Złożony łańcuch dostaw - Jak stworzyć system oceny dostawców?

Każdy podmiot, który dużo kupuje, powinien umieć ocenić ryzyko dostawców i odpowiednio nim zarządzać.

Zarządzanie ryzykiem dostawców w łańcuchu dostaw to zaplanowane i systematycznie prowadzone działania mające na celu identyfikowanie źródeł potencjalnych zagrożeń ze strony dostawców. Dzięki nim, przedsiębiorca ma dostęp do aktualnych danych, które mogą wskazywać na możliwość wystąpienia tych zagrożeń, tak aby móc wcześniej skutecznie im zapobiec lub co najmniej ograniczyć ich negatywne skutki.

Analiza zagrożeń w ocenie dostawców

Punktem wyjścia do zarządzania współpracą z dostawcami jest zgromadzenie i uporządkowanie informacji o nabywanych kategoriach produktowych i usługach oraz ich dostawcach. Ze względu na ograniczone zasoby uwaga kierownictwa powinna być skupiona na tych kategoriach zakupowych i dostawcach, które niosą ze sobą największe ryzyko. Nieodzowna staje się ich segmentacja w oparciu o analizę zagrożeń. Mogą one być związane z jakością produktu lub usług, ich dostępnością, zgodnością z normami i przepisami prawa, itp. Potrzebne do tego są wyskalowane kryteria oceny istotności zagrożeń oraz podatności organizacji.

Ustalenie standardów działania

W drugim kroku kierownictwo określa standardy działania oraz oczekiwane zasady współpracy dla poszczególnych segmentów dostaw. O ile przedsiębiorstwo może kształtować wewnętrzne swobodnie swoje własne procesy, kształtowanie procesów i praktyk kontrahentów wymagać będzie formalizacji w formie umowy.

Aby uzgodnione zasady współpracy były przestrzegane, oprócz zaufania konieczne są środki do weryfikacji rzeczywistych praktyk po stronie kontrahentów. W praktyce jest to dostęp do informacji i środowiska produkcyjnego kontrahentów. Może to być realizowane poprzez dostarczane przez nich raporty lub audyty, czy inspekcje.

Odpowiedzialność producenta za produkt końcowy

Zarządzanie ryzykiem dostawców wymaga współpracy wielu funkcji przedsiębiorstwa i angażuje specjalistów od zarządzania jakością, ryzykiem i zgodnością, jak również prawników, personel operacyjny i audytorów. Gra jest jednak warta świeczki, ze względu na całkowitą odpowiedzialność producenta za produkt końcowy i ponoszone przez niego ryzyko wizerunkowe, wiarygodności i finansowe – to właśnie producent będzie odpowiadał za ewentualne braki czy niezgodność produktu z obowiązującymi normami. Odium niedociągnięć i nadużyć spada zawsze na tego, kto firmuje końcowy produkt lub usługę.

Ze względu na liczne „punkty styku”, współpraca wielu funkcji w firmie jest konieczna już na etapie projektowania struktur organizacyjnych i procesów łańcucha logistycznego. Wyzwaniem na dalszym etapie jest zapewnienie systematyczności i dyscypliny w stosowaniu wypracowanych standardów działania. Odstępstwa powinny być traktowane jako wyjątki i podlegać dodatkowej akceptacji wyższego kierownictwa.

Czytaj więcej o zarządzaniu ryzykiem dostawców w kontekście ostatnich wydarzeń w branży mięsnej.