Jak działa znowelizowana ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym

Ostatnich kilkanaście miesięcy to okres wzmożonej działalności Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów m.in. w zakresie przeciwdziałania zatorom płatniczym, czyli nowej kompetencji przypisanej właśnie Prezesowi UOKiK w 2020 r. Regulacje dotyczące zatorów płatniczych dotykają wielu obszarów działalności spółek z branży retail, dlatego warto przyjrzeć się im bliżej.

Zatory płatnicze – co wiemy na ten moment

Znowelizowane przepisy ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dotyczące zatorów płatniczych weszły w życie z dniem 1 stycznia 2020 roku. Po prawie 6 miesiącach obowiązywania przepisów, Prezes UOKiK, organ, któremu została przypisana kompetencja rozstrzygania w sprawach zatorów płatniczych, rozpoczął aktywne działania dotyczące zatorów płatniczych. Do końca 2020 roku Prezes UOKIK wszczął ponad 100 postępowań w przedmiocie występowania nadmiernych opóźnień w transakcjach handlowych.

19 lutego 2021 roku Prezes UOKiK poinformował o wydaniu pierwszych czterech decyzji dotyczących zatorów płatniczych, nakładając dwie kary pieniężne w wysokości prawie 500 tys. PLN (w branży transportowej) oraz odstąpił od nałożenia kary w dwóch innych przypadkach (w branży kurierskiej i sprzedaży produktów elektronicznych). Pozostałe postępowania toczą się nadal. Wiele z nich dotyczy podmiotów z branży retail lub branży powiązanych.

Regulacje dotyczące zatorów płatniczych dotykają wielu obszarów działalności spółek z branży retail. Są one bowiem istotne dla zarządzania łańcuchem dostaw, polityką płatniczą, praktyką w zakresie fakturowania i dokonywania rozliczeń, stosowania narzędzi finansowych (np. faktoring), a także pośrednio mogą mieć znaczenie dla stosowanych praktyk marketingowych, trade marketingowych oraz negocjacyjnych.

Podstawowe zmiany jakie wprowadza nowelizacja Ustawy:

zasady naliczania odsetek za opóźnienie w płatnościach w transakcjach handlowych;
maksymalne dopuszczalne terminy płatności w relacji dużych przedsiębiorców z mikro, małymi i średnimi przedsiębiorcami (maksymalnie 60 dni);
ograniczenie dotyczące stosowania terminów dłuższych niż 60 dni w pozostałych relacjach handlowych do sytuacji, gdzie zastosowanie takiego terminu nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela;
zdefiniowanie wystąpienia nadmiernego opóźnienia w spełnieniu świadczeń pieniężnych (suma płatności po terminie lub zaległych po terminie przekraczająca 5 mln PLN dla postępowań wszczętych w 2021 roku w trzech następujących po sobie miesiącach – dla wszczętych w 2022 roku 2 mln PLN);
możliwość wszczęcia i nałożenia przez Prezesa UOKiK kary pieniężnej w postępowaniu administracyjnym w przypadku wystąpienia nadmiernego opóźnienia w spełnieniu świadczeń pieniężnych;
obowiązek corocznego (do 31 stycznia) raportowania bilansu płatniczego i struktury stosowanych terminów płatności.

Wnioski z obserwacji dotychczasowych działań UOKiK:

Z dotychczasowych dyskusji dotyczących zakresu stosowania przepisów Ustawy, jak i z opublikowanych informacji Prezesa UOKiK, można wyciągnąć następujące wnioski:

postępowania prowadzone przez Prezesa UOKIK cechują się wysokim poziomem skomplikowania. Zakres danych niezbędnych do przedstawienia w toku postępowania obejmuje szczegółowe zestawienia wszystkich transakcji handlowych przeprowadzonych w badanym okresie (może dotyczyć nawet kilkunastu tysięcy transakcji) oraz wymaga często zebrania danych z wielu źródeł. Przygotowanie zestawień płatności w badanym okresie jest żmudnym i bardzo pracochłonnym procesem, często angażującym pracowników wielu działów. Ich badanie przez Urząd również jest skomplikowanym procesem;
poziom skomplikowania postępowań znacząco zwiększa stosowanie przez przedsiębiorców narzędzi finansowych takich jak faktoring lub stosowanie potrąceń;
praktyki w zakresie fakturowania, reklamacji lub wstrzymywania płatności w przypadku kwestionowania dostaw lub wprowadzania korekt faktur wymagają jednostkowego opisu sytuacji, co stanowi znaczne wyzwanie przy znacznych ilościach raportowanych transakcji;
ostateczny bilans świadczeń niezapłaconych po terminie i nieotrzymanych po terminie jest kluczowy dla oceny, czy wobec przedsiębiorcy może zostać nałożona kara finansowa albo czy Prezes UOKiK odstąpi od jej nałożenia zgodnie z art. 13v ust. 6 Ustawy;
rozliczenia wewnątrzgrupowe oraz stosowanie grupowych narzędzi zarządzania finansowego (np. cashpooling) mogą mieć znaczny wpływ na bilans płatniczy i praktyki płatnicze przedsiębiorców, a tym samym narażenie spółki na wystąpienie nadmiernych opóźnień w płatnościach i podstaw do wydania kary.

Najbliższe miesiące pokażą, jak Prezes UOKIK podchodzi do bardziej skomplikowanych przypadków rozliczeń w ramach łańcucha dostaw. Ponadto, już teraz mówi się o konieczności wprowadzenia nowelizacji Ustawy, aby ująć w niej kwestie rozliczeń wewnątrzgrupowych lub stosowania usług faktoringu.

Z wskazanych powyżej obowiązków prawnych, działań Prezesa UOKiK, jak i pojawiających się kwestii praktycznych wynikających z toczących się postępowań wynika, że obszar postępowań dotyczących zatorów płatniczych stanie się jednym z kluczowych aspektów, które osoby zarządzające przedsiębiorcami w branży retail będą musiały brać pod uwagę w ramach działalności spółki. Dotyczy to zarówno stosowanych praktyk finansowych i handlowych, jak i przygotowania procesowego i technicznego celem spełniania obowiązków ustawowych lub współpracy z Prezesem UOKiK w toku potencjalnych postępowań.

Mając powyższe na uwadze, zasadnym jest podjęcie przez przedsiębiorców wybranych działań, które mogą zmniejszyć ryzyko lub usprawnić wykonywanie obowiązków wynikających z Ustawy. Są nimi między innymi:

przeprowadzenie badania stosowanych w spółce praktyk płatniczych (np. procesy rejestrowania faktur i dokonywania płatności, porównanie terminów płatności z faktur z terminami wynikającymi z umów, sposób rejestrowania faktur kwestionowanych);
wprowadzenie usprawnień organizacyjnych lub nowych narzędzi raportowych (np. rejestrowanie potrąceń);
opracowanie standardów i wytycznych dla postępowania i zasad raportowania wewnętrznego przypadków opóźnionych płatności (np. w przypadku postępowań reklamacyjnych lub odmowy przyjęcia faktur).