Pierwsza konsolidacja sprawozdań finansowych – o co należy zadbać, aby przebiegła pomyślnie?

Katarzyna Podgórna Dyrektor 09/10/17

Pierwsza konsolidacja to zazwyczaj spore wyzwanie dla zespołu finansowego

Niezależnie od sytuacji, która ją wymusza - czy jest to powstanie grupy kapitałowej w wyniku nabycia jednostki zależnej, czy też powodem jest wzrost znaczenia jednostek zależnych w już istniejącej grupie - dobrze jest zadbać zawczasu o pomyślny przebieg pierwszej konsolidacji.

Od czego i kiedy zacząć?

Warto, aby prace nad pierwszą konsolidacją rozpoczęły się jak najwcześniej. Należy bowiem zidentyfikować osoby / działy w organizacji, które powinny być włączone w ten proces oraz zapewnić ich dostępność w okresie raportowania. Trzeba też sporządzić listę danych źródłowych, które będą niezbędne do przygotowania sprawozdania skonsolidowanego wraz z ujawnieniami. A wreszcie - przetestować dostępne narzędzie konsolidacyjne przed użyciem go w procesie faktycznej konsolidacji.

Pierwsza konsolidacja sprawozdań finansowych


4 kroki, które zapewnią pomyślną konsolidację

1. Zaprojektuj proces

  • ustal grono osób zaangażowanych w proces zarówno po stronie spółki holdingowej, jak i w spółkach zależnych czy podporządkowanych 
  • zaplanuj sekwencję zdarzeń w procesie konsolidacji (wypełnienie pakietu jednostkowego; badanie audytora, przeliczenie pakietów jednostkowych jednostek zagranicznych na walutę raportowania, agregację przeliczonych pakietów jednostkowych, ustalenie i wprowadzenie korekt oraz wyłączeń konsolidacyjnych) 
  • podziel obowiązki i zadania pomiędzy centralę i spółki zależne
  • ustal zabezpieczenie i ograniczenia w dostępie do danych
  • spisz procedury i przygotuj wzory dokumentów do wypełnienia i dostarczenia w ramach poszczególnych etapów konsolidacji.

Brak dobrze zaprojektowanego procesu prowadzić będzie do opóźnień, chaosu informacyjnego, a w najgorszym scenariuszu do niepowodzenia dostarczenia skonsolidowanych sprawozdań na czas.

View more

2. Przygotuj grupowe polityki rachunkowości

  • zadbaj o spójność polityk rachunkowości w grupie
  • przygotuj wskazówki odnośnie różnic w ujęciu transakcji zgodnie z polityką grupową a stosowaną przez spółkę polityką lokalną 
  • zidentyfikuj transakcje wewnątrzgrupowe, które będą podlegały wyłączeniu 
  • napisz krótką instrukcję do wypełniania pakietu jednostkowego – ułatwi to zespołom jednostek zależnych prawidłowe wypełnienie formularzy
  • dobrą praktyką stosowaną przez międzynarodowe koncerny jest wdrożenie w całej grupie jednolitego planu kont– dzięki temu zapewniamy jednolite podejście do księgowania zdarzeń gospodarczych na tych samych kontach, a także poprzez mapowanie kont do pozycji sprawozdawczych, spójną ich prezentację w sprawozdaniu skonsolidowanym

Brak spójnych polityk księgowych może prowadzić do praktycznych trudności w agregacji danych poszczególnych spółek lub skutkować licznymi korektami audytora grupy.

View more

3. Zaplanuj harmonogram konsolidacji

  • zaplanuj konkretne terminy – dobrze sprawdza się tu metoda mierzenia czasu „od końca”, tj. od terminu kiedy finalne dane skonsolidowane muszą być gotowe, odliczając wstecz czas niezbędny na przeprowadzenie kolejnych etapów sporządzimy klarowny schemat działań z przypisanymi terminami
  • zadbaj o dobrą komunikację i zaangażowanie poszczególnych zespołów – ważne jest przedstawienie przygotowanego harmonogramu w całej grupie, zebranie informacji zwrotnej z potwierdzeniem dostępności niezbędnych zasobów oraz danych, aby realizacja harmonogramu nie była zagrożona
  • podczas pierwszej konsolidacji przyjmij nieco wyższe założenia odnośnie czasu niezbędnego dla każdego z etapów, z uwagi na brak dotychczasowych doświadczeń, możliwość popełniania błędów, opóźnień itp.

Szczegółowy, ale i realistyczny harmonogram konsolidacji to podstawa jej sukcesu i gwarancja, że dostarczymy skonsolidowane dane na czas.

View more

4. Skorzystaj z narzędzia do konsolidacji

  • wykorzystaj dedykowany system IT, wspierający cały proces konsolidacji dla wszystkich uczestników tego procesu
  • przed wybraniem systemu do konsolidacji określ jasno wymagania funkcjonalne – czyli zastanów się, jak został zaprojektowany proces konsolidacji, ilu użytkowników powinno mieć możliwość dostępu do systemu czy wprowadzania danych. Określ, czy system powinien obsłużyć także spółki zagraniczne, czy powinien obsługiwać różne języki. Jakie standardy rachunkowości obowiązują spółkę, czy system obsługuje odpowiednie ujawnienia? Równie ważna jest elastyczność systemu, aby w przyszłości łatwo było go dostosować np. do zmieniających się MSSF. Warto też przyjrzeć się bliżej możliwościom systemu w zakresie wprowadzania zmian w formatach i ustawieniach – czy wymaga to specjalistycznej wiedzy programistów, co wiąże się z dodatkowymi kosztami po implementacji, czy jest proste i będziemy w stanie wykonać większość modyfikacji własnymi siłami?
  • pomyśl o odpowiednim zapasie czasowym – samo wdrożenie i przeszkolenie użytkowników z funkcjonalności systemu zajmuje kilka miesięcy
  • pamiętaj, że na rynku dostępne są również proste rozwiązania konsolidacyjne na bazie excel – mogą być wystarczające jeśli konsolidacja odbywa się raz do roku w niezbyt rozbudowanej grupie kapitałowej.

Dedykowany system do konsolidacji umożliwi płynny proces konsolidacji, zapewni bezpieczeństwo danych oraz ułatwi weryfikację danych na poziomie dokumentacji źródłowej oraz raportów finalnych. 

View more

Skontaktuj się z nami

Katarzyna Podgórna
Dyrektor
Tel.: +48 519 504 681
Email

Obserwuj nas