Faktury ustrukturyzowane - rola i znaczenie chmury w rozwiązaniach podatkowych

Usługi chmurowe są obecne na rynku już od niemal dwóch dekad. Z jednej strony analizowane dane potwierdzają fakt zwiększającej się wydajności biznesowej poprzez skalowalność rozwiązań i ich nieprzerwaną dostępność. Z drugiej zaś strony widzimy nadal część otoczenia biznesowego, działającego poza tym modelem. Jak pokazują doświadczenia około 69% biznesu korzysta z usług chmurowych w tej czy innej postaci, a 18% myśli o jej zastosowaniu w niedalekiej przyszłości. Warto też zauważyć, iż firmy inwestujące w rozwiązania z obszaru przetwarzania dużych zbiorów danych, rozwiązań chmurowych czy też IoT (Internet of Things) odnotowują niemal 53% wzrosty przychodów.

Rozwiązania chmurowe dla sektora handlu detalicznego przynoszą szerokie spektrum możliwości, od redukcji kosztów infrastruktury, gromadzenia i przetwarzania danych po dostęp do tych informacji w czasie rzeczywistym. To właśnie aspekt dostępu do danych oraz ich bezpieczeństwo mają kluczowy wpływ na takie aspekty biznesu jak doświadczenie użytkownika, zwiększona rentowność, czy też zabezpieczenie ciągłości biznesu. Przepływ danych oraz ich stabilny dostęp ma ogromne znaczenie także w nowych regulacjach podatkowych związanych z przesyłaniem informacji do Krajowego System e-Faktur (KSeF) i jednoczesne umożliwienie wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych

Bezpieczeństwo danych

Przedsiębiorstwa branży sektora handlu detalicznego charakteryzują się dużą zmiennością w obszarze przyrostu danych, głównie ze względu na zmieniającą się liczbę klientów i obroty. Przetwarzanie danych w chmurze nie dotyczy tylko informacji o nowych klientach, ale dotyka także takich obszarów jak stany magazynowe, czy też informacje związane ze sprzedażą. Samo przetwarzanie danych jest tylko jednym z wyzwań. Znacznie istotniejsza wydaje się ich wrażliwość i co za tym idzie bezpieczeństwo, które biznes musi zapewnić, aby nie narazić się na konsekwencje związane z ich niewłaściwym użytkowaniem. Jak pokazują dane aż 94% firm, które doświadczyły poważnej utraty danych, musiały zakończyć swoją działalność w kolejnych dwóch latach. Utrata tych danych jest efektem rosnącej liczby pojawiających się wirusów typu ransomware (infekujące systemy oraz przechwytujące dane) oraz ataków DDoS (ataki na komputery oraz serwery).

Jak można zaobserwować bezpieczeństwo danych staje się jednych z głównych problemów, które należy rozwiązać. Analizując lokalny rynek firm z branży handlu detalicznego, widzimy że nadal większość gromadzi i przetwarza wspomniane dane w ramach lokalnej infrastruktury, zapominając o możliwościach usług chmurowych takich jak szyfrowanie danych, zapory aplikacji internetowych czy też zabezpieczenie całej sieci.

Skalowalność infrastruktury

Okres pandemiczny, jak i spowolnienie gospodarcze miały istotny wpływ dla branży detalicznej, a w szczególności dla tych firm, które dostarczają swoje produkty poprzez standardowe kanały sprzedaży. Z drugiej zaś strony widzieliśmy silny impuls dla tych jednostek, które swoją działalność realizują poprzez procesy online. Te wahania niejako narzucają firmom zdefiniowanie na nowo istniejącej strategii cyfrowej, tak aby w nowym otoczeniu ekonomicznym, móc nadal maksymalizować swoją wydajność operacyjną, produktywność, a co za tym idzie marżę zysku. Idealną odpowiedzią na fluktuacje w zapotrzebowaniu na moc obliczeniową są rozwiązanie chmurowe, które poprzez ciągłą analizę, elastyczną architekturę oraz sieć definiowaną programowo, dostosowują się do potrzeb biznesowych w obszarze skalowalności.

Ruch w branży handlu detalicznego zawsze charakteryzował się sporą zmiennością, dlatego tak istotne jest, aby infrastruktura, na której znajdują się systemy IT, mogła skalować się w różnych kierunkach, dostosowując się jednocześnie do np. okresowych zmian w popycie. Brak skalowalności i elastyczności w tym obszarze, może mieć bezpośrednie przełożenie, na takie obszary jak utrata produktywności, pogorszenie obsługi klienta, czy też zmniejszenie przychodów. Często mówimy o rosnących potrzebach w obszarze popytu, ale pamiętajmy że skalowalna infrastruktura, może być dynamicznie zredukowana, kiedy ten popyt się zmniejsza. Dzięki temu nie utrzymujemy zbędnej infrastruktury, co z kolei przekłada się na redukcję kosztów.

Rozwiązaniem tego wyzwania jest odpowiednia strategia chmurowa i to nie zawsze bazująca na jednym dostawcy, ale dostarczana w modelu hybrydowym przez kilka niezależnych podmiotów oparta na infrastrukturze prywatnej i lokalnej. Dzięki takiemu podejściu optymalizujemy nie tylko samą infrastrukturę, ale bierzemy to co najlepsze od poszczególnych dostawców. Dodatkowo nie jesteśmy uzależnieni od jednego operatora chmury i nie zamykamy się jako firma w długoletnich, sztywnych umowach z dostawcami usług chmurowych.

Ciągłość biznesu

Chmura jest kluczowym elementem dla ciągłości biznesowej, w szczególności w przypadku firm skoncentrowanych na danych i transakcjach, które nie mogą pozwolić sobie na ograniczenia lub przestoje w działaniu biznesu. Tradycyjne rozwiązania nadal oferują usługę związaną z odzyskiwaniem danych, ale jest to bardzo często związane z czasem odzyskiwania, który jest potrzebny na przenoszenie informacji pomiędzy poszczególnymi serwerami, czy też lokalizacjami. W przypadku awarii głównych serwerów, w modelu z lokalną infrastrukturą, narażamy się na zatrzymanie całej firmy. W przypadku rozwiązań oferowanych w modelu SaaS (Software as a Service) i samej chmury, mamy większe możliwości i co za tym idzie zwiększoną odporność na potencjalne przestoje, niż jest to w stanie zapewnić pojedyncza firma. Aspekt chmurowy rozpatrywany pod kątem ciągłości biznesowej ma też odzwierciedlenie w kosztach i bezpieczeństwie danych. Z perspektywy wydatków, firma nie musi zabezpieczać się tworząc kosztowną lustrzaną infrastrukturę i co za tym idzie potrzebę synchronizacji między tymi instancjami (zakres ten jest pokryty przez dostawcę usług chmurowych), a od strony bezpieczeństwa ma infrastrukturę w mniejszym stopniu narażoną na ataki DoS (disruption of service).

Biznes w chmurze

Ostatnio coraz częściej spotykamy się ze stwierdzeniem, że w obecnej sytuacji rynkowej, wszystkie firmy są firmami technologicznymi. Technologie chmurowe zaczynają stawać się integralnymi częściami planowania strategicznego także wśród firm z branży handlu detalicznego. Podejście “cloud first” to nie tylko strategia dla największych firm, ale także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Firmy otrzymują narzędzia pozwalające na redukcję kosztów infrastruktury, czy zwiększenie bezpieczeństwa, ale co równie istotne znaczące uelastycznienie przedsiębiorstwa w obliczu wyzwań, w których przetwarzanie danych i ich bezpieczny transport będzie odgrywało kluczową rolę, jak choćby w przejściu na system faktur ustrukturyzowanych.