Zarządzanie umowami najmu

– możliwości optymalizacji kosztów

Mając obszerne rozeznanie rynku i najlepszych ekspertów branżowych, chcielibyśmy wesprzeć naszych klientów w obszarach związanych z zarządzaniem najmem. Korzystając z bogatego doświadczenia jesteśmy w stanie pomóc klientom w zmniejszeniu kosztów dzięki lepszemu zrozumieniu ich portfela umów najmu, zapewnieniu integralności danych, ograniczeniu ryzyka, bardziej ustrukturyzowanemu raportowaniu, co finalnie przełoży się na lepsze decyzje biznesowe.

Jak dobrze znasz cały swój portfel nieruchomości? Ile umów najmu posiadasz i jaki jest podział geograficzny Twojego portfela?

Na ile komfortowo czujesz się ze swoim obecnym poziomem informacji na temat:

wielkości lokalizacji,
kiedy wygasają Twoje umowy najmu,
elastyczności portfela – jakie opcje wcześniejszego rozwiązania najmu przewidują Twoje umowy,
ryzyka finansowego związanego z podpisanymi umowami,
Twoich praw i obowiązków wynikających z podpisanych umów najmu oraz innych powiązanych z nimi dokumentów?

Co stanie się jeśli nie skorzystasz na czas z opcji odnowienia lub wcześniejszego rozwiązania umowy? Jakie koszty to generuje?

Czy dostępne obecnie informacje finansowe dają Ci poczucie komfortu przy podejmowaniu strategicznych decyzji? Czy możesz sobie pozwolić na potencjalne konsekwencje błędnych decyzji wynikających z niewiarygodnych danych?

Czy Twoje procesy są wystarczająco kompletne, aby zapewnić dokładne porównanie faktur otrzymanych od wynajmujących z uzgodnionymi warunkami najmu (np. dotyczącymi okresów bezczynszowych)? Czy nadal stać Cię na pokrycie kosztów nadpłat?

Jeśli najczęstsza odpowiedź na powyższe pytania nie była dla Ciebie satysfakcjonująca, jesteś we właściwym miejscu.

Nasza unikalna propozycja wyróżnia się na tle tradycyjnych firm brokerskich oferujących usługi portfelowe i jest oparta:

na przejrzystym pakiecie rozwiązań dopasowanych do różnych potrzeb klienta,
na umiejętności doboru od razu najbardziej odpowiedniej technologii,
na kompleksowej obsłudze najemców poszukujących wsparcia wykraczającego poza obszar stricte nieruchomości.

Jeśli wciąż masz wątpliwości, zastanów się, czy Twoja firma może sobie pozwolić na brak odpowiednich narzędzi i procesów zarządzania najmem?

W jaki sposób nasi eksperci mogą wesprzeć Cię w stawieniu czoła głównym wyzwaniom związanym z zarządzaniem najmem?

Lata doświadczeń zawodowych pozwoliły nam zidentyfikować najczęstsze wyzwania związane z zarządzaniem portfelem nieruchomości, przed którymi stają firmy. Dlatego też zbudowaliśmy nową platformę, aby wspierać naszych klientów i rozwiązać te problemy.

Dane są kluczowe

Wyzwanie: brak lub niska jakość danych, brak jednego „centralnego źródła” opartego na informacjach z umów najmu.

Nasze rozwiązanie: Kompleksowy, wysokiej jakości zakres streszczeń umów (abstraktów), oferujący co najmniej 150–170 danych z umów najmu i oparty na standardach PwC.

Efektywne zarządzanie procesem prowadzi do oszczędności

Wyzwanie: Procedury operacyjne - brak powiązania między zarządzaniem umowami najmu a procesami księgowymi

Nasze rozwiązanie: Sprawdzenie danych finansowych z faktur wystawionych przez wynajmującego w oparciu o dane pochodzące z umów i innych dokumentów. Raportowanie finansowe w oparciu o dokumentację prawną.

Rozwiązaniem jest wysokiej klasy narzędzie

Wyzwanie: Możliwości informatyczne – brak odpowiedniej technologii, ograniczone możliwości raportowania, koszty systemów, problemy z arkuszami kalkulacyjnymi.

Nasze rozwiązanie: Najlepsza w swojej klasie technologia nieruchomości – Tango Analytics, dostęp do bazy danych 24/7 z dowolnego miejsca na świecie, z potężnymi możliwościami raportowania i rozbudowanym zarządzaniem przez użytkownika.

Wiedza i umiejętność analizy umów najmu

Wyzwanie: Wiedza – brak wiedzy branżowej wraz z zapleczem prawnym, brak standardów danych.

Nasze rozwiązanie: Doświadczony zespół specjalistów z wykształceniem prawniczym, jeden standard danych dla wszystkich umów najmu w całym portfelu klienta (niezależnie od lokalizacji geograficznej).

Chcesz usprawnić procesy zarządzania najmem? Sprawdź, jak możemy Ci pomóc:

Streszczenia dokumentów w ramach ustalonych, spójnych standardów,

Streszczenia postanowień dotyczących podwyżek czynszu, indeksowania o wskaźnik cen konsumpcyjnych (CPI) i przeglądów rynku,

Rozliczanie regularnych kosztów i przychodów z tytułu najmu,

Bieżące fakturowanie zmian w czynszach,

Prowadzenie korespondencji prawnej z wynajmującym/podnajemcą/sprzedawcami, związanej z umowami najmu/podnajmu i aneksami,

Przechowywanie danych i dokumentów w bazie danych,

Zarządzanie datami krytycznymi i raportowanie,

Dedykowana osoba do obsługi Państwa portfela nieruchomości

PwC będzie przyjmować w imieniu klienta wszelką korespondencję dotyczącą zawartych umów najmu,

Przegląd faktur/zestawień pod kątem prawidłowości i zgodności z umową najmu,

Przegląd miesięcznych sprawozdań dotyczących odchyleń przed dokonaniem płatności wraz z komentarzami na temat rozbieżności,

Przygotowanie elektronicznych plików wsadowych celem wsparcia procesów: płatności czynszu i ściągania należności,

W przyszłości potencjalnie pełne wsparcie w zakresie realizowania płatności w imieniu klienta.

Miesięczny raport dotyczący krytycznych dat i opcji,

Standardowy zestaw raportów generowanych przez system i podsumowanie dashboardów:
- portfel nieruchomości,
- kluczowe daty,
- raport o wygaśnięciu umów,
- nieruchomości nie opuszczone mimo wygaśnięcia umów najmu ,
- inne, zgodnie z ustaleniami.

Przegląd wszystkich kwestii finansowych związanych z najmem,

Negocjacje w sprawie odzyskania oszczędności z tytułu najmu,

Czynsz bazowy, wydatki operacyjne (OPEX), podatki od nieruchomości, media,

Dla klientów korzystających z usług innego dostawcy:
- weryfikacja umowy,
- doradztwo w zakresie umów ramowych,
- nadzór nad procesem zmian dostawcy usług,
- bieżące monitorowanie realizacji warunków umownych przez dostawcę.

Możliwości uzyskania oszczędności kosztów

W PwC idziemy o krok dalej: oprócz stawiania czoła wyzwaniom, wspieramy naszych klientów w drodze do zmniejszenia kosztów.

Firmy wiedzą, że cztery wyżej wymienione wyzwania są największymi przeszkodami w osiągnięciu oszczędności kosztowych. Nasze usługi zarządzania najmem pomogą Twojej organizacji zmniejszyć koszty w całym cyklu życia umowy (przeszłość, teraźniejszość i przyszłość) w następujących obszarach:

Dowiedz się więcej

Analiza dotychczasowych faktur

– oszczędności kosztów identyfikowane na podstawie przeglądu dotychczasowych faktur (za okresy poprzedzające rozpoczęcie współpracy z PwC)

Uzgadnianie opłat eksploatacyjnych

- weryfikacja kosztów operacyjnych i uzgadnianie kosztów utrzymania powierzchni wspólnych (CAM) na podstawie budżetów wynajmujących

Redukcja zatrudnienia

– przeniesienie zadań operacyjnych do PwC i reorganizacja wewnętrznego zespołu umożliwiając skoncentrowanie się na bardziej strategicznych zadaniach

Zmniejszenie kosztów najmu

– bezpośrednie oszczędności wynikające z identyfikowanych rozbieżności w fakturach wystawianych przez wynajmujących (np. okres bezczynszowy, podwójne opłaty itp.)

Biuro przyszłości

– obniżenie kosztów najmu w przyszłości w oparciu o dopasowania powierzchni biurowej do celów firmy

Wsparcie podatkowe

– optymalizacja pozycji i strategii podatkowej w zakresie nieruchomości

Nasze usługi zarządzania najmem pozwolą osiągnąć:

Integralność danych
Szybszy dostęp do informacji
Bardziej strategiczną pozycję
Wymierne oszczędności kosztów

Skontaktuj się z nami