Alert prawny: Funkcjonowanie organów spółek kapitałowych na odległość | PwC

30/04/20

Obowiązujące obecnie w Polsce i innych krajach nadzwyczajne ograniczenia przemieszczania się oraz zakaz zgromadzeń mogą utrudnić (a w wielu przypadkach zapewne sparaliżować) funkcjonowanie organów spółek kapitałowych. 

W kolejnych tzw. tarczach antykryzysowych (tj. ustawie z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw oraz ustawie z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2) (“Nowelizacja”) znalazły się również rozwiązania mające na celu ułatwienie podejmowania “na odległość” decyzji właścicielskich, zarządczych i nadzorczych, w szczególności poprzez zdalne uczestnictwo w obradach oraz podejmowanie uchwał za pośrednictwem środków bezpośredniego komunikowania się na odległość. Teoretycznie, spółki mogą skorzystać w zasadzie z wszystkich dostępnych im technologii - od wideo- i telekonferencji, poprzez czaty, komunikatory, wymianę wiadomości e-mail lub SMS, aż po zaawansowane aplikacje do obsługi e-zgromadzeń.
 

Poniżej przedstawiamy podsumowanie zmian do Kodeksu spółek handlowych (“KSH”) w zakresie funkcjonowania organów spółek kapitałowych.

Z uwagi na liczne odmienności niniejszy artykuł nie pokrywa wszystkich aspektów funkcjonowania organów publicznych spółek akcyjnych. Nowelizacja nie objęła przepisów o spółkach osobowych, w odniesieniu do których KSH co do zasady pozostawia wspólnikom swobodę co do formy i trybu podejmowania decyzji, które to kwestie zwykle uregulowane są indywidualnie w umowach spółek. 

Co istotne, w przeciwieństwie do modelu przyjętego w KSH w poprzednim stanie prawnym, możliwość zdalnego uczestniczenia w posiedzeniach i podejmowania uchwał “na odległość” wynika z mocy prawa, tzn. nie jest konieczne zawarcie odpowiedniego upoważnienia w umowie (statucie) spółki, a dopiero wyłączenie lub ograniczenie tej możliwości wymaga wyraźnej podstawy w umowie (statucie).


I. Organy właścicielskie (zgromadzenie wspólników i walne zgromadzenie akcjonariuszy)

Obecnie w zgromadzeniu można wziąć udział przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co w szczególności obejmuje dwustronną komunikację wszystkich uczestników w czasie rzeczywistym, w ramach której mogą oni wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad, oraz wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia.

Co jednak istotne, ustawodawca nie zdecydował się na dopuszczenie zgromadzeń w pełni wirtualnych, co oznacza, że zgromadzenie musi formalnie odbyć się w określonym miejscu na terytorium Polski - co do zasady w siedzibie spółki albo w innym miejscu określonym zgodnie z umową (statutem) spółki. Przepisy KSH zapewniają za to możliwość zdalnego dołączenia do obrad zgromadzenia odbywającego się w tym miejscu. W dalszym ciągu zastosowanie znajdują ogólne zasady dotyczące zwoływania zgromadzeń, odbywania zgromadzeń bez formalnego zwołania czy protokołowania (poza wymogiem złożenia podpisu na liście obecności przez osoby uczestniczące zdalnie). O możliwości zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu decyduje zwołujący zgromadzenie (co do zasady zarząd). 

Z Nowelizacji wynika ponadto obowiązek uchwalenia przez radę nadzorczą regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej, który jednak nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników / akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. W spółkach z o.o., w których nie funkcjonuje rada nadzorcza, regulamin przyjąć mogą wspólnicy w drodze uchwały podjętej bez konieczności odbycia zgromadzenia. Opracowanie regulaminu powinno być zatem pierwszym krokiem w toku przygotowań do organizacji zgromadzeń przewidujących zdalny udział i głosowanie.

Oczywiście w dalszym ciągu skorzystać można z dostępnych od lat mechanizmów podejmowania uchwał bez osobistego udziału w zgromadzeniu wspólników / walnym zgromadzeniu akcjonariuszy takich jak:

  • udzielenie pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu i podejmowania uchwał;
  • w przypadku spółek z o.o. - podejmowanie uchwał bez odbycia zgromadzenia - o ile wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne;
  • w przypadku spółek z o.o., których umowa została zawarta w systemie S24 - podejmowanie uchwał przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie S24.
     

View more

II. Zarząd

Nowelizacja przesądza, że przy braku odmiennych postanowień umowy (statutu) spółki (i) w posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, (ii) zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a ponadto (iii) członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu.

Obecnie KSH przewiduje zatem dwa tryby podejmowania uchwał przez zarząd:

  • na posiedzeniu, w którym można również uczestniczyć zdalnie, jak również dostarczyć głos oddany na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu;
  • poza posiedzeniami (tj. w trybie obiegowym bez konieczności organizowania posiedzenia), przy czym głosy można w takiej procedurze oddać zarówno na piśmie, jak również wykorzystując inne środki komunikacji na odległość. 

Wskazane (a w przypadku spółek akcyjnych - wymagane na mocy ustawowego odesłania do przepisów o walnym zgromadzeniu) jest uprzednie uregulowanie w regulaminie szczegółowej procedury obradowania i podejmowania uchwał “na odległość”.
 

View more

III. Rada nadzorcza

Nowe przepisy dotyczące funkcjonowania rad nadzorczych przewidują rozwiązania w dużej mierze podobne do zasad zdalnego funkcjonowania zarządów. Po Nowelizacji KSH przewiduje podejmowanie przez radę nadzorczą uchwał zarówno na posiedzeniach (z możliwością zdalnego uczestnictwa oraz oddawania głosów na piśmie za pośrednictwem innego członka rady), jak i poza nimi - zarówno na piśmie, jak również w innych formach komunikacji na odległość.

Co istotne, znowelizowany KSH wprost stanowi, że rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.

Tak jak w przypadku zarządu, wskazane (a w przypadku spółek akcyjnych - konieczne) jest uregulowanie szczegółowej procedury obradowania i podejmowania uchwał “na odległość” w regulaminie.
 

View more

Zwracamy uwagę, że powyżej opisane zasady znajdą zastosowanie przede wszystkim w przypadku spółek, których umowy (statuty) nie zawierają postanowień odmiennie regulujących kwestie objęte Nowelizacją. Nie można wykluczyć, że konkretna umowa (statut) spółki lub regulaminy wewnętrzne zawierają już szczegółowe rozwiązania regulujące tryb organizacji posiedzeń organów i podejmowania decyzji “na odległość”, z których być może dotychczas nie korzystano. Niezwykle istotne jest zatem dokładne przeanalizowanie tych dokumentów i skonfrontowanie ich brzmienia ze znowelizowanymi przepisami, a następnie odnalezienie najbardziej funkcjonalnego - a zarazem prawnie dopuszczalnego - w danych okolicznościach trybu podejmowania decyzji właścicielskich, zarządczych i nadzorczych.

Skontaktuj się z nami

Filip  Brach

Filip Brach

Counsel, Radca Prawny, PwC Polska

Tel.: +48 519 506 589

Michalina Wojacka

Michalina Wojacka

Associate, PwC Legal, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 772

Obserwuj nas