Zarządzanie życiem codziennym nie różni się wiele od zarządzania projektami. Wbrew pozorom obie te dziedziny mają ze sobą wiele wspólnego. Czy trudno jest być managerem? Na pewno jest to zadanie złożone, wymagające obszernej wiedzy i doświadczenia. Zastanówmy się, czy każdy z nas świadomie, lub nie w jakimś stopniu odgrywa rolę managera w swoim życiu osobistym?
Definicja słowa "manager" ewoluowała na przestrzeni wieków na całym świecie. Może się ona różnić w zależności od epoki, położenia geograficznego, kultury i osobistych doświadczeń osoby formułującej definicję. Aby ją lepiej zrozumieć, przyjrzyjmy się bliżej etymologii słowa 'manager'.
Manage + -er
Możemy wyraźnie zauważyć, że rzeczownik ten pochodzi od czasownika manage, co daje nam jeszcze szerszy punkt widzenia. Zarządzać oznacza: być odpowiedzialnym za kogoś/coś, radzić sobie lub kontrolować, postępować umiejętnie , odnieść sukces podejmując próbę lub osiągając coś bez pomocy z zewnątrz. Jestem pewna, że każdy z nas mógłby odnaleźć się w przynajmniej jednej z tych sytuacji. W mniejszym lub większym stopniu, wszyscy pociągamy za sznurki i kierujemy swoim życiem.
Wybrane funkcje zarządzania projektami
Zarządzanie czasem
Według PMI (Project Management Institute) zarządzanie czasem jest definiowane jako trzecia główna funkcja zarządzania projektem. Może być podzielona zasadniczo na cztery odrębne podfunkcje: Planowanie, Organizowanie, Monitorowanie, Kontrolowanie.
Każdy z nas ma na co dzień wiele obowiązków. W ciągu tygodnia większość naszego czasu skupia się na pracy zawodowej. Oprócz tego mamy mnóstwo dodatkowych zajęć: zakupy, gotowanie (lub przynajmniej zjedzenie posiłku), opieka nad dziećmi (odbieranie z przedszkola/szkoły, pomoc w odrabianiu lekcji, zabawa), opieka nad zwierzętami (karmienie, wyjście na spacer), skupienie się na swoich potrzebach (sport, edukacja, hobby, relaks). Bez zaplanowania naszego czasu z wyprzedzeniem - dziennym, tygodniowym czy nawet miesięcznym - trudno byłoby wykonać wszystkie te zadania w odpowiednim czasie i z oczekiwanym rezultatem. Zarządzanie czasem jest również bardzo ważne podczas naszych wakacji. Ponieważ ich okres jest ograniczony, chcielibyśmy wykorzystać ten czas mądrze i jak najbardziej efektywnie. Dlatego, gdy wyjeżdżamy na wakacje, planujemy je z wyprzedzeniem. Musimy zorganizować nasz wyjazd, a w międzyczasie monitorować i kontrolować jego przebieg.
Zarządzanie kosztami
Zarządzanie kosztami to proces gromadzenia i analizowania danych, które są niezbędne do podejmowania decyzji związanych z kosztami w celu uzyskania maksymalnej efektywności finansowej (PMI).
Zarządzanie kosztami jest również znane każdemu z nas. Nawet jeśli nie zdajemy sobie z tego sprawy, to na co dzień realizujemy niektóre z jego poziomów procesowych. Najczęściej w skali miesiąca mamy do wydania określony budżet - nasze wynagrodzenie. Na podstawie tego, ile mamy pieniędzy, możemy zaplanować nasze wydatki - co możemy kupić, jakiej jakości i w jakiej cenie; czy tylko podstawowe produkty, czy też może stać nas na spełnienie zachcianek. Dotyczy to jedzenia, ubrań, wszelkich akcesoriów czy potrzeb. Musimy również oszacować nasze koszty, jeśli chodzi o dach nad głową; na jakie mieszkanie mogę sobie pozwolić? Ile mogę przeznaczyć na remont? Ile zapłacę za czynsz i media? Lista naszych wydatków może być długa, ale na pewno jeśli oszacujemy nasze koszty, wydatki i będziemy je kontrolować, możemy być bardziej przygotowani na wszelkie nieprzewidziane sytuacje.
Zarządzanie ryzykiem
W kontekście projektowym jest to sztuka i nauka identyfikowania, analizowania i reagowania na czynniki ryzyka w trakcie trwania projektu. Ma na celu realizację założeń w jak największym stopniu (PMI). Ryzyko projektowe może być zdefiniowane jako prawdopodobieństwo wystąpienia pewnych zdarzeń mających negatywny wpływ na cele projektu. Jest to stopień narażenia na negatywne zdarzenia i ich prawdopodobne konsekwencje.
Rozważmy to na przykładzie. Wybieramy się na wakacje za granicę. Zaplanowaliśmy czas, zajęcia i budżet. Jesteśmy przekonani, że wreszcie możemy odpocząć i zapomnieć o troskach dnia codziennego. Nagle jednak coś popsuło nasze plany - zostaliśmy okradzeni na plaży. Niestety wszystkie pieniądze i karty kredytowe znajdowały się w skradzionym portfelu. Co możemy teraz zrobić? Oczywiście idziemy na posterunek policji i składamy zeznania. Jednak prawdopodobieństwo odzyskania naszych pieniędzy jest znikome. To, co mogliśmy zrobić wcześniej, to przewidzieć i zapobiec takiej sytuacji. Dobrze byłoby podzielić pieniądze na mniejsze kwoty i ulokować je w różnych miejscach. Powinniśmy ocenić, ile pieniędzy potrzebujemy na plaży i zabrać ze sobą tylko tę kwotę. Resztę pieniędzy mogliśmy zostawić w bezpiecznym miejscu w pokoju hotelowym. To samo dotyczy kart kredytowych, jedną weźmy ze sobą, a drugą zostawmy w sejfie. Oczywiście zawsze istnieje pewne ryzyko - pieniądze mogą zostać skradzione również z naszego pokoju, ale po pierwsze - jest to mniej prawdopodobne, a po drugie nadal będziemy mieli kartę kredytową, którą zabraliśmy ze sobą na plażę. Jest wiele sposobów na zminimalizowanie ryzyka. Wystarczy je zidentyfikować, ocenić i spróbować zminimalizować straty.
Niemniej jednak, zgodnie z definicją ryzyka (PMI) nie musi być ono czymś negatywnym. Ryzyko to niepewne zdarzenie lub stan, który w przypadku wystąpienia może mieć pozytywny (szansa) lub negatywny (zagrożenie) wpływ na realizację celu projektu. Może więc być również okazją, którą możemy wykorzystać. Na przykład, zarezerwować bilety do muzeum online, zamiast kupować je już na wakacjach, na miejscu. Możliwość wcześniejszej rezerwacji biletów zwiększyłaby nasze szanse na wejście do muzeum w dogodnym dla nas czasie.
Zarządzanie zmianami
Zarządzanie zmianą to "kompleksowe, cykliczne i ustrukturyzowane podejście do przechodzenia jednostek, grup i organizacji ze stanu obecnego do stanu przyszłego, przynoszącego zamierzone korzyści biznesowe" (PMI).
"Jedyną stałą w życiu jest zmiana ''- Heraklit. Myślę, że w tym stwierdzeniu jest rzeczywiście dużo prawdy. Bez względu na to, jak wiele wysiłku wkładamy w przewidywanie wszelkich okoliczności, nigdy nie możemy być pewni, że jesteśmy przygotowani na wszystkie możliwe zmiany. Oczywiście, nie oznacza to, że nie powinniśmy poświęcać czasu na planowanie i organizację. W większości przypadków możemy przewidzieć i przygotować się na nagły zwrot wydarzeń. Wynika to z nabytej wiedzy i doświadczenia. Jednak rzadko, ale nie możemy tego wykluczyć, że może zdarzyć coś nieoczekiwanego. Kolejny przykład z życia wzięty. Zarezerwowaliśmy nasze wakacje z wyprzedzeniem, ponieważ spodziewaliśmy się, że z czasem ceny będą rosły. Zaplanowaliśmy każdy szczegół. Co więc może pójść nie tak? - Pandemia COVID-19. Myślę, że cały świat został zaskoczony tą sytuacją i nikt się jej nie spodziewał. Nie zależało to od nas i nie mieliśmy na to wpływu. Pewne nieprzewidywalne rzeczy zdarzają się wszędzie, zarówno w zarządzaniu projektami, jak i w życiu osobistym. Dlatego tak ważna jest umiejętność zarządzania zmianą. Wracając do naszego przykładu, nie mamy zbyt wielu opcji, aby zareagować na tę zmianę. Najprawdopodobniej po prostu ją zaakceptujemy. Ale później możemy się zastanowić, czy powinniśmy zażądać zwrotu kosztów od biura podróży, czy przełożyć nasz wakacyjny wyjazd na inny możliwy termin. Zmiana nie musi być zawsze napędzana przez zdarzenia losowe, może być również powodowana przez ludzi. Najbardziej prawdopodobne jest to w odniesieniu do zarządzania projektami. Negocjowanie kontraktu z klientem - umawiamy się na konkretne usługi, ale w trakcie realizacji projektu okazuje się, że potrzeby klienta się zmieniły i musimy na tę zmianę odpowiedzieć. Ocenić ewentualne zagrożenia i szanse, poznać powody zmiany i skutki, jakie ta zmiana spowoduje dla naszego projektu, firmy, ludzi, pracy, harmonogramu i umowy z Klientem.
Podsumowanie
Skuteczne zarządzanie projektem obejmuje takie fazy jak: inicjowanie, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrola oraz zamknięcie. Powiedziałbym, że każdy z nas prowadzi wiele "projektów" w swoim życiu osobistym. Niektóre z nich kończą się sukcesem, a inne porażką, ale na pewno w obu przypadkach potrzebujemy ciągłego balansowania, dostosowywania się i zarządzania. Dlatego właśnie budowanie dobrych nawyków życiowych ma sens. Nieważne, jaką metodą czy ideologią chcesz się kierować -warto myśleć i być elastycznym, wyznaczać cele i starać się je osiągać. Zacznij mierzyć aspekty swojego życia. To właśnie robią wszyscy managerowie.
