Metodyka SAP Activate - przepis na implementację S/4 HANA

25/04/19

Będąca integralną częścią tego pakietu metodyka SAP Activate ma według producenta stanowić przewodnik oraz wsparcie w tej innowacyjnej podróży. Jest to modularna, oparta na zwinnym podejściu metodyka implementacji i migracji do SAP S/4HANA. Wywodzi się z metodyk wdrażania projektów SAP ASAP (dla implementacji) i SAP Launch (wdrożenia produktów w chmurze). Z tym, że w przypadku SAP Activate z jednej strony można ją z powodzeniem stosować dla wybranego docelowego rozwiązania SAP (na przykład SAP S/4HANA, SAP S/4HANA Cloud, SAP BW, SuccessFactors, Ariba), z drugiej strony dla każdego z trzech możliwych scenariuszy transformacji.

A scenariusze transformacji zidentyfikował SAP następujące:

Nowa implementacja SAP S/4HANA,
Konwersja obecnego systemu SAP do SAP S/4HANA,
Transformacja istniejących systemów do systemu SAP S/4HANA.

Nowa implementacja (tzw. GreenField) jest to zaprojektowanie i wdrożenie systemu S/4HANA od podstaw, scenariusz najbliższy standardowi. Konwersja systemu (tzw. BrownField) to dostosowanie istniejących procesów systemu SAP do nowej platformy i nowego rozwiązania. Transformacja systemów jest zazwyczaj kombinacją dwóch powyższych. Odnosi się do scenariuszy, w których istnieje konieczność konsolidacji różnych systemów i jednostek organizacyjnych. W ramach nowego podejścia do zarządzania projektem SAP zapewnia klientom gotowe do uruchomienia procesy biznesowe, metodykę i narzędzia wspomagające konfigurację. Są to trzy podstawowe filary SAP Activate.

Zestaw najlepszych praktyk (SAP Best Practices)

SAP dostarcza gotowe do uruchomienia procesy w ramach głównych obszarów biznesowych (na przykład finanse, logistyka, sprzedaż, produkcja) i raporty bazujące na danych dostępne w czasie rzeczywistym z systemu SAP S/4HANA. Zapewnia także gotowe narzędzia dla migracji danych oraz mechanizmy integracji z innymi rozwiązaniami, takimi jak SAP SuccessFactors lub SAP Ariba. Korzystanie z zestawu najlepszych praktyk pomaga klientom zminimalizować ryzyko, przyspieszyć wdrożenie i zmniejszyć całkowity jego koszt. Z zestawu najlepszych praktyk (ciągle uzupełnianego przez producenta nowymi funkcjonalnościami), firma może korzystać nawet po uruchomieniu systemu, czyli już w trakcie jego użytkowania.

Narzędzia wspierające konfigurację

SAP dostarcza narzędzia, które wspierają klientów w realizacji podstawowych czynności wdrożeniowych, takich jak: konfiguracja rozwiązania, testowanie, zarządzanie użytkownikami, zarządzanie zmianami. Narzędzia te są przeznaczone dla konkretnego scenariusza wdrożenia. Na przykład implementując rozwiązanie w chmurze, korzysta się z narzędzi wbudowanych bezpośrednio w system i oferujących możliwości przeglądania aktywowanego zakresu, ułatwiających konfigurację i testowanie (Guided Configuration). W stacjonarnym scenariuszu implementacji SAP S/4HANA (on-premise) sugerowane jest wykorzystywanie narzędzi i rozwiązań wspierających zarządzanie projektami IT, wbudowanych w produkt SAP Solution Manager 7.2.

Metodyka SAP Activate

To modularna, elastyczna i skalowalna metodyka przeznaczona do implementacji lub konwersji systemu do SAP S/4HANA, zgodna z wytycznymi Project Management Institute (PMI). Wskazuje zespołom projektowym szczegółowe kroki postępowania przez cały okres wdrożenia. Dostarcza przewodniki, linki, szablony i inne akceleratory projektowe dla wszystkich faz projektu.

Z trzech filarów SAP Activate zespół wdrożeniowy aktywnie korzysta podczas implementacji SAP S/4HANA. Sama metodyka wdrożeniowa ma za zadanie przede wszystkim określać fazy projektu, strukturę organizacyjną, sposób prowadzenia prac, kontroli postępów wdrożenia, podejmowania decyzji, a także rodzaje i sposób przygotowania dokumentów projektowych. Szczegółowe opisanie ról i podział prac między strony projektu powinno zapobiec ewentualnym sporom podczas wdrożenia SAP S/4HANA. Metodyka SAP Activate precyzyjnie definiuje cały zakres zadań.

Odkrywanie (Discover)

Formalnie projekt się jeszcze nie rozpoczął, ale klient może zapoznać się z systemem oraz częściowo się go nauczyć, żeby móc świadomie podjąć decyzję, co do koniecznego zakresu rozwiązania i finalnie - zakupu systemu.

Przygotowanie (Prepare)

Przygotowanie zaplecza organizacyjnego projektu (struktura, zespół, zakres obowiązków) oraz ustalenie misji i głównych jego celów. Przyjęcie strategii realizacji i opracowanie wstępnego planu projektu.

Badanie (Explore)

Badanie docelowego rozwiązania podczas serii warsztatów z klientem. Celem warsztatów jest zweryfikowanie czy wymagania przedsiębiorstwa i funkcjonalności dostarczane przez producenta pokrywają się z zestawem najlepszych praktyk. Następuje zidentyfikowanie i zaprojektowanie zmian funkcjonalnych. W tej fazie kluczowe jest wypracowanie wspólnego zrozumienia tego, w jaki sposób przedsiębiorstwo zamierza używać systemu SAP S/4HANA do prowadzenia aktywności biznesowej. Rezultatem warsztatów jest „Project Backlog”, w którym zidentyfikowanym wymaganiom biznesowym nadaje się priorytety wykonania według ich wartości biznesowej. Przygotowywane są plany realizacji wymagań w kolejnej fazie.

Realizacja (Realize)

Celem tej fazy jest dostarczenie podstawowego systemu, działającego zgodnie z wymaganiami zapisanymi w karcie projektu i Backlog’u. Metodyka oparta na zwinnym podejściu (agile) rekomenduje, aby podzielić fazę Realizacji na wiele mniejszych części, obejmujących zamknięte w czasie iteracje, których celem jest stopniowe realizowanie ustalonego zakresu wdrożenia. Klient aktywnie uczestniczy w odbiorze iteracyjnie dostarczanych rezultatów projektu. Warto zauważyć, że tak jak priorytety biznesowe mogą się z czasem zmieniać - w trakcie projektu zmieniać się mogą także priorytety zapisane w Backlog’u.

Wdrożenie (Deploy)

Rozpoczęcie eksploatacji systemu. Jest to również początek wsparcia operacyjnego. W tym momencie przedsiębiorstwo może prowadzić biznes, korzystając z wdrożonego rozwiązania.

Działanie (Run)

Ostatnia faza metodyki SAP Activate to utrzymanie i rozwój środowiska produkcyjnego. W ramach tej fazy korzysta się z wypracowanych procedur oraz standardów utrzymania i rozwoju systemu przy użyciu wcześniej wspomnianych trzech filarów.

Każda z faz rozpoczyna się, gdy spełnione zostały określone warunki wejściowe i kończy się wraz z osiągnięciem jasno określonych w metodyce rezultatów danego etapu, potwierdzonych przeprowadzeniem kontroli jakości przez kierowników projektu.

SAP Activate łączy w sobie zestaw najlepszych praktyk, narzędzia wspierające konfigurację i samą metodykę. Połączenie tych elementów usprawnia proces wdrożenia SAP S/4HANA. Jest to metodyka zwinna, dzięki czemu z założenia jest bardziej elastyczna i efektywna, a produkt bliższy oczekiwaniom klienta. Jednocześnie jest ustrukturyzowana i wskazuje krok po kroku, jak prawidłowo wdrażać system, ponieważ opiera się na wyraźnie zdefiniowanych fazach i logicznie powiązanych strumieniach roboczych, w ramach których wyznaczone są konkretne zadania. Co także istotne - zastosowanie metodyki SAP Activate ułatwia implementację przyszłych aktualizacji i innowacji dostarczanych przez producenta.