Budżetowanie - planowanie kosztów od zera w niepewnych czasach

26/08/20

Koniec sezonu urlopowego to czas, który dla większości firm oznacza konieczność zaplanowania budżetu na kolejny rok. 

Pojawia się zatem pytanie, jak zrobić to w momencie, w którym w zasadzie niczego nie możemy przyjąć za pewnik? Na czym oprzeć założenia, które będą towarzyszyły nam przez cały kolejny rok i które mają za zadanie wesprzeć rozwój naszego biznesu, przekładając się na realizację konkretnych celów?

Już dziś brak wiarygodnego punktu odniesienia powoduje, iż wiele firm, nie mogąc oprzeć się na danych, działa punktowo i podejmuje nie zawsze dobrze przemyślane decyzje kosztowe. Te powinny brać pod uwagę nie tylko chwilowe oszczędności, ale wiele innych czynników związanych pośrednio i bezpośrednio z COVID-19, np. zmiany w strukturze kanałów sprzedaży, ewolucja miksu produktowego czy w końcu samego sposobu budowania relacji z klientem. To wszystko sprawia, że myśląc o kosztach, powinniśmy spojrzeć szerzej na całość naszego biznesu i zachodzących w nim zmian.

Naszą odpowiedzią na te wyzwania jest podejście Zero Based Budgeting (ZBB), które nie tylko pozwala skutecznie opracować budżet w czasach niepewności, ale także, wpływając pozytywnie na optymalizację kosztową, jest jedną z dźwigni organizacji zdolnej do wzrostu.

Czytaj dalej, aby poznać kolejne kroki w procesie Zero Based Budgeting.

 

Zobacz video:
loading-player

Playback of this video is not currently available

Budżetowanie w firmie zgodnie z Zero Based Budgeting

Zacznij z białą kartką

Istnieje kilka podejść do planowania budżetu. Najczęstszą praktyką jest tworzenie założeń na podstawie roku ubiegłego i wprowadzanie do nich nieznacznych modyfikacji. Podejście przyrostowe, bo o nim mowa,  może sprawdzić się w czasach spokoju, gdy korekta kursu o kilka stopni doprowadzi nas najpewniej do celu, a sprawdzone metody działania zapewnią komfort.

Dziś mamy jednak do czynienia z warunkami dynamicznymi, do których należy się przygotować w zupełnie inny sposób. To moment, który wymaga przeprowadzenia gruntownej inwentaryzacji i powiedzenia „sprawdzam”, ponownego zweryfikowania przyjętych niegdyś założeń, które wymagają dziś redefinicji. Warto wyobrazić sobie jeszcze raz punkt startu, wolny od przyzwyczajeń, zaszłości czy utartych schematów działania.
 


Oszacuj nakłady na konkretne procesy i zweryfikuj ich zasadność

Podstawą do wypracowania takiego budżetu jest procesowa analiza organizacji, która w powiązaniu z bazą przychodowo-kosztową pozwala w efekcie oszacować zasadność nakładów na poszczególne działania i skutecznie je zoptymalizować. Patrzymy zatem na firmę zupełnie świeżym i niezależnym okiem.

Gdy o niezależności mowa – nieodzownym elementem na tym etapie jest wiedza ekspertów oraz benchmarki i najlepsze praktyki, w oparciu o które weryfikujemy zasadność naszych hipotez. Dzięki szerokim kompetencjom, dostępowi do ekspertów na całym świecie oraz sprawdzonej metodologii, podejście ZBB może być stosowane w każdym sektorze, niezależnie od tego czy mamy do czynienia z globalnym retailerem, spółką technologiczną czy koncernem farmaceutycznym.
 


Przyjmij kilka scenariuszy

Najlepszy scenariusz to taki, który przewiduje uruchomienie wariantów alternatywnych, kiedy główna oś wydarzeń przestanie układać się po naszej myśli. Dlatego wspierając naszych klientów już od początku pojawienia się znamion kryzysu, zachęcamy ich do przyjmowania przynajmniej trzech możliwych opcji, zarówno w obszarze przychodów, jak i kosztów. 

Scenariusz wiodący, nazywany też optymalnym, to taki, który wynika z wypracowanych w pierwszej fazie założeń. Analiza procesów, dane, wiedza z rynku, doświadczenie – wszystko to mówi, iż jest to najbardziej prawdopodobny przebieg wydarzeń. W oparciu o niego tworzymy dwa alternatywne scenariusze. W jednym z nich dużo bardziej konserwatywnie patrzymy na plan, dużo wyraźniej widzimy ryzyka, co pozwala nam od razu stworzyć plan na wypadek ich realnego wystąpienia. Scenariusz trzeci pozwala spojrzeć na budżet w nieco bardziej optymistycznych kolorach, nadal pozostając realnym, ale wymagającym wystąpienia sprzyjających okoliczności. Jeżeli wykorzystujemy narzędzia business intelligence (BI), a także mamy dostęp do kluczowych danych, możemy opracować dokładne symulacje tych scenariuszy i zobaczyć "co by było gdyby". 
 


Zaplanuj proces wczesnego reagowania

Gdy już zaplanowaliśmy budżet, przygotujmy się na jego realizację. Tylko odpowiednie mechanizmy śledzenia pozwolą nam mieć kontrolę i świadomie zmierzać w objętym kierunku. Już teraz widać wyraźnie, że z kryzysem radzą sobie lepiej te firmy, które potrafią błyskawicznie podejmować decyzje i zmieniać kierunek działania. 

Możliwe jest to tylko wtedy, gdy do dyspozycji mamy na bieżąco komplet danych i odpowiednie narzędzia. Dlatego już na etapie planowania budżetu opracowujemy możliwe rozwiązania z obszaru business intelligence, które pozwolą nam śledzić jego realizację i reagować. Przy opracowanych scenariuszach, z wykorzystaniem technologii BI, możemy także monitorować bieżącą sytuację i błyskawicznie reagować na pojawiające się zmiany w otoczeniu. Odpowiedni zestaw wskaźników, zwizualizowanych na interaktywnych kokpitach (dashboarding), podpowie, kiedy wykonać zmianę. Korelacyjne wykorzystanie technologii do monitorowania np. Net Working Capital, pozwoli krótkookresowo obserwować jak pracuje nasz kapitał, czy w najbliższym okresie nie czeka nas problem z płynnością, a tym samym jeszcze sprawniej zarządzać decyzjami związanymi z realizacją budżetu i przyjętymi scenariuszami. 
 


Wypracuj dobre praktyki na kolejne lata

Prawidłowo wdrożony proces ZBB zmienia kulturę organizacji i sprawia, że zarządzanie kosztami staje się częścią codziennej pracy każdego pracownika i gwarantuje utrzymanie efektów optymalizacji na kolejne lata. Podstawą tego są dobre praktyki, dostosowane do specyficznych potrzeb organizacji, które powinny zostać wdrożone m.in. w takich obszarach jak:

  • Raportowanie zarządcze
    odpowiednie zdefiniowanie kategorii kosztowych, umożliwiające transparentne przypisanie odpowiedzialności tzw. właścicielom na potrzeby monitorowania i rozliczania;
  • Wewnętrzne regulacje
    wdrożenie transparentnych zasad i polityk zarówno w zakresie zarządzania kosztami (np. progi kontrolne), jak również w zakresie procedur zakupowych (np. kryteria umożliwiające ponowne uruchomienie postępowań zakupowych w celu renegocjacji cen);
  • Systemy motywacyjne
    transparentny proces wyznaczania ambitnych, ale wiarygodnych celów budżetowych. 

ZBB powinno być procesem cyklicznym, a nie jednorazowym ćwiczeniem polegającym na cięciu kosztów według przypadkowych kryteriów i bez względu na konsekwencje (np. spadek motywacji).

Dlatego też rekomendowanym rozwiązaniem jest, aby wewnętrzny zespół ds. wdrożenia ZBB (z obszaru finansów oraz IT) kontynuował swoją pracę jako zespół koordynacyjny, który zapewniałby stały nadzór i bieżące dostosowanie procesu ZBB do potrzeb organizacji oraz wyzwań zmieniającego się otoczenia rynkowego. Pozwoli to na efektywne zarządzanie kosztami, bez utraty zaangażowania pracowników, które to jest kluczowym czynnikiem, decydującym o efektywności każdej organizacji.

 

Kluczowe korzyści z zastosowania Zero Based Budgeting:

  • Optymalizacja
    zmniejszenie bazy kosztowej średnio o ok. 15%
  • Transparentność
    alokowanie bazy kosztowej na konkretne procesy i czynności
  • Niezależne spojrzenie
    odniesienie bazy kosztowej do benchmarków rynkowych
  • Elastyczność
    analiza scenariuszowa oraz sposoby monitorowania umożliwiające błyskawiczne reagowanie
  • Efektywność
    wpływ na rozwój organizacji poprzez realizację szeregu inicjatyw usprawniających, wynikających z analizy procesów

Skontaktuj się z nami

Grzegorz Łaptaś

Grzegorz Łaptaś

Partner, PwC Polska

Tel.: +48 513 092 846

Agata Katyl

Agata Katyl

Menedżer, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 174

Obserwuj nas