I. Organy właścicielskie (zgromadzenie wspólników i walne zgromadzenie akcjonariuszy)
Obecnie w zgromadzeniu można wziąć udział przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co w szczególności obejmuje dwustronną komunikację wszystkich uczestników w czasie rzeczywistym, w ramach której mogą oni wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad, oraz wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia.
Co jednak istotne, ustawodawca nie zdecydował się na dopuszczenie zgromadzeń w pełni wirtualnych, co oznacza, że zgromadzenie musi formalnie odbyć się w określonym miejscu na terytorium Polski - co do zasady w siedzibie spółki albo w innym miejscu określonym zgodnie z umową (statutem) spółki. Przepisy KSH zapewniają za to możliwość zdalnego dołączenia do obrad zgromadzenia odbywającego się w tym miejscu. W dalszym ciągu zastosowanie znajdują ogólne zasady dotyczące zwoływania zgromadzeń, odbywania zgromadzeń bez formalnego zwołania czy protokołowania (poza wymogiem złożenia podpisu na liście obecności przez osoby uczestniczące zdalnie). O możliwości zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu decyduje zwołujący zgromadzenie (co do zasady zarząd).
Z Nowelizacji wynika ponadto obowiązek uchwalenia przez radę nadzorczą regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej, który jednak nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników / akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. W spółkach z o.o., w których nie funkcjonuje rada nadzorcza, regulamin przyjąć mogą wspólnicy w drodze uchwały podjętej bez konieczności odbycia zgromadzenia. Opracowanie regulaminu powinno być zatem pierwszym krokiem w toku przygotowań do organizacji zgromadzeń przewidujących zdalny udział i głosowanie.
Oczywiście w dalszym ciągu skorzystać można z dostępnych od lat mechanizmów podejmowania uchwał bez osobistego udziału w zgromadzeniu wspólników / walnym zgromadzeniu akcjonariuszy takich jak:
- udzielenie pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu i podejmowania uchwał;
- w przypadku spółek z o.o. - podejmowanie uchwał bez odbycia zgromadzenia - o ile wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne;
- w przypadku spółek z o.o., których umowa została zawarta w systemie S24 - podejmowanie uchwał przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie S24.
II. Zarząd
Nowelizacja przesądza, że przy braku odmiennych postanowień umowy (statutu) spółki (i) w posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, (ii) zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a ponadto (iii) członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu.
Obecnie KSH przewiduje zatem dwa tryby podejmowania uchwał przez zarząd:
- na posiedzeniu, w którym można również uczestniczyć zdalnie, jak również dostarczyć głos oddany na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu;
- poza posiedzeniami (tj. w trybie obiegowym bez konieczności organizowania posiedzenia), przy czym głosy można w takiej procedurze oddać zarówno na piśmie, jak również wykorzystując inne środki komunikacji na odległość.
Wskazane (a w przypadku spółek akcyjnych - wymagane na mocy ustawowego odesłania do przepisów o walnym zgromadzeniu) jest uprzednie uregulowanie w regulaminie szczegółowej procedury obradowania i podejmowania uchwał “na odległość”.
III. Rada nadzorcza
Nowe przepisy dotyczące funkcjonowania rad nadzorczych przewidują rozwiązania w dużej mierze podobne do zasad zdalnego funkcjonowania zarządów. Po Nowelizacji KSH przewiduje podejmowanie przez radę nadzorczą uchwał zarówno na posiedzeniach (z możliwością zdalnego uczestnictwa oraz oddawania głosów na piśmie za pośrednictwem innego członka rady), jak i poza nimi - zarówno na piśmie, jak również w innych formach komunikacji na odległość.
Co istotne, znowelizowany KSH wprost stanowi, że rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.
Tak jak w przypadku zarządu, wskazane (a w przypadku spółek akcyjnych - konieczne) jest uregulowanie szczegółowej procedury obradowania i podejmowania uchwał “na odległość” w regulaminie.
