Przygotowanie firmy do działalności po kryzysie - porady dla pracodawców

Prowadzenie działalności biznesowej w warunkach zagrożenia COVID-19 stawia przed firmami liczne wyzwania związane z dostosowaniem się do restrykcyjnych wymogów i zaleceń sanitarnych.

Zaplanowanie działań na wszystkich poziomach funkcjonowania przedsiębiorstwa zapewni bezpieczeństwo i komfort pracy, minimalizując ryzyko zakażenia koronawirusem wśród pracowników, dostawców i klientów.

Biorąc pod uwagę, że z dużym prawdopodobieństwem kryzys epidemiologiczny wymusi chociażby inną organizację pracy (jak np. spodziewany rotacyjny tryb pracy w biurze z zachowaniem dystansu społecznego), warto by już teraz firmy planowały i podejmowały kroki, które pozwolą odnaleźć się w tym świecie jak najlepiej. Od czego zacząć?

W pierwszej kolejności firmy powinny uzupełnić swoje polityki i procedury dotyczące działań na styku klientów, pracowników i dostawców o dodatkowe zapisy wzmacniające bezpieczeństwo i higienę pracy. Należy zastanowić się nad każdym obszarem codziennego życia w miejscu pracy i uzupełnić go o postępowania minimalizujące możliwość rozprzestrzeniania się wirusa. W szczególności uważać trzeba na te prozaiczne aspekty, na które nie zwracamy uwagi na co dzień, jak np. korzystanie ze wspólnej kuchni, sprzętów biurowych czy bezpieczne przekazywanie obowiązków między zmianami.

Drugim krokiem będzie odpowiednie zakomunikowanie pracownikom zmian. Transparentna, regularna i spójna komunikacja powinna działać w obie strony. Ze strony pracodawcy powinna spinać i wspierać wdrożenie nowych procedur oraz przeprowadzić pracowników w przysposobieniu się do nowej rzeczywistości. Pracownicy także powinni mieć przestrzeń na wyrażanie potrzeb i trudności, z jakimi się mierzą. 

Wdrożenie nowych praktyk i wymagań wobec pracowników, dostawców i klientów musi być zgodne z obowiązującym prawem. Nie może naruszać swobód obywatelskich, prawa pracy, prawa do zachowania prywatności i szeregu innych przepisów.

Warto uwzględnić reakcję pracowników na nowe wytyczne i procedury. Musimy pamiętać, że każda firma będzie działać jako zamknięty ekosystem. W tej samej organizacji będziemy mieć ludzi, którzy dzisiaj ignorują dystansowanie się i przyjmują gotowość na zakażenie się koronawirusem oraz ludzi, którzy panicznie boją się wyjść z domu. Te osoby trzeba będzie przekonać do przestrzegania wypracowanych procedur. Wyłamanie się jednego ogniwa z tego ekosystemu będzie niebezpieczne. 

A to dopiero wierzchołek góry lodowej. Zmiany powinny dotyczyć praktycznie wszystkich aspektów działania firmy, w tym przede wszystkim takich jak: obsługa klientów, organizacja produkcji, obsługa dostaw, aranżacja biura, organizacja spotkań, wyjazdy służbowe.

W ramach przygotowań w PwC do powrotu do biur przygotowaliśmy listę 417 pytań i odpowiedzi, które: 

• pozwalają na określenie potrzeb dostosowania do wymagań nie tylko sanitarnych, ale również biznesowych w aspekcie ludzkim, organizacyjnym i infrastrukturalnym
• dają możliwość zaprojektowania praktycznych zmian w komunikacji, organizacji pracy oraz infrastrukturze
• zapewniają wsparcie we wdrożeniu zdefiniowanych zmian