Digitalizacja dokumentacji pracowniczej oraz nowe obowiązki od stycznia 2019

10/12/18

Z początkiem 2019 roku pracodawcy muszą zmierzyć się z licznymi zmianami w zakresie sposobu prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Nowe przepisy wprowadzają zmiany w obowiązkach pracodawców, ale mogą być także źródłem korzyści dla firm. 

 

 

 

Zakres zmian

Wśród zmian związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej znalazły się:

  • skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej;
  • możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej;
  • zasady prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych

View more

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji

Przywilej przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej przez 10 lat obowiązuje w stosunku do wszystkich zatrudnionych od 1 stycznia 2019. Okres ten będziemy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem. Pracodawca jest zobowiązany do przekazywania do ZUS rozszerzonego imiennego raportu miesięcznego, tzw. ZUS RPA, w którym znajdą się dane niezbędne do ustalenia wysokości emerytury i renty.

A co z zatrudnionymi przed wejściem w życie przepisów?

Sytuacja przedstawia się następująco:

  • osoby zatrudnione przed 01.01.1999 – okres przechowywania akt pozostaje bez zmian (50 lat)
  • osoby zatrudnione w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018 – okres przechowywania akt można skrócić do 10 lat pod warunkiem złożenia do ZUS dwóch nowych dokumentów, tj. oświadczenia ZUS OSW – jednorazowo, raportu informacyjnego ZUS RIA – za lata zamknięte.

Okres przechowywania dokumentacji liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony.

 

View more

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej – jak wprowadzić zmiany

Podstawowe obowiązki, jakie muszą zostać spełnione gdy pracodawca zdecyduje się na zmianę formy jej prowadzenia, przejście z wersji papierowej na elektroniczną polegają na:

  • spełnieniu obowiązku informacyjnego wobec pracowników i byłych pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji i możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania informacji,
  • sporządzeniu odwzorowania cyfrowego oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, aby potwierdzić zgodność odwzorowania

 

View more

Dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 – zmiany

Konsekwencją dwóch pierwszych zmian jest zastąpienie dotychczasowego rozporządzenie z dnia 28.05.1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zakres najważniejszych zmian:

1. Przeformułowanie dotychczasowych zasad prowadzenia dokumentacji, polegających na:

  • wprowadzeniu 4 części akt osobowych A, B, C, D
  • zmianie zakresu dokumentów w poszczególnych częściach akt osobowych
  • rozszerzeniu katalogu dokumentów, które przechowujemy w dokumentacji pracowniczej, odrębnie od akt osobowych

2. Określenie trybu informacyjnego w stosunku do pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia dokumentacji oraz wydawania dokumentacji.

3. Określenie zasad postępowania z dokumentacją w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

4. Określenie wymagań dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji elektronicznej.

5. Określenie zasad przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych dotyczą osób zatrudnionych od 01.01.2019. W odniesieniu do osób pozostających w zatrudnieniu w dniu wejścia w życie przepisów, nowe zasady stosujemy do dokumentacji gromadzonej w aktach od 01.01.2019. Zmian nie wymaga również dokumentacja pracowników, których zatrudnienie ustało przed dniem wejścia w życie przepisów.

Podstawy prawne :

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r., poz. 357, Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r w sprawie dokumentacji pracowniczej.

 

View more

Skontaktuj się z nami

Mariusz Ignatowicz

Partner

Tel.: +48 22 746 4795

Katarzyna Kwiatkowska

Dyrektor

Tel.: +48 502 18 4453

Obserwuj nas