Koronawirus - co muszą wiedzieć pracodawcy?

Formy pracy

Powierzenie pracownikowi innej pracy

W przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy może on powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, o ile odpowiada ona kwalifikacjom pracownika - takie powierzenie nie wymaga złożenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego; podobnie powierzenie innej pracy jest możliwe w trakcie przestoju przez cały okres jego trwania.

Praca zdalna / home office 

Na podstawie tak zwanej ustawy koronawirusowej (art. 3) pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). 

Nie jest w tym wypadku konieczne uzasadnianie tej decyzji dodatkowymi okolicznościami, np. faktem powrotu danego pracownika z rejonu występowania koronawirusa. Jest to ogólne uprawnienie pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników. Jednocześnie, ustawa nie przyznaje uprawnienia pracownikom do jednostronnego podjęcia decyzji o pracy z domu, decyzja w tym zakresie leży po stronie pracodawcy.

Zastosowanie ma tutaj stosowanie ogólnych zasad wskazanych w Kodeksie pracy, jak również zasad obowiązujących u pracodawcy dla telepracy. W takiej sytuacji, pracodawca może wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny z tytułu używania - przy wykonywaniu pracy stanowiących własność pracownika - narzędzi, materiałów czy sprzętu. Należy rozważyć, jakie konsekwencje podatkowe niesie ze sobą wypłata ekwiwalentu.

Praca zmianowa 

Zastosowanie pracy zmianowej może pozwolić pracodawcy na ograniczenie liczby pracowników pozostających na terenie zakładu pracy w tym samym czasie.

Czas pracy

Indywidualny rozkład czasu pracy pracownika 

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. 

Obniżenie wymiaru czasu pracy

W przypadku wystąpienia przestoju ekonomicznego, pracodawca ma możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy obowiązującego pracowników. W sytuacji zaś, gdy przestój ekonomiczny nie występuje, pracodawca co do zasady może obniżyć wymiar czasu pracy wyłącznie za zgodą pracowników, których on dotyczy. Jednakże w przypadkach innych niż przestój ekonomiczny, w uzasadnionych okolicznościach, możliwe jest to również z jednostronnej inicjatywy pracodawcy, (przy czym działania takie wymagają odpowiedniego planowania, tak aby uniknąć potencjalnych ryzyk prawnych z nimi tym związanych).

Zasiłki

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy

Zgodnie z ustawą koronawirusową, w przypadku zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko, z powodu COVID-19, ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do ukończenia 8 lat przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy za okres nie dłuższy niż 14 dni.

Pracownik zwolniony od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki może więc złożyć wniosek o wypłatę zasiłku w wysokości 80% podstawy wymiaru zasiłku, o ile w tym czasie nie jest uprawniony do standardowego wynagrodzenia za ten sam okres.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy nie wlicza się do okresu, o którym mowa w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa („ustawa zasiłkowa”). Za okres pobierania dodatkowego zasiłku opiekuńczego, zasiłek opiekuńczy na podstawie ustawy zasiłkowej nie przysługuje.

Rozliczenia i podatki pracownicze

W ramach tarczy antykryzysowej przyjętej przez senat 25 marca 2020, rząd przedstawił również rozwiązania przedłużające, odraczające lub zawieszające pobór danin publicznych, co ma pozwolić na zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstw. 

Przedłużenie okresu rozliczeniowego 

Jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników; zależnie od wielkości pracodawcy przedłużenie okresu rozliczeniowego konieczne może być jego uzgodnienie z odpowiednią reprezentacją pracowników i notyfikowanie okręgowego inspektora pracy;

Wydłużenie terminu na przekazanie przez płatników zaliczek PIT

Wydłużenie terminu przekazania zaliczek od przychodów z pracy oraz z umowy zlecenia i umowy o dzieło pobranych w marcu i kwietniu. Zatem zapłata zaliczki na PIT, zamiast odpowiednio do 20 kwietnia i 20 maja, może być dokonana do dnia 1 czerwca 2020 r. Warunkiem skorzystania z odroczonego terminu płatności jest wykazanie, że płatnicy ponieśli negatywne konsekwencje ekonomiczne z powodu COVID-19. W projekcie nie sprecyzowano, w jaki sposób płatnik powinien wykazać pogorszenie sytuacji finansowej.

Celem regulacji jest pomoc w zapewnieniu płynności finansowej firm zatrudniających pracowników i zapewnienie ochrony miejsc pracy. Dzięki wydłużeniu terminu wpłaty zaliczek na PIT pracodawcy zmuszeni do zawieszenia działalności na czas kwarantanny i z tego powodu mający trudności z wywiązaniem się z obowiązków płatnika zaliczek, unikają także powstania odsetek za zwłokę od nieterminowych płatności podatku.

Wydłużenie terminu zapłaty zaliczek PIT nie dotyczy osób uzyskujących w Polsce dochody ze stosunku pracy z zagranicy. Takie osoby samodzielnie mają obowiązek uiszczania comiesięcznych zaliczek na PIT bez pośrednictwa płatników. Specustawa nie odnosi się do pracowników wykonujących w Polsce pracę na podstawie zagranicznej umowy o pracę, a więc obowiązują ich dotychczasowe terminy.

Wsparcie finansowe dla pracodawców

• Dofinansowanie części kosztów wynagrodzeń pracowników zatrudnionych u danego przedsiębiorcy oraz należnych od nich składek na ubezpieczenia społeczne (w części finansowanej przez pracodawcę).
  Wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika, mimo zmiany faktycznego źródła finansowania, będzie nadal przychodem z pracy, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz składkom na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika powinny zatem zostać pobrane i wpłacone na rachunek ZUS.
  
  Przedsiębiorca będzie mógł wystąpić o dofinansowanie wynagrodzeń wszystkich pracowników, jak też tylko części z nich, objętych przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy, w następstwie wystąpienia COVID-19.
• Dofinansowanie ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
  
  Dla przedsiębiorców, których obroty spadną o 15% albo 25% względem wskazanych w projekcie okresów referencyjnych. Będą mogli uzyskać dofinansowanie przez 3 miesiące, do połowy wynagrodzeń pracowników, jednak nie więcej niż do wysokości 40% przeciętnego wynagrodzenia ogłaszanego przez GUS.
  
  Dofinansowanie dotyczy również pracodawców zatrudniających pracowników niepełnosprawnych, którzy będą mogli ubiegać się o rekompensatę wynagrodzenia wypłaconego ze środków pracodawcy pracownikom niepełnosprawnym. Wysokość rekompensaty zostanie ustalona proporcjonalnie do występującej w danym miesiącu liczby dni zawieszenia działalności pracodawcy lub zmniejszenia przychodu z tej działalności. Wniosek o rekompensatę należy złożyć do właściwego miejscowo oddziału PFRON.

Możliwość odroczenia składek na ZUS dla przedsiębiorców

Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wniosek przedsiębiorcy, który ma trudności w opłaceniu należnych składek, może dokonać odroczenia terminu płatności składek na okres 3 miesięcy.  

W tym celu przedsiębiorca wypełnia i składa dostępny na stronie ZUS specjalny, uproszczony wniosek o odroczenie terminu płatności składek/zawieszenie spłaty zadłużenia względem ZUS. We wniosku trzeba wskazać, w jaki sposób epidemia koronawirusa wpłynęła na sytuację finansową firmy i brak możliwości opłacenia w terminie należności.

W przypadku zawarcia umowy z ZUS nie nalicza się odsetek za zwłokę począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku o udzielenie ulgi w spłacie zadłużenia. Projekt specustawy wprowadza dodatkowo zwolnienie z opłacania opłaty prolongacyjnej, która była naliczana w miejsce odsetek za zwłokę.

Samozatrudnieni i mikroprzedsiębiorcy będą mogli zostać całkowicie zwolnieni z płacenia składek na ZUS przez 3 miesiące, jeśli ich przychody spadły o więcej niż 50% w stosunku do lutego 2020 roku.

Świadczenie postojowe

Osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia) w razie przestoju trwającego co najmniej 30 dni mogą wnioskować o jednorazowe świadczenie postojowe w wysokości do 80% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W szczególnych okolicznościach możliwe będzie złożenie wniosku po raz drugi.

Osobie wykonującej pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej świadczenie postojowe będzie przysługiwać, jeżeli umowa ta została zawarta nie później niż w dniu 1 lutego 2020 r., a wynagrodzenie z tytułu wykonywania umowy cywilnoprawnej wynosi nie mniej niż 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w 2020 r.

Świadczenie wypłacane przez ZUS będzie zwolnione z PIT. 

Wsparcie finansowe dla twórców i artystów

Wsparcie skierowane do twórców i artystów, których działalność nie może być kontynuowana w obecnej formie ze względu na ograniczenia, zakazy i nakazy ustanowione w związku z zagrożeniem epidemicznym.

Osoby uzyskujące przychody z działalności twórczej, w tym pracownicy wykonujący w ramach swoich obowiązków zawodowych pracę o charakterze twórczym i korzystający z podwyższonych, tj. 50% kosztów uzyskania przychodu, już dziś mają możliwość zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki w pełnej wysokości, a więc nawet w kwocie przewyższającej 50% limit,  jeżeli odpowiednio udowodnią ich poniesienie. A zatem ci twórcy, którzy ponieśli nakłady na realizację przedsięwzięć, które finalnie nie doszły do skutku z uwagi na epidemię, powinni móc odliczyć te wydatki pod warunkiem wykazania, że ich celem było uzyskanie przychodu.

Przedłużenie wiz pobytowych i zezwoleń na pobyt cudzoziemców

Przedłużeniu ulegnie także termin składania wniosków o udzielenie zezwoleń pobytowych dla pracowników (w tym na pobyt czasowy, stały czy rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej) oraz okres ważności wizy, jeżeli ostatni dzień ważności zezwolenia lub wizy wypadałby w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii (przedłużenie do 30 dni od dnia odwołania tego stanu).

Odroczenie obowiązku zawarcia umów dotyczących Pracowniczych Planów Kapitałowych dla średnich przedsiębiorców

Średnie będą miały więcej czasu na zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych. Na obecnych zasadach termin na zawarcie umów upływa odpowiednio pod koniec kwietnia i na początku maja bieżącego roku. Proponowana zmiana zakłada wydłużenie tego terminu aż o 9 miesięcy, dzięki czemu firmy, w okresie problemów gospodarczych wywołanych epidemią, nie będą musiały ponosić kosztów związanych z implementacją PPK.

Podróże służbowe & mobilność pracownicza

Odmowa wyjazdu służbowego przez pracownika do miejsca zagrożonego epidemią

Polecenie wyjazdu służbowego jest poleceniem służbowym, którego wykonania co do zasady pracownik nie może odmówić.

Odmowa wykonania polecenia służbowego jest możliwa wyłącznie w szczególnych wypadkach. Zgodnie z art. 210 § 1 Kodeksu pracy, w przypadku, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa oraz higieny pracy i stwarzają bezpośrednio zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego. Tym samym, pracownik, powołując się np. na zalecenia lub komunikaty właściwych organów państwowych, takich jak Państwowa Inspekcja Sanitarna lub Ministerstwo Spraw Zagranicznych, może odmówić udania się w podróż służbową do miejsca zagrożonego występowaniem koronawirusa.

Podróże prywatne pracowników

Przepisy polskiego prawa pracy nie uprawniają pracodawcy do weryfikowania sposobu, czy miejsca spędzania urlopu wypoczynkowego. Tym samym, nawet jeżeli pracodawca posiada informacje o podróży pracownika w miejsca zagrożone występowaniem koronawirusa, nie jest on uprawniony, aby zabronić pracownikowi wyjazdu lub narzucić mu inny kierunek. Nie jest również dopuszczalne zobowiązanie pracownika do udzielenia informacji o miejscu jego pobytu podczas urlopu – nie jest jednak wykluczone uzyskiwanie takich danych od pracowników dobrowolnie

Mobilność pracownicza: możliwe scenariusze implikacji podatkowych

• Obowiązek opodatkowania przychodów lub obowiązek zagranicznej rejestracji dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych
  W przypadku, gdy pobyt pracownika przebywającego na terytorium innego państwa może się przedłużyć, w tym przekroczyć okres 183 dniowego pobytu na terytorium innego państwa. W większości przypadków oznacza to obowiązek opodatkowania przychodów tam uzyskanych zgodnie z prawem lokalnym. 
• Obowiązek opodatkowania PIT w Polsce przychodu pracownika, powstanie tzw. ”zakładu podatkowego” zagranicznej spółki w Polsce
  Jeśli ze względu na obowiązkową kwarantannę, planowany wyjazd pracownika na zagraniczny kontrakt może przesunąć się w czasie.
  Gdy osoba zatrudniona na zagranicznym kontrakcie ze względów profilaktycznych może zdecyduje się wrócić do Polski. W tej sytuacji dochodzi do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy zagranicznego z terytorium Polski.
  W momencie, kiedy pracownicy nie przebywający w podróży służbowej uzyskają dodatkowy przychód np. z tytułu zapewnienia przez pracodawcę zakwaterowania, transportu, czy innych świadczeń w miejscu (przymusowego) pobytu.

Badania lekarskie

Przymusowe skierowanie pracownika na badania lekarskie

Przepisy nie przewidują sytuacji kierowania pracownika na badania lekarskie w związku ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby wirusowe. Wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik jest niezdolny do pracy powyżej 30 dni, pracodawca ma obowiązek skierowania pracownika na badania kontrolne.

Niemniej, w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z 18 grudnia 2002 r., sygn. I PK 44/02) wskazano, że orzeczenie o zdolności pracownika do pracy, choć zachowuje aktualność w okresie w nim wymienionym, staje się nieaktualne, jeśli w tym okresie wystąpią zdarzenia mogące wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika. Tym samym dopuszczono możliwość wcześniejszego kierowania pracownika na badania profilaktyczne.

W przypadku pracownika, w stosunku do którego istnieje podejrzenie zakażenia wirusem (np. po powrocie z kraju, w którym potwierdzono przypadki jego występowania), pracodawca ma możliwość skierowania go na badania profilaktyczne, celem potwierdzenia lub wykluczenia zakażenia. Możliwość wykonania tych badań odbywa się na zasadach podobnych do medycyny pracy, a więc na koszt pracodawcy.

Pracodawcom zaleca się jednak ostrożne podejście do wskazanej kwestii. Takie polecenie pracodawcy będzie uzasadnione wyłącznie w sytuacji, gdy zachowanie i stan zdrowia pracownika rzeczywiście wskazuje, iż uniemożliwia mu to wykonywanie pracy lub stwarza określone zagrożenie dla samego pracownika albo dla współpracujących z nim osób.

W sytuacji, gdy jest to tylko subiektywna obserwacja pracodawcy, nie pokrywająca się ze stanem faktycznym, kierowanie pracownika na badania profilaktyczne może zostać uznane za nadużycie po stronie pracodawcy.

Ochrona danych osobowych

Podejmowanie przez pracodawców działań związanych z przeciwdziałaniem rozpowszechniania się koronawirusa może prowadzić do zbierania i dalszego przetwarzania dodatkowych danych osobowych pracowników. W tym kontekście wątpliwości może budzić np. gromadzenie informacji o ostatnich podróżach (w tym wyjazdach prywatnych), wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań polegających na badaniu temperatury ciała pracowników lub zobowiązywanie ich do bieżącego informowania pracodawcy o stanie zdrowia.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie zajął jak dotąd żadnego stanowiska, które wskazywałoby na dopuszczalność bądź niedopuszczalność zbierania przez pracodawców dodatkowych informacji związanych z celami zapobiegania rozpowszechniania się koronawirusa. Warto jednak zasygnalizować, że zgodnie ze stanowiskiem włoskiego i francuskiego organu nadzorczego, systematyczne monitorowanie stanu zdrowia pracowników zostało uznane za działanie przekraczające uprawnienia pracodawcy w kontekście przepisów Rozporządzenia (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).

Polscy pracodawcy, którzy decydują się na podejmowanie działań związanych z monitorowaniem stanu zdrowia pracowników powinni uwzględnić konieczność zagwarantowania odpowiednich podstaw prawnych do zbierania danych osobowych (w tym – w niektórych przypadkach – danych o stanie zdrowia). Wydaje się, że przesłankami legalizującymi przetwarzanie dodatkowych informacji o pracownikach mogą być przepisy art. 207 Kodeksu pracy nakładające na pracodawcę obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zgodnie z treścią art. 207 § 2 Kodeksu pracy „Pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki”. Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę również obowiązek reagowania na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowania środków podejmowanych w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania prac). Podejmowanie dodatkowych działań pracodawców w związku ze zwalczaniem koronawirusa może więc opierać się na podstawach związanych z niezbędnością do realizacji obowiązków prawnych nałożonych na administratora (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO).

Wszelkie działania związane monitorowaniem stanu zdrowia powinny być zgodne z ogólnymi zasadami przetwarzania danych określonymi w art. 5 ust. 1 RODO. Pracodawca powinien więc zapewnić, m.in. odpowiedni poziom przejrzystości oraz adekwatności procesów związanych ze zbieraniem dodatkowych informacji na temat pracowników. Wdrażając odpowiednie mechanizmy walki z koronawirusem należy również przestrzegać zasady minimalizacji.

Rekomendowane jest również bieżące śledzenie komunikatów wydawanych w tej sprawie przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kodeks pracy

Niezależnie od możliwości wskazanych w tym artykule przepisy Kodeksu pracy przewidują rozwiązania, które były stosunkowo rzadko używane, a mogą być potencjalnie instrumentem szybkiego wdrożenia daleko idących zmian warunków pracy. Jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, w uzgodnieniu z odpowiednią reprezentacją pracowników, możliwe jest:

• zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania w całości lub w części wewnętrznych przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, np. układów zbiorowych pracy, regulaminów pracy, wynagradzania, czy premiowania;
• zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu (w odniesieniu do pracodawcy nieobjętego układem zbiorowym pracy lub zatrudniającego mniej niż 20 pracowników). 

Wydłużenie ważności decyzji administracyjnych oraz uelastycznienie przepisów w zakresie prawa pracy

W związku z wprowadzeniem ograniczenia w funkcjonowaniu organów państwowych część administracji publicznej nie może na bieżąco realizować swoich ustawowych zadań. Zgodnie z zaproponowanym projektem ustawy, rozwiązaniem tej sytuacji jest przedłużenie ważności szeregu decyzji administracyjnych, m. in. wydłużenie ważności okresowych badań lekarskich pracowników oraz ważność orzeczeń o stopniu niepełnosprawności (warunkujących wypłatę świadczeń).

Dodatkowo w projekcie przewidziano uelastycznienie wspomnianych przepisów Kodeksu pracy. Pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym, pracodawca będzie mógł wypłacić wynagrodzenie obniżone, jednak nie więcej niż o 50% i nie niższe niż w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wydawanie pracodawcom poleceń przez organy państwowe

Na podstawie ustawy koronawirusowej organy administracyjne uzyskały uprawnienie do wydawania poleceń, decyzji, zaleceń oraz wytycznych w zakresie przeciwdziałania COVID-19:

• Wojewoda – w stosunku do organów administracji rządowej i państwowych osób prawnych oraz organów samorządu terytorialnego, samorządowych osób prawnych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;
• Prezes Rady Ministrów na wniosek wojewody – w stosunku do innych podmiotów niż wyżej wymienione, w tym przedsiębiorców;
• Główny Inspektor Sanitarny lub działający z jego upoważnienia państwowy wojewódzki inspektor sanitarny – w stosunku do wszystkich pracodawców.

Polecenia oraz decyzje podlegają natychmiastowemu wykonaniu. Z uwagi na dynamiczny rozwój sytuacji oraz brak praktyki w tym zakresie obecnie utrudnione jest wskazanie, w jaki sposób powyższe uprawnienia będą wykorzystywane oraz jakich sytuacji będą one dotyczyły.