Cyfryzacja sądów już niedługo?
26 sierpnia br. projekt ustawy wprowadzający zmiany w Kodeksie Postępowania Cywilnego został podpisany przez Prezydenta i opublikowany w Dzienniku Ustaw. Kluczowym elementem nowelizacji jest wprowadzenie dwustronnej komunikacji elektronicznej w sprawach cywilnych, która ma usprawnić procedury, obniżyć koszty i zwiększyć dostępność do wymiaru sprawiedliwości, umożliwiając profesjonalnym pełnomocnikom komunikację z sądami cywilnymi przez Portal Informacyjny.
Główna zmiana: Obowiązkowe wysyłanie pism przez Portal Informacyjny Sądów
Najistotniejsza zmiana dotyczy dodania po art. 125 k.p.c. artykułów 1251-1254 k.p.c., które regulują używanie Portalu Informacyjnego Sądów (w skrócie Pl) do komunikacji z sądem.
Kto musi używać Pl?
Do wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem PI zobowiązano adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorię Generalną Rzeczpospolitej Polskiej oraz prokuratorów.
Jakie dokumenty będę wysłane do sądów za pośrednictwem Portalu?
Obowiązek będzie dotyczył określonych w ustawie pism, a należą do nich:
- zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego;
- zawiadomienie dotyczące zmiany adresu zamieszkania/skrzynki pocztowej;
- oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację;
- wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego;
- apelacja, zażalenie, skarga na orzeczenie referendarza sądowego;
- pisma procesowe w toku postępowań wywołane wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego;
- wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem wydanego w wyniku rozpoznania apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego, jak również pisma uzupełniające braki formalne takiego wniosku.
Ważne wyjątki od obowiązku używania Pl
Spod regulacji wyjęte są pisma kierowane do Sądu Najwyższego.
Regulacja nie obejmie również pism procesowych, które wnoszone są za pośrednictwem innych, dedykowanych do tego systemów. Za przykład może posłużyć tutaj składnie pism w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych, bowiem składane są one wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Krajowego Rejestru Zadłużonych (KRZ).
Co w sytuacjach wyjątkowych lub problemach technicznych? (art. 125²–125⁴ k.p.c.)
Projekty kolejnych przepisów wprowadzanych nowelizacją, tj. art. 125²–125⁴ k.p.c., regulują szczególne sytuacje, które wyłączają możliwość wniesienia pisma procesowego za pośrednictwem portalu informacyjnego. Przepisy te określają wyjątkowe okoliczności, w których z powodów proceduralnych lub technicznych niezbędne jest skorzystanie z innych form doręczenia lub przekazania dokumentów, co ma na celu zapewnienie prawidłowego toku postępowania oraz ochronę interesów stron. Służy to zarówno usprawnieniu procesów sądowych, jak i unikaniu potencjalnych problemów związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów w określonych sytuacjach.
Problemy z załącznikami lub awarią systemu (art. 1252 k.p.c.)
Gdy załącznik do pisma procesowego nie może być skutecznie złożony przez PI ze względu na swoje właściwości, należy go złożyć bezpośrednio w sądzie w ciągu 3 dni od daty złożenia pisma, jednocześnie uprawdopodabniając, dlaczego nie można było użyć PI. Jeśli tego nie dopełniono, załącznik zostanie pominięty.
Jeżeli w ostatnim dniu terminu na złożenie pisma wystąpią ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego po stronie sądu, które uniemożliwią złożenie pisma w terminie, można je złożyć najpóźniej następnego dnia roboczego po przywróceniu dostępu do portalu. W piśmie pełnomocnik musi uprawdopodobnić te utrudnienia.
Jeżeli pełnomocnik nie uprawdopodobni powyższych okoliczności przewodniczący zwróci pismo albo sąd odrzuci środek.
Skutki prawne błędnego złożenia pism (art. 1253 k.p.c.)
- Zgodnie z treścią art. 1253 k.p.c., jeśli pismo powinno być wysłane przez PI, a zostanie złożone w inny sposób (np. pocztą, a nie ma ku temu podstaw), to takie pismo nie wywoła żadnych skutków prawnych. To tak jakby w ogóle nie zostało złożone.
- jeśli natomiast pełnomocnik złoży pismo przez PI, choć nie ma takiego obowiązku lub zrobi to osoba nieuprawniona, to takie działanie również nie wywoła skutków prawnych, o czym sąd poinformuje nadawcę.
Minister Sprawiedliwości określi szczegóły (art. 1254 k.p.c.)
Minister Sprawiedliwości, współpracując z ministrem odpowiedzialnym za informatyzację, określi w drodze szczegóły dotyczące elektronicznego składania pism procesowych do sądu. Dotyczy to m.in. wzoru dokumentu potwierdzającego wniesienie pisma, sposobu informowania o niedostępności portalu, trybu składania pism i załączników przez portal oraz wymagań technicznych i potwierdzania dokumentów elektronicznych. Celem tych regulacji jest zapewnienie skutecznego składania pism, sprawneg odwoławczy w wypadku nieuprawdopodobnienia okoliczności związanych z problemem dostępu do portalu. o przebiegu postępowania oraz ochrony praw osób składających pisma.
Znaczenie zmian dla firm
Choć powyższe zmiany wpływają przede wszystkim na organizację pracy prawników, są one również bardzo ważne dla przedsiębiorców. Elektroniczna wymiana pism z sądami przynajmniej z założenia powinna przyspieszyć postepowanie i może obniżyć jego koszty. Zwiększy się też pewność doręczeń i wpłynie na efektywność pracy kancelarii, co w konsekwencji przełoży się na lepszą obsługę prawną biznesu.
Kiedy zmiany wchodzą w życie?
Powyższe zmiany wejdą w życie z upływem 18 miesięcy od ich ogłoszenia. Oznacza to, że nowe przepisy będą obowiązywać od 1 marca 2027 r.
Link do ustawy:
https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000117201.pdf
Bądź na bieżąco
Zapisz się na newsletter: Prawo
Skontaktuj się z nami
