Podpis elektroniczny

Dostawcami kwalifikowanych podpisów mogą być jedynie podmioty spełniające określone wymogi i wpisane do specjalnego rejestru dostawców takich usług. Lista polskich dostawców podpisów kwalifikowanych znajduje się na stronach Narodowego Banku Polskiego. Równie skuteczne co podpisy kwalifikowane wydane przez polskich dostawców są podpisy kwalifikowane wydane w innych krajach Unii Europejskiej, co zostało uregulowane w tzw. Rozporządzeniu eIDAS. Aktualną listę dostawców podpisów kwalifikowanych w całej Unii Europejskiej można znaleźć na stronie internetowej https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/.

Procedura uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego może nieco różnić się w zależności od dostawcy. Zwykle wymagane jest jednorazowe spotkanie osoby, której ma być wydany podpis, z przedstawicielem dostawcy lub jego partnerem w celu weryfikacji tożsamości. Dostępne są usługi obejmujące dojazd do osoby, która chciałaby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, pomoc w instalacji niezbędnego oprogramowania, czy wstępne przeszkolenie techniczne.

Brak podpisu kwalifikowanego nie wyklucza możliwości zawarcia umowy drogą elektroniczną. W przypadku, gdy zarówno strony czynności, jak i przepisy prawa nie przewidują szczególnych wymogów co do formy zawarcia umowy, to można ją zawrzeć w dowolny sposób. Oczywiście, w obrocie gospodarczym dokumentowanie zawarcia umowy ma niepodważalne zalety i nadal jest rekomendowane, ale nie zapominajmy, że dokumentem jest nie tylko podpisana kartka papieru. Dokumentem może być również e-mail, skan dokumentu podpisanego własnoręcznie, nagranie, dokument podpisany przy użyciu zaawansowanego ale niekwalifikowanego podpisu elektronicznego lub nawet SMS. Potwierdzają to przepisy polskiego kodeksu cywilnego które określają, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, oraz przewidują dokumentową formę czynności prawnej dla której wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej.

Przed sięgnięciem po długopis w celu podpisania umowy, zwłaszcza w czasach pandemii, warto zastanowić się, czy jest to naprawdę konieczne. W szczególności należy rozważyć skorzystanie z możliwości, jakie daje kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli przepisy nie zawierają obostrzeń co do formy umowy równie dobre może być zawarcie umowy w formie dokumentowej, np. w drodze wymiany korespondencji mailowej. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem, który pomoże we wskazaniu dostępnych opcji i gdy to jest możliwe wybierać elektroniczne podpisywanie dokumentów.