedaży) powinny podlegać szczegółowym przeglądom antykorupcyjnym. Zalecane jest też, aby posiadały rozwiązania minimalizujące ryzyko wystąpienia nieprawidłowości. Wśród takich rozwiązań mogą się znaleźć m.in. wielostopniowy system aprobat wydatków, unikanie skupiania w ręku jednej osoby zbyt wielu kompetencji, czy okresowa rotacja zadań pracowników.

Świadomość pracowników odnośnie zagrożeń wynikających z nieetycznego postępowania powinna być także systematycznie zwiększana poprzez ich udział w szkoleniach.

Organizacja powinna dołożyć wszelkich starań, aby minimalizować ryzyko nadużyć na styku z podmiotami zewnętrznymi.

Nadużycia mogą przybierać różną formę: wręczania upominków przedstawicielom podmiotów zewnętrznych, czy rozliczania wydatków marketingowych by wygenerować gotówkę na potencjalne łapówki.

Podstawowym elementem zabezpieczającym organizację przed takimi praktykami jest wprowadzenie regulaminów i procedur, których zadaniem jest czytelne i precyzyjne definiowanie obszarów o podwyższonym ryzyku korupcyjnym. Najczęściej zaliczamy do nich politykę wręczania i przyjmowania upominków, politykę rekomendacji pracowników, dostawców czy partnerów biznesowych oraz politykę rozliczania wydatków pracowniczych oraz kosztów marketingowych i reprezentacyjnych.

W obszarze zarządzania ryzykiem nadużyć istotne jest też zwrócenie uwagi na konieczność wdrażania procedur zapewniających przejrzystość w kontaktach z administracją publiczną, np. przy okazji udziału w postępowaniu przetargowym. Przykładem takich rozwiązań może być zwiększony nadzór nad pracą osób odpowiedzialnych za przygotowanie oferty i regularny, sformalizowany kontakt z organizatorem przetargu. Stosowanie takich rozwiązań sprzyja kształtowaniu w organizacji kultury antykorupcyjnej oraz budowaniu pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz.

Skontaktuj się z nami

Marcin Klimczak

Partner, PwC Polska

Tel.: +48 502 184 087

Obserwuj nas