Ulga podatkowa na badania i rozwój – rozliczanie czasu pracy (część 3)

Wymogi ustawodawcy dotyczące rozliczania czasu pracy

W trzeciej części serii artykułów nt. ulgi podatkowej na B+R zwrócimy uwagę też na to, jak rozliczać czas pracy pracowników lub osób zatrudnionych do wsparcia badań i rozwoju na podstawie umów zleceń lub umów o dzieło

Ustawa nie narzuca wymogów jeśli chodzi o sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy, który został spędzony na prowadzeniu prac badawczych.

Od 2018 roku, zgodnie z projektem zmian do Ustawy, oprócz osób zatrudnionych na umowę o pracę, przedsiębiorca będzie mógł też uwzględnić umowy na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub dzieła w oparciu o umowę o dzieło. Jak widać, obszar ten będzie dość rozbudowany oraz istotny dla wartości przysługującej ulgi.

Dla przepisów w obecnym brzmieniu, a więc bez zmian planowanych od 2018 roku, Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie internetowej wytyczne do rozliczania czasu pracowników (zobacz wytyczne MF).

Od 2018 r. przedsiębiorca oprócz osób zatrudnionych na umowę o pracę, będzie mógł uwzględnić umowy na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub dzieła w oparciu o umowę o dzieło

Podatnik powinien wyodrębnić koszty działalności B+R w prowadzonych księgach podatkowych oraz wskazać wartości dla poszczególnych pozycji kosztowych w deklaracji CIT-BR

Rozliczanie czasu pracy pracowników lub osób zatrudnionych do wsparcia badań i rozwoju

Ustawa wymaga od podatnika wyodrębnienia kosztów działalności B+R w prowadzonych księgach podatkowych. Niezbędne jest także wskazanie wartości dla poszczególnych pozycji kosztowych w deklaracji CIT-BR. Tak więc firma powinna posiadać kalkulację kosztów personelu B+R i mieć określone zasady, na podstawie których jej dokonała.

Sytuacja jest najprostsza w przypadku pracowników, którzy cały swój czas poświęcają na B+R, to od nich właśnie zaczniemy. W ich przypadku wystarczy często odpowiednie ewidencjonowanie prowadzonych projektów. Dotyczy na przykład zespołów pracujących wyłącznie w laboratorium nad nowymi produktami.

Trudność zaczyna się w momencie, gdy pracownicy poświęcają na prace B+R jedynie część swojego etatu lub są zatrudnieni na umowy cywilnoprawne, a więc również tylko część swojego czasu przeznaczają na wykonanie usługi. Kluczowe w ich przypadku będzie faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo-rozwojowej. 

Sposób udokumentowania czasu spędzonego na wykonywaniu czynności w zakresie B+R leży po stronie podatnika. Wskazane byłoby prowadzenie stosownej ewidencji dla celów dowodowych i przejrzyste powiązanie jej z prowadzonymi projektami B+R tak, aby kontrolujący nie mieli wątpliwości co do zakwalifikowanych wartości.

Praktyczne wskazówki rozliczania czasu pracy

Z naszej praktyki wynika, że najprościej jest prowadzić ewidencję w podziale na projekty i następnie raz w miesiącu prosić pracowników lub kierowników projektów o rozliczenie godzin, które pracownicy spędzili przy danym projekcie. Jeżeli dobrze podzielimy projekty na badawczo-rozwojowe i pozostałe, to kalkulacje będą mogły odbywać się automatycznie. Po przydzieleniu godzin, następuje wyliczenie zgodnie z umowami z pracownikami lub zleceniobiorcami i wykazanie odpowiedniej wartości kosztu w księgach (na przykład w ramach wydzielonego centrum kosztowego).

Wielu przedsiębiorców z niechęcią patrzy na dodatkową biurokrację. Niemniej jednak cały proces można odpowiednio zautomatyzować, a po krótkim czasie wszyscy zaangażowani nabierają wprawy i pewnej rutyny. Co więcej, korzyści oczekiwane od 2018 roku, rysują się na tyle atrakcyjnie, że warto ten trud podjąć.

Skontaktuj się z nami

Obserwuj nas