Jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu EPM

Integracja procesów

Integracja danych i procesów z różnych obszarów funkcjonalnych jak finanse, sprzedaż, produkcja, marketing, czy HR w ramach jednego systemu EPM odgrywa kluczową rolę we wsparciu realizacji celów strategicznych. Warto zatem przeanalizować możliwości systemu z zakresu monitorowania KPI, modelowania scenariuszy, generowania raportów wspierających analitykę i podejmowanie świadomych decyzji. Możliwości integracji planów strategicznych, finansowych i operacyjnych prowadzą do lepszej koordynacji działań i poprawiają komunikację wśród różnych obszarów i poziomów w organizacji.

Elastyczność i skalowalność

Elastyczność gwarantuje łatwe dostosowanie do zmieniających się wymagań, a co za tym idzie ograniczenie kosztów związanych z modyfikacją i adaptacją systemu. Skalowalność pozwala na utrzymanie wysokiej wydajności wraz z rosnącą ilością danych i złożoności procesów.

Funkcjonalność i łatwość obsługi

Na etapie wyboru optymalnego rozwiązania należy skonkretyzować wymagania dotyczące funkcjonalności systemu i skonfrontować je z potrzebami biznesowymi wszystkich interesariuszy. Akceptacja wśród użytkowników końcowych jest niezbędnym elementem potrzebnym do udanego wdrożenia i efektywnego wykorzystania systemu w organizacji, dlatego kluczową rolę odgrywa intuicyjny, przejrzysty interfejs, który spełnia oczekiwania użytkowników.

Integracja z istniejącą infrastrukturą

Przy wyborze systemu EPM należy upewnić się, czy integracja z istniejącymi systemami ERP, CRM, a także innymi narzędziami jest możliwa. System powinien zapewniać bezproblemową synchronizację danych z wielu źródeł. Kompletność i aktualność danych poprawi jakość analiz i raportowania.

Zebranie jakościowych, aktualnych danych w jednym systemie poprawia produktywność i umożliwia efektywne planowanie różnych funkcji biznesowych.

Bezpieczeństwo danych

System powinien zapewniać funkcje ochrony danych, takie jak protokoły zabezpieczeń, kontrola dostępu oraz możliwości regularnego audytowania. Ochrona danych przed nieautoryzowanym dostępem oraz zgodność z regulacjami i standardami obowiązującymi dla konkretnej branży są niezbędne do zapewnienia poufności i integralności informacji. Obecnym trendem wśród dostawców systemów EPM jest proponowanie rozwiązań chmurowych, które oferują najnowocześniejsze mechanizmy bezpieczeństwa, jednakże niezbędne jest ich zrozumienie oraz akceptacja warunków i polityk zewnętrznego dostawcy.

Wsparcie AI

Systemy EPM powinny umożliwiać podążanie za obecnymi trendami rynkowymi i technologicznymi.

Należy więc przeanalizować czy system zapewnia dodatkowe funkcjonalności analityczne i predykcyjne, możliwości identyfikacji trendów, odchyleń, generowania raportów i wyciągania wniosków bez konieczności wykorzystywania zasobów ludzkich.

Wsparcie techniczne i szkolenia użytkowników

Inwestycja w EPM ma służyć organizacji przez wiele lat, dlatego ważne jest zachowanie ciągłości i niezawodności systemu. Dobre wsparcie techniczne oznacza dostęp do konsultacji i pomocy przy rozwiązywaniu problemów, a także do regularnych aktualizacji. Dostęp do kompleksowych platform szkoleniowych i baz wiedzy sprawia, że użytkownicy będą mogli efektywniej i bardziej świadomie wykorzystywać możliwości systemu.

Wdrożenie i wybór partnera

Proces wdrożenia systemów EPM może potrwać od kilku do kilkunastu miesięcy, dlatego ważne jest rozważenie metodologii i dostępności zasobów. Częstą praktyką jest korzystanie z usług zewnętrznych firm, które są odpowiedzialne za wdrożenie i ściśle współpracują z biznesem. Oprócz odpowiednich kwalifikacji technicznych partner wdrożeniowy powinien rozumieć cele biznesowe oraz specyfikę branży. Implementacja systemu ma bezpośrednie przełożenie na procesy w firmie, dlatego partner powinien posiadać wiedzę o najlepszych praktykach i pełnić rolę doradcy.  Przy wyborze partnera należy zwrócić uwagę na doświadczenie, referencje i relacje z dostawcą systemu.

Koszty i zwrot z inwestycji (ROI)

Koszt implementacji systemu EPM to istotny czynnik, który należy uwzględnić w budżecie. Na całkowity koszt posiadania (TCO), składają się koszty licencji, wdrożenia, utrzymania oraz aktualizacji. Dostawcy oferują także różne modele cenowe. Zapoznanie się z różnymi wariantami zasad i struktury płatności pozwoli na dopasowanie oferty do potrzeb organizacji i efektywne zarządzanie inwestycją. Decyzja o inwestycji w system EPM nie powinna być podejmowana wyłącznie na podstawie ponoszonych kosztów. Kluczowe jest oszacowanie potencjalnego zwrotu z inwestycji (ROI), który odzwierciedla korzyści finansowe wynikające z optymalizacji procesów zarządzania wydajnością.