Efektywność operacyjna - czyli droga do organizacji zdolnej do wzrostu

10/06/20

Gdy wyjaśniasz i uzasadniasz w swojej organizacji potrzebę transformacji, nie odnoś się jedynie do zagrożeń. Niepokój paraliżuje i rozprasza uwagę. Zamiast tego skoncentruj się na szansach i wizji firmy, jaką wspólnie chcecie stworzyć.

W czasach nowej normalności robienie starego po staremu ani starego po nowemu nie przyniesie już oczekiwanych rezultatów i nie przełoży się na sukces organizacji. Podejście firm do wielu obszarów musi się zmienić.

Kluczowym elementem operowania w nowej normalności - czasie ograniczonych możliwości wzrostu, zaburzonym z powodu wystąpienia globalnej pandemii - powinna być rewizja strategii rynkowej oraz odświeżone metody i podejście do optymalizacji kosztów. Jak już pisaliśmy komercyjna strategia powinna zostać dostosowana do zmieniających się zachowań konsumentów, ich migracji do kanałów cyfrowych, silnej konkurencji i galopującej digitalizacji.

Kwestia optymalizacji kosztów również nabrała nowego znaczenia w przedsiębiorstwach na całym świecie. Po bardzo długo trwającym okresie prosperity i dynamicznego rozwoju gospodarczego przedsiębiorstwa nie są przygotowane ani strategicznie ani strukturalnie na to, aby teraz, w czasach nowej normalności, działać sprawnie i odnosić sukcesy. Rewidując swoje strategie rynkowe, firmy jednocześnie muszą zoptymalizować swoje funkcjonowanie w kluczowych obszarach, przy jednoczesnym ograniczaniu kosztów. To ciężkie wyzwanie, które wymaga bardziej wysublimowanego podejścia, niż zwykły cost cutting. Optymalizacja kosztów musi łączyć się ze zmianami strukturalnymi. Nie mówimy już o prostych metodach robienia więcej przy mniejszych nakładach i zasobach. Wciąż mamy do czynienia z powszechną praktyką wśród liderów, którzy w trudnych, kryzysowych czasach niemal automatycznie redukują poziom inwestycji, zamrażają zatrudnienie, ograniczają działania marketingowe i brandowe, rezygnują z wchodzenia na nowe rynki, a czasem nawet wstrzymują podejmowanie wszelkich strategicznych decyzji.

Stare po staremu - przejściowość i pogłębianie recesji

Takie działania dotychczas mogły być nawet jedyną metodą na przetrwanie. Ich skuteczność jest jednak tylko krótkoterminowa, a po roku, czy dwóch latach efekt przestanie być widoczny, powodując powrót firmy do punktu wyjścia. Ponadto procykliczne zachowanie firm, ściąganie wodzy w momencie ogólnego spowolnienia wywołuje efekt jeszcze głębszej recesji. Zgodnie z paradoksem opisanym przez Johna Maynarda Keynesa, ograniczanie wydatków gospodarstw domowych i firm podczas recesji, powoduje generalne ograniczenie popytu w gospodarce i pogłębienie recesji. Takie podejście stawia też firmy w zdecydowanie gorszym położeniu jeśli chodzi o możliwość wykorzystania nowych szans, jakie pojawiają się w momencie stopniowego powracania gospodarki do stanu sprzed kryzysu.

Nowe po nowemu

Optymalizacja kosztów dziś musi oznaczać pracę nad trwałą sprawnością i efektywnością operacyjną, łącząc w sobie obniżanie kosztów z doskonałością i zwinnością działania, a całość musi wiązać się bezpośrednio z realizacją strategii i budową przewagi konkurencyjnej firmy na rynku. Tylko takie podejście stanowi najlepszą odpowiedź firm na dzisiejszą sytuację i gwarantuje stabilność rozwoju w niestabilnych czasach. Firmy powinny stosować nowe podejście do strategicznego zarządzania kosztami, tak aby być “fit” i stać się organizacją zdolną do wzrostu w każdych warunkach.

Niezależnie od tego, czy mówimy o strategii, zasobach ludzkich, operacjach, transakcjach, obszarze regulacji czy finansów, mamy jeden wspólny mianownik. Firmy muszą być nastawione na aktywne działanie. Przekształcenie firmy w organizację zdolną do wzrostu, zaczyna się od powiązania kosztów z priorytetami i strategią, inwestowania w niezbędne, zróżnicowane zasoby i korzystaniae z tradycyjnych i cyfrowych dźwigni w celu efektywnego wdrożenia tych działań. Dodatkowo firmy muszą stale pracować nad różnymi scenariuszami, konstruując i oceniając na bieżąco pojawiające się szanse i ryzyka. Muszą rozwinąć zdolności bycia zwinną organizacją - doskonaląc efektywność organizacyjną tak, aby szybko reagować, dostosowywać priorytety i zasoby do zmieniających się okoliczności. I wreszcie muszą umacniać swoją odporność. Samo stworzenie alternatywnych scenariuszy nie zapewni bezpieczeństwa organizacji jeśli ta nie będzie miała operacyjnej zdolności do ich realizacji. Organizacja zdolna do wzrostu ma umiejętność podejmowania szybkich i trafnych decyzji, jest odporna i gotowa do działania w każdych warunkach.

Zobacz także:

Dowiedz się jak wspieramy firmy w budowaniu pewności w zmiennych czasach

Dlaczego firmy powinny dążyć do osiągnięcia zdolności do wzrostu?

Organizacje zdolne do wzrostu inwestują zgodnie z kierunkiem strategicznym, co pozwala im cieszyć się wyższymi stopami zwrotu. Koncepcja optymalnej organizacji to strategiczne podejście do zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie.

Pod pewnymi względami zmiana strategii operacyjnej może wydawać się nawet trudniejsza, niż redefiniowanie strategii rynkowej. Przed erą cyfryzacji takie zmiany jak przeniesienie produkcji i łańcucha dostaw między krajami mogły trwać lata. Obecnie wyzwaniem i zarazem szansą dla efektywności operacyjnej jest możliwość wykorzystania nowoczesnej technologii - rozwiązań chmurowych, zaawansowanej analityki i wizualizacji danych, optymalizacji procesów, nowoczesnych narzędzi i systemów ERP czy wreszcie automatyzacji, robotyzacji i sztucznej inteligencji. Część z wymienionych rozwiązań umożliwia szybką transformację, część z nich musi zostać zaplanowana w dłuższym horyzoncie inwestycyjnym. Z całą pewnością są jednak niezbędne do zbudowania optymalnego modelu operacyjnego, który umożliwia dostosowywanie się do zmieniających się warunków na rynku, długofalowy wzrost i rozwój.

Kluczowe cechy organizacji zdolnej do wzrostu:

Cyfrowa, skalowalna i zwinna
Oparta o dane
Zarządzająca kosztami, inwestycjami i łańcuchem dostaw w ścisłej korelacji ze strategią
Posiadająca wysoką odporność na ryzyko i zgodność z regulacjami
Budująca zaangażowanie ludzi wspieranych przez odpowiednie systemy, technologie i narzędzia

Na podstawie naszych obserwacji widzimy wiele wyzwań, z jakimi mierzą się firmy na naszym rynku.

Wśród nich są między innymi niska dojrzałość, kontrola i digitalizacja procesów, nieefektywności operacyjne i organizacyjne, brak przejrzystości kosztów, niejasne procesy decyzyjne, silosowe zarządzanie i działy biznesowe bez jasnych, funkcyjnych celów. Dodatkowo managerowie średniego szczebla często nie mają wiedzy o tym, gdzie znajdują się nieefektywności i miejsca do potencjalnych oszczędności, przez co nie realizują celów w tym zakresie i nie wdrażają zmian, które później można połączyć w kompleksową, strategiczną transformację biznesu. Często brakuje też jasno przypisanej odpowiedzialności za nadzór nad efektywnością operacyjną organizacji. Taką odpowiedzialność w swoich rękach powinien skupiać COO lub CFO. Kluczowym zadaniem CEO jest opracowanie i realizacja strategii firmy - skupionej na kliencie i jego potrzebach. Zadaniem COO i / lub CFO jest zapewnienie firmie optymalnego modelu operacyjnego umożliwiającego jej realizację oraz szybkie dostosowywanie się do zmian.

Jak przekształcić firmę w organizację zdolną do wzrostu, gotową do działania w niestabilnym i ryzykownym otoczeniu?

5 kroków na drodze do organizacji zdolnej do wzrostu:

Jasne zdefiniowanie zasobów i procesów kluczowych dla realizacji strategii i zdolności konkurowania na rynku.
Koncentracja na dywersyfikacji zasobów.
Dostosowanie struktury kosztów
Stworzenie efektywnego modelu operacyjnego wspierającego wzrost
Zbudowanie kultury organizacyjnej opartej o zmianę