Dzięki uwzględnieniu wszystkich danych dostępnych w systemach informatycznych przedsiębiorstwa otrzymany obraz jest kompletny, wielowymiarowy i obiektywny.
Zazwyczaj wiedzę na temat kształtu i przebiegu procesów biznesowych czerpiemy z rozmów z osobami, które go realizują, procedur regulujących sposoby postępowania w poszczególnych przypadkach, przeglądu dokumentów przetwarzanych w ramach tego procesu i obserwacji wykonywanych czynności. Jest to sposób żmudny, długotrwały i obarczony ryzykiem błędu. Wizualizacja procesu na podstawie danych pozwala szybko uzyskać pełny i rzetelny obraz.
Dzięki wizualizacji możliwe jest błyskawiczne dostrzeżenie wszelkich odstępstw od standardowego, spodziewanego przebiegu procesu. Mogą to być np. dodatkowe, nie ujawnione wcześniej, kroki w procesie, „obejścia” wymaganych akceptacji i zatwierdzeń, pętle wskazujące że dla części operacji wielokrotnie wykonywana jest ta sama czynność, znaczniki pokazujące że część operacji zaczyna się „w środku” procesu z pominięciem wcześniejszych etapów, itp. Dodatkowo, informacje uwzględnione na wykresie pozwalają od razu ocenić jaka jest skala tych zjawisk.
Wizualizacja umożliwia prowadzenie analiz w ujęciu dynamicznym, tj. zobrazowanie (w formie interaktywnej animacji) przebiegu procesu z uwzględnieniem czasu trwania poszczególnych operacji. Umożliwia to szybkie zidentyfikowanie tzw. „wąskich gardeł”, tj. etapów, na których w procesie tworzy się „korek”.
Możliwe jest również zidentyfikowanie konkretnych punktów w czasie, kiedy obłożenie pracą jest największe. Pozwala to dokonać reorganizacji, której celem będzie bardziej równomierne rozłożenie wykonywanych czynności i np. zredukowanie lub uniknięcie pracy w godzinach nadliczbowych.
Wydaje się to bardzo ładne – powiedziała, skończywszy – tylko że dość trudne do zrozumienia! Jakby nasuwało mi to jakieś myśli... tylko nie wiem dokładnie, jakie!
Sercem każdej działalności są ludzie
Żeby w pełni wykorzystać ich potencjał konieczne jest zapewnienie im odpowiednich warunków, dobra organizacji pracy oraz umiejętne zarządzanie. Podejmowanie decyzji w tym obszarze jest szczególnie trudne, dlatego powinny to być decyzje oparte na kompletnych, rzetelnych i aktualnych informacjach. Wizualizacja danych jest doskonałym narzędziem, żeby ich dostarczyć. Umożliwia ona pokazanie – na podstawie danych z systemów firmy – wzajemnych powiązań i zależności pomiędzy poszczególnymi osobami zaangażowanymi w dany proces.
Analiza danych oraz możliwości jakie daje wizualizacja mogą szybko przynieść przedsiębiorstwu znaczące korzyści i pomóc uzyskać przewagę konkurencyjną. Należy jednak pamiętać, że kluczowa jest umiejętność prawidłowej interpretacji uzyskanych wyników. Bez tego: „Wydaje się to bardzo ładne – powiedziała, skończywszy – tylko że dość trudne do zrozumienia! Jakby nasuwało mi to jakieś myśli... tylko nie wiem dokładnie, jakie!”.