Dlaczego arkusz kalkulacyjny to już za mało, gdy myślimy o sprawnej konsolidacji sprawozdań finansowych?

Nieduże grupy kapitałowe najczęściej decydują się na przygotowywanie swoich skonsolidowanych sprawozdań w arkuszach kalkulacyjnych

Muszą jednak mierzyć się z wieloma utrudnieniami podczas przetwarzania danych pochodzących z systemów finansowo-księgowych. Są to najczęściej grupy o niskich wymaganiach raportowych, posiadające w swoim portfelu mniej niż 10 spółek, które nie są notowane na giełdzie i nie muszą raportować co kwartał. 

 

Pierwszy problem pojawia się już na samym początku procesu:  import danych do arkusza i sprowadzenie ich do odpowiedniego formatu, który będzie właściwie odczytany przez program i umożliwi dalszą obróbkę danych numerycznych. Często zdarza się, że system finansowy pozwala na eksport danych, ale są one w formacie uniemożliwiającym dalszą pracę w arkuszu, np. używają innych znaków do oddzielenia części dziesiętnych - kropek zamiast przecinków.    

Wątpliwość może budzić również jakość danych - czy udało się zaimportować wszystkie dane, czy są one kompletne? W jaki sposób i przez kogo są zmieniane w samym arkuszu - czy celowo, czy przypadkowo? Czy zmiany w arkuszu, np. dodanie/usunięcie wiersza/kolumny nie spowodują zmian w sposobie wyliczania ostatecznie raportowanych wartości? W praktyce nie istnieje jeden sposób na zapewnienie wiarygodności tego typu operacji. Poza tym często konieczne jest, aby więcej niż jedna osoba w tym samym czasie mogła pracować z danymi w arkuszu - co nie jest możliwe w momencie, gdy konieczne jest np. stworzenie nowego makra. Udostępnienie pliku do współdzielenia i jednoczesnej pracy ogranicza też możliwości monitorowania i kontroli dokonywanych zmian czy uzupełnień w danych.

 

Wymiana informacji do uwzględnienia podczas konsolidacji przez spółki należące do grupy często stanowi kolejne wyzwanie - np. w przypadku braku spójności pomiędzy wersjami oprogramowania używanymi przez różne spółki, występuje ryzyko braku możliwości odczytania danych będących wynikiem zastosowania bardziej zaawansowanych obliczeń przy użyciu formuł i makr.

Nawet, gdy uda się osiągnąć spójność używanego oprogramowania, wypracować formatki, ustalić zasady wymiany danych - zawsze zostaje jeszcze kwestia tzw. “czynnika ludzkiego” - tzn. możliwość dokonania zmian przez spółkę zależną nawet w najlepiej zabezpieczonym pliku przygotowanym przez spółkę matkę. Do tego dochodzi ryzyko rynkowe związane ze zmianami w standardach rachunkowości. Może okazać się, że przygotowane wcześniej formularze należy dostosować do aktualnych wymogów. Natomiast każda zmiana formularza wymaga czasu i zaangażowania osób, które dobrze znają zależności pomiędzy kolejnymi arkuszami i będą w stanie właściwie je zmienić, przetestować i upewnić się, że po zmianie wszystkie formularze spełniają wymogi i działają prawidłowo.

 

Ilość danych, jakie można przetwarzać w samym arkuszu kalkulacyjnym to następne ograniczenie. Nakładanie kolejnych formatów, funkcji i mapowań powoduje ograniczenie możliwości przeliczeniowych programu i wydłużenie pracy z jego użyciem. Próby zmniejszenia ilości używanych formatów i funkcji mogą skończyć się utraceniem ważnych informacji dotyczących pochodzenia wyliczonych wartości poszczególnych pozycji sprawozdawczych.  

Po pewnym czasie może okazać się, że niezbędne jest rozwiązanie wykorzystujące bazę danych. W takim systemie łatwiej jest:

  • kontrolować jednostki zależne, aby dostarczyły dane na czas
  • zarządzać danymi:
    • monitorować postęp zbierania danych jednocześnie od wszystkich jednostek, najczęściej poprzez podgląd na prostym dashboardzie,
    • zabezpieczyć dane przed niepożądanymi zmianami, ewentualnie mieć możliwość sprawdzenia historii zmian (kto, kiedy i co wprowadził, zapisał)
  • dostosowywać formularze i wzory ujawnień
  • prowadzić uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych

 

Przygotowanie danych do rocznych raportów finansowych jest procesem czasochłonnym, wymagającym dużej uwagi, wiedzy i odpowiedzialności

W czasach, gdy od funkcji finansowych coraz częściej wymaga się dostarczania wartościowych i aktualnych informacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji, warto, aby nawet małe grupy kapitałowe wsparły swoje działy finansowe zaawansowanymi narzędziami, które podnoszą efektywność ich pracy i zapewniają poprawność danych. 

 

 

Skontaktuj się z nami

Katarzyna Podgórna

Katarzyna Podgórna

Partnerka zarządzająca, People Partner, PwC Polska

Tel.: +48 519 504 681

Obserwuj nas