Dlaczego weryfikacja kontrahentów jest ważna?

Weryfikacja kontrahentów nabiera szczególnego wymiaru dla przedsiębiorstw działających w branży retail. Zarówno transakcje z wieloma kontrahentami jak i stałe poszukiwanie nowych kontaktów biznesowych są wpisane w naturę tej branży.

Dlatego ważne jest, by przy tak dużej skali i dynamice przeprowadzać w przedsiębiorstwie weryfikację kontrahentów. Brak odpowiednich procedur weryfikacyjnych może skutkować uznaniem, że w przedsiębiorstwie nie jest dochowana należyta staranność. To z kolei może wiązać się z daleko idącymi konsekwencjami dla podatnika.

Czym jest należyta staranność?

Pojęcie należytej staranności nie pojawia się wprost w samej ustawie o VAT, mimo że jej dochowanie jest z perspektywy VAT kluczowe. Należyta staranność to jednak nic innego jak zbiór okoliczności, które powinny być brane pod uwagę przez podatników przy zawieranych transakcjach oraz dokonywanych rozliczeniach VAT.

Dlaczego to istotne?

Z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE wynika, że w sytuacji, w której podatnik popełnia oszustwo lub nadużycie - a także gdy wiedział lub powinien wiedzieć, że uczestniczył w takim procederze przy dokonywaniu transakcji, możliwa jest odmowa prawa do odliczenia podatku.

Co więcej, w przypadku braku zachowania należytej staranności, w pewnych sytuacjach dopuszczalne jest objęcie podatnika solidarną odpowiedzialnością za VAT, który nie został rozliczony przez kontrahenta. W przypadku zaś transakcji międzynarodowych (WDT) brak dochowania wymogów może mieć związek z odmową zastosowania 0% stawki VAT i koniecznością opodatkowania transakcji w kraju.

Biorąc pod uwagę, że konsekwencje te mogą łączyć się z badaniem subiektywnych kryteriów (odnoszą się do stanu wiedzy podatnika) warto zadbać o należyte udokumentowanie działań weryfikacyjnych podejmowanych w przedsiębiorstwie. Dlatego też, podatnicy powinni weryfikować kontrahentów zarówno zawierając nowe umowy, jak i kontynuując współpracę ze swoimi kontrahentami - oraz odpowiednio dokumentować dokonywane czynności.

Biała lista jest pomocna, ale to nie wszystko

Tzw. “biała lista podatników VAT” kojarzona jest z instrumentem, który umożliwia sprawdzenie rachunku bankowego kontrahenta tak, by uniknąć ryzyka wyłączenia wydatków z kosztów podatkowych. Poza tą informacją biała lista dostarcza jednak również szeregu innych danych o kontrahentach. Dane te mogą pozwolić na udowodnienie, że w przedsiębiorstwie zachowana jest należyta staranność.

Rozpoczynając współpracę z nowym kontrahentem w szczególności należy zweryfikować, czy dany podmiot jest zarejestrowanym podatnikiem VAT (biała lista daje możliwość takiej weryfikacji na wybrany dzień do 5 lat wstecz), a także rejestrację kontrahenta w bazie KRS lub CEIDG.

Oprócz tego, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów dotyczącymi zachowania należytej staranności powinno się również sprawdzić, czy podatnik posiada ewentualnie wymagane koncesje lub zezwolenia oraz czy osoby zawierające umowę posiadają do tego odpowiednie umocowanie.

Dla zachowania należytej staranności należy zwrócić również uwagę na kryteria transakcyjne, tj. dotyczące zarówno kontrahenta jak i samych okoliczności transakcji, tj. w szczególności czy:

transakcja została przeprowadzona bez ryzyka gospodarczego;
w jaki sposób podatnik dokonuje płatności dot. większych transakcji (powyżej 15 tys. zł), tj. czy kontrahent preferuje płatności gotówkowe lub czy zapłata nie ma nastąpić na więcej niż jeden rachunek bankowy - bądź rachunek innego niż kontrahent podmiotu, czy też rachunek zagraniczny;
czy cena oraz termin płatności nie odbiega od cen rynkowych;
czy transakcja nie odbiega od warunków które gwarantują zachowanie bezpieczeństwa obrotu w branży oraz czy towary były zgodne z wymogami jakościowymi;
czy nabywane towary / usługi dotyczą branży, w której działa kontrahent;
a także na kryteria takie jak kontakt z kontrahentem, jego siedzibę, kapitał zakładowy, zaplecze organizacyjno-techniczne oraz sposób dokumentacji umowy.

Z kolei, w trakcie trwania współpracy istotne jest by regularnie i cyklicznie weryfikować status powyższych informacji - sprawdzając dodatkowo, czy kontrahent nie zmienił warunków transakcji (np. sposobu transportu towaru).

Działania te powinny być należycie udokumentowane w sposób, który w razie potrzeby umożliwi szybkie dostarczenie potwierdzeń wykonania tych czynności odpowiednim organom. Tylko takie działanie pozwoli na udowodnienie, że należyta staranność została dochowana. Obok wskazanych we wstępie konsekwencji podatkowych, zachowanie należytej staranności przede wszystkim ograniczy również ryzyko współpracy z nieuczciwymi, nierzetelnymi podatnikami, a także zmniejszy ryzyko uwikłania w transakcje o charakterze oszukańczym (np. tzw. karuzele podatkowe).