eRejestr

Ewidencja korekt na środkach trwałych, związanych z różnicami między polskimi zasadami a Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (lub innymi), wyceną do wartości godziwej lub różnic z konsolidacji często odbywa się poza systemem księgowym. Obecne moduły pełniące funkcję rejestrów środków trwałych nie potrafią zaadresować wielu istotnych kwestii księgowych takich jak: utrata wartości, podział na komponenty, podatek odroczony na środkach trwałych. Dostęp do narzędzia jest niejednokrotnie ograniczony do jednego zakładu lub lokalizacji. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa konieczne staje się wdrożenie odpowiednich procedur oraz narzędzi zapewniających stałą kontrolę nad procesem zarządzania środkami trwałymi.

PwC świadczy szereg usług, wspierając naszych klientów w procesie zarządzania środkami trwałymi, w tym poprzez dostarczanie narzędzi (dedykowane systemy oraz bazy danych) wspomagających ten proces. Jednym z narzędzi oferowanych przez PwC jest narzędzie eRejestr, opracowane na bazie najnowszych technologii programowania w Visual C# i serwerach SQL.

Wyzwania

• Rozwój spółki

Zwiększenie liczby środków trwałych, korzystanie z usług leasingowych na dużą skalę, zwiększenie skali działalności, częstsza sprzedaż środków trwałych – takie czynniki mogą znacząco wpłynąć na wymogi i potrzeby związane z zarządzaniem środkami trwałymi.

• Wprowadzenie nowych standardów raportowania

Zmieniające się warunki prowadzenia biznesu oraz związane z tym wymogi raportowania wg różnych standardów mogą wymagać od jednostki zmiany podejścia dotyczącego zasad i metod prowadzenia rejestru środków trwałych. Niejednokrotnie koniecznością staje się prowadzenie kilku równoległych rejestrów środków trwałych według różnych standardów i dla różnych potrzeb.

Najczęściej spotykane problemy

Nasze wieloletnie doświadczenie w dostarczaniu usług związanych z zarządzaniem środkami trwałymi pozwala nam zdefiniować najczęstsze problemy, z którymi borykają się szybko rozwijające się przedsiębiorstwa:

• Duża liczba często dublujących się lub niespójnych źródeł danych wykorzystywanych w procesie zarządzania środkami trwałymi;
• Duża liczba środków trwałych uniemożliwiająca zarządzanie nimi w arkuszu kalkulacyjnym;
• Brak wsparcia dla MSSF oraz podziału środków trwałych na komponenty
• Brak możliwości prowadzenia kilku rejestrów środków trwałych równolegle, utrudnione porównywanie charakterystyk środków między rejestrami;
• Manualne wprowadzanie danych o każdym środku trwałym oraz zdarzeniu i związana z tym pracochłonna aktualizacja po każdej zmianie;
• Utrudniona weryfikacja i nadzór nad procesem zarządzania środkami trwałymi

Nasz produkt

Dla naszych klientów tworzymy dedykowane narzędzie, które ma wspomóc zarządzanie środkami trwałymi oraz zapewnić lepszą kontrolę nad tym procesem. Narzędzie składa się z następujących modułów:

• Moduł importujący – moduł pozwalający na wprowadzanie do bazy danych informacji o środkach trwałych, ich komponentach oraz zdarzeniach. System będzie umożliwiał automatyczne importowanie danych zgromadzonych w arkuszach .xls oraz manualne wprowadzanie i edycję danych;
• Baza danych – baza danych zawierająca informacje na temat środków trwałych, komponentów oraz zdarzeń. Baza danych zaprojektowana będzie w technologii Microsoft SQL Server zapewniającej bezpieczeństwo i integralność danych oraz umożliwiającej jednoczesny dostęp wielu użytkowników różnych poziomach dostępu, z różnych lokalizacji;
• Moduł raportujący – moduł pozwalający na generowanie licznych raportów prezentujących dane przechowywane w bazie danych z różnych perspektyw oraz w różnym stopniu agregacji. System oferuje liczne raporty predefiniowane – wbudowane w aplikację oraz raporty elastyczne, zawierające dowolnie wybrane dane, grupowanie, stopień agregacji oraz ograniczenia.
• Aplikacja użytkownika – stanowiąca silnik narzędzia, zawiera logikę systemu oraz graficzny interfejs użytkownika. Graficzny interfejs użytkownika umożliwia łatwy i intuicyjny dostęp do bazy danych oraz modułów importującego i raportującego.

Wszystkie wymienione powyżej moduły są zintegrowane i połączone ze sobą, tak, aby transfer danych między poszczególnymi plikami odbywał się automatycznie, z zapewnieniem należytych zasad bezpieczeństwa. Automatyczna walidacja danych zapewnia poprawność wprowadzanych komponentów oraz zdarzeń, a także generuje ostrzeżenia w przypadku próby wprowadzenia błędnych danych o środku, komponencie lub zdarzeniu.

PwC nie tylko dostarcza i wdraża narzędzie eRejestr, ale również pomaga w strukturyzacji podejścia do prowadzenia rejestru środków trwałych. Prowadzenie rejestru środków trwałych jest związane z wykonywaniem szeregu czynności, które są wbudowane w architekturę narzędzia. Instrukcja do aplikacji prowadzi użytkownika przez każdą z czynności wykonywanych w ramach prowadzenia rejestru środków trwałych, przy wykorzystaniu narzędzia eRejestr.