Niestety, rzeczywistość jest daleka od ideału. Nadal, proces planistyczny polega zazwyczaj na budowaniu przez poszczególne obszary lokalnych, wyizolowanych modeli planistycznych, z wykorzystaniem niepowiązanych ze sobą arkuszy kalkulacyjnych lub odrębnych systemów i aplikacji. W takich okolicznościach rola obszaru finansów ogranicza się do koordynacji procesu planistycznego - uzgadniania i agregacji danych oraz dystrybucji kolejnych wersji planu do uczestników procesu. Czy taki proces jest satysfakcjonujący? Teraz, gdy większość liderów obszaru finansów musi koncentrować się na szybkim przygotowaniu planu działania, w zmiennych warunkach wywołanych globalną pandemią COVID-19, optymalizacja procesu planistycznego oraz zastosowanie w tym zakresie nowoczesnych narzędzi jest nieodzowne.
Gartner w swoim ostatnim raporcie “Magic Quadrant”* wprowadza i definiuje termin extended Planning & Analysis - xP&A, gdzie „x” oznacza przełamanie tradycyjnych silosów między procesami planowania w organizacji. W raporcie tym znajdziemy także porównanie najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych oraz narzędzi planistycznych, dzięki którym proces rozszerzonego planowania przebiega w optymalny sposób, i mimo iż angażuje wiele obszarów firmy, nie stanowi dla nich dodatkowego obciążenia.
Rozszerzone planowanie i analiza umożliwia specjalistom finansowym konsolidację prognoz i wskaźników całej organizacji, tak aby zapewnić holistyczne spojrzenie na biznes. Główna różnica między tradycyjnym procesem planowania a podejściem rozszerzonym polega na ilości i zakresie danych, które trafiają do analizy oraz tego, w jaki sposób ta analiza jest powiązana z celami biznesowymi przedsiębiorstwa.
Rozszerzone planowanie i analiza to ewolucja dotychczasowego podejścia do planowania. Umożliwia efektywny i optymalny sposób wykorzystania planowania operacyjnego i dostosowanie do potrzeb perspektywy wyników finansowych przedsiębiorstwa. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu rozwiązań technologicznych stanowiących platformę, do której dodawane są lokalne aplikacje operacyjne, używające tej samej architektury i modelu danych. Dzięki temu, jednym procesem planistycznym objęte zostają takie obszary biznesowe, jak zarządzanie łańcuchem dostaw, sprzedaż, marketing, zarządzanie kadrami, IT czy wiele innych.
*Magic Quadrant for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions; Published 6 October 2020 - ID G00450484; By Analysts Greg Leiter, Robert Anderson, John Van Decker; Gartner
Rynek najwyżej ocenianych przez użytkowników rozwiązań planistycznych trwale przeszedł z dojrzałych aplikacji typu on premise do rozwiązań dostępnych jako usługa w chmurze (SaaS - software as a service). Gartner w swoim raporcie „Magic Quadrant” podsumowuje rynek chmurowych rozwiązań do planowania oraz wymienia kilkanaście rozwiązań, które obsługują hybrydowe, wielowymiarowe i relacyjne bazy danych, co umożliwia analizowanie coraz większych zbiorów danych pochodzących ze źródeł innych niż obszar finansów.
Wg w/w raportu najwyższy procent adaptacji po wdrożeniu ma rozwiązanie firmy Anaplan – 89% badanych organizacji używa go codziennie. Dzięki odpowiedniemu procesowi wdrożenia, Anaplan może stanowić zintegrowaną platformę planistyczną dla wszystkich operacji w firmie i skutecznie wspierać liderów obszaru finansów w zakresie budowania zaufania do informacji zarządczej - zrozumiałej i zunifikowanej dla różnych interesariuszy w organizacji. Jest to chmurowe rozwiązanie w modelu SaaS (System as a Service) - platforma, stanowiąca jedno źródło danych pochodzących z systemów ERP, CRM i innych, używanych w procesach planistycznych dla wszystkich działów w organizacji. Co ważne, jest to platforma tworzona przez użytkowników biznesowych dla użytkowników biznesowych - w razie koniecznych zmian, nie ma potrzeby angażowania specjalistów z obszaru IT, funkcje biznesowe same kontrolują i dokonują zmiany w logice planów czy dashboardach.
Wachlarz narzędzi wspierających proces xP&A jest szeroki. Ważne jest jednak, aby zrozumieć wymagania specyficzne dla przedsiębiorstwa i uwzględnić je na etapie wdrożenia odpowiedniej technologii, biorąc pod uwagę zarówno istniejącą architekturę IT, jak i długoterminową strategię oraz potrzeby biznesu. Odpowiednie przygotowanie się do transformacji cyfrowej procesu planowania jest kluczem do sukcesu i w tym zakresie warto zainwestować czas w kompleksową diagnozę oczekiwań organizacji.
Rozwiązania xP&A mogą przynosić korzyści, takie jak lepsza wydajność, współpraca na etapie przygotowania planu, a następnie łatwość operacjonalizacji samego planu. Poprzez zasilanie planów finansowych danymi operacyjnymi (i odwrotnie), wpływ finansowy na strategię biznesową jest lepiej rozumiany, a plany stają się dokładniejsze, bardziej zwinne i dynamiczne.
Wraz z transformacją tradycyjnego podejścia do procesu planowania w kierunku xP&A, organizacje będą mogły efektywnie angażować nie tylko finanse, ale również inne kluczowe obszary w ramach organizacji, a dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii proces ten nie będzie stanowił dodatkowego obciążenia. Zapewni to „rozszerzony” holistyczny obraz działalności firmy dla decydentów i pozwoli na kierowanie biznesem z większą elastycznością.