Umowy wynajmu: post-covid

Victoria Porębska Starszy Menedżer, PwC Polska

Sytuacja na rynku nieruchomości zmieniła się z powodu globalnej epidemii koronowirusa. Niemniej jednak, ten stan rzeczy jest przejściowy, a nieruchomości pozostaną nieodłączną częścią każdego biznesu.

Mimo wymuszonego COVID-em trybu pracy zdalnej firmy powrócą do wcześniejszego modelu pracy z biura, oczywiście już w innej rzeczywistości i w zmienionej formule. Dzisiaj jak nigdy, ludzie czekają coraz bardziej na powrót do biura, gdyż coraz większej grupie osób brakuje tego czynnika społecznego, który daje codzienny bezpośredni kontakt z drugą osobą. A zatem nieruchomości będą nadal odgrywać znaczącą rolę w każdym biznesie, a teraz jest idealny moment na zadbanie o ich aspekt formalny i przejrzenie aktualnych umów najmu, jak również zastanowienie się nad ich formatem i zawartością w przyszłości.

Umowy najmu są integralną częścią nieruchomości komercyjnych szczególnie z branży handlowej (tzw. Retail). Wynajmujący czy najemca sklepu lub lokalu usługowego powinien zadbać o optymalną zawartość klauzul w swoich umowach najmu, jednocześnie przestrzegając zasady proporcjonalności praw oraz obowiązków stron. Niejednokrotnie właśnie te umowy dla podmiotów z sektora Retail’owego mają bardzo dużą asymetrię praw i obowiązków: wynajmujący narzuca najemcy nieproporcjonalny ciężar świadczeń oraz potencjalnych kar finansowych za szerokie spektrum ewentualnych zaniedbań z jego strony. Analiza umów najmu w obszarze działalności Retail’owej jest szczególnie istotna, gdyż czynsz oraz koszty związane z takimi umowami często zajmują drugą albo trzecią pozycję w bilansie firmy.

Jakie kroki jakie należy podjąć przed podpisaniem umowy najmu?

1. Dokładne przejrzenie zawartości umowy

2. Analiza kompletności oraz treści klauzul

3. Analiza konsekwencji i skutków jakie mogą wywołać poszczególne klauzule

W każdym z powyższych punktów mamy szereg czynników, które odgrywają dużą rolę w umowach najmu:

Profil umowy:

Nazwa budynku
Adres oraz szczegóły lokalizacji

Strony umowy oraz ich dane:

Najemca
Wynajmujący
Dostawca

Szczegóły dotyczące powierzchni i parkingu

Daty umowy:

Data podpisania
Data przekazania powierzchni
Data rozpoczęcia
Data zakończenia umowy etc.

Płatności cykliczne:

Czynsz Podstawowy
Parking
Magazyn / Pomieszczenie gospodarcze
Opłaty eksploatacyjne stałe
Podatki od nieruchomości

Opłaty dodatkowe wynikające z umowy:

Koszty utrzymania
Konserwacja części wspólnych
Media oraz inne koszty zmienne

Waloryzacja czynszu oraz zmiany w płatnościach

Aktywne / dostępne opcje:

Wcześniejsze rozwiązanie
Odnowienie i automatyczne odnowienie umowy
Ekspansja i redukcja powierzchni

Szczegóły dotyczące depozytu zabezpieczającego:

Typ zabezpieczenia
Kwota oraz data wpłaty
Data oddania depozytu

Prawa i obowiązki stron:

Utrzymanie powierzchni oraz zmiany
Remonty oraz odnowienia
Ubezpieczenia (budynku, powierzchni)
Klauzule dodatkowe

Bardzo ważne stały się klauzule podnajmu oraz cesji, czyli przekazania praw wynikających z umowy najmu na inny podmiot. W praktyce umowy coraz częściej zawierają takie klauzule oraz możliwość dla najemcy, z zastrzeżeniem wcześniejszego zawiadomienia oraz formalnej akceptacji wynajmującego.
- Natomiast warto zwrócić uwagę czy w umowie takie klauzule nie zostały zawężone do konkretnych podmiotów, należących tylko do grupy kapitałowej najemcy. Warunki te będą szczególnie uciążliwe w przypadku małych grup kapitałowych ze względu na zawężone spektrum możliwości oraz dla podmiotów, które planują zmiany, zwłaszcza sprzedaż części biznesu. Wtedy taka klauzula z ograniczeniem tylko do grupy kapitałowej najemcy, może mieć negatywne skutki dla jego biznesu oraz znacząco wpłynie i poniekąd podyktuje warunki biznesowe.

Sprawdź czy jako najemca masz szerokie prawo podnajmu/cesji na rzecz każdego podmiotu trzeciego, bez ograniczenia tylko do własnej spółki kapitałowej.

Kolejnym ważnym elementem w umowach najmu, zwłaszcza dla najemcy są możliwości wcześniejszego wyjścia z umowy (tzw. Break Option/Early termination) oraz warunki jej wypowiedzenia. Szczególnie jest to istotne przy umowach podpisywanych na okres powyżej dwóch lat.
- W tym aspekcie również należy przeanalizować warunki takiego potencjalnego wcześniejszego wyjścia z umowy. Często wynajmujący narzuca dodatkową karę, jeśli najemca chce skorzystać z owej opcji. Warto zwrócić uwagę na wysokość kary, która może być określona jako „pozostały czynsz do końca umowy”. W praktyce oznacza to, że finansowo najemca jest zobligowany ponosić czynsz do formalnego wygaśnięcia umowy, co z kolei finalnie wiąże się z brakiem możliwości wyjścia z niej przed czasem. Tym samym stanowi to tylko pozorną możliwość jej wcześniejszego zakończenia.

Sprawdź czy jako najemca masz możliwość wcześniejszego wyjścia z umowy za uprzednim pisemnym powiadomieniem i bez znaczących dodatkowych kar finansowych z tego tytułu.

Istotnym elementem jest także tak zwane automatyczne odnowienie umowy. W niektórych umowach są ujmowane klauzule wskazujące, iż na koniec okresu umowy zostanie ona automatycznie odnowiona na tych samych warunkach, jeśli nie zostanie wysłane wcześniejsze pisemne powiadomienie (np. 3 miesiące przed upłynięciem terminu umowy) o jej zakończeniu na koniec okresu umowy.
- To oznacza, że w przypadku przeoczenia tej daty powiadomienia, najemca jest zmuszony do formalnego pozostania w tej umowie oraz nieruchomości. W konsekwencji jest on zobowiązany do dalszego ponoszenia wszystkich wynikających z tego kosztów. Taka nieplanowana sytuacja może w sposób negatywny wpłynąć na bilans najemcy i stanowi znacząco obciążający koszt, który niestety może być trudny do negocjacji z wynajmującym.
- Stąd w gestii najemcy leży należyte monitorowanie wszelkich podobnych powiadomień, które mogą mieć takie skutki finansowe. Dlatego już na etapie przeglądu umowy warto zadbać o ustawienie właściwego „przypomnienia” dla zespołu odpowiadającego za zarządzanie umowami najmu ze strony najemcy.

Sprawdź czy w twojej umowie najmu widnieje opcja automatycznego odnowienia i upewnij się, że jest ona należycie monitorowana, a data powiadomienia nie zostanie pominięta przez pomyłkę czy niedopatrzenie.

Najemca powinien zwracać szczególną uwagę na wszystkie klauzule, w których są przewidziane kary finansowe (tzw. Penalties). Dogłębna analiza umowy najmu pod kątem ewentualnych sankcji pieniężnych pozwoli zbudować precyzyjny obraz tak zwanego „najgorszego scenariusza”.
- Dla przykładu warto wymienić jedną z umów najmu na terenie Warszawy, którą dostaliśmy niedawno do analizy. Czynsz miesięczny brutto wynosił około 7 tysięcy EUR, natomiast umowa zawierała szereg niewykluczających się nawzajem, potencjalnych kar finansowych, które wynajmujący miał prawo nałożyć na najemcę w różnych sytuacjach. Suma wszystkich ewentualnych kar wynosi około 1,8 mln PLN, a zatem prawie 60–krotność (!) podstawowego czynszu miesięcznego.
- Podpisując umowę najmu na 7 tysięcy EUR czynszu podstawowego firma naraża się na ewentualny koszt 1,8 mln PLN, który ma duże znaczenie dla decyzji biznesowych i powinien być przeanalizowany przed zatwierdzeniem takiej umowy.

Sprawdź jakie jest Twoje, jako najemcy, maksymalne narażenie oraz konsekwencje finansowe wynikające z kar umownych oraz jaki poniesiesz całkowity koszt w przypadku najgorszego możliwego scenariusza.

Kolejną istotną klauzulą w aspekcie potencjalnych negatywnych skutków jest klauzula „Konkurencji”, szczególnie w przypadkach wykorzystywania tego warunku wobec najemcy.
- Przykładem może być inna umowa, w której ta klauzula zakazuje otwierania działalności najemcy w promieniu 50 km od miejsca budynku, gdzie wynajmowana jest dana powierzchnia pod rygorem kary w wysokości kwoty o równowartości 2-letniego czynszu oraz opłat eksploatacyjnych.
- To wymaga precyzyjnego nakreślenia strategii rozwoju biznesu dla najemcy, z jednoczesnym upewnieniem się, że w ciągu trwania tej umowy firma nie podejmie decyzji o poszerzeniu działalności we wskazanej okolicy.
- Jest to dość ograniczająca klauzula dla najemcy, dająca jednocześnie znaczące przywileje finansowe oraz biznesowe dla wynajmującego. Pokazuje to przykładowe dysproporcje praw oraz obowiązków wynikających z umowy dla obydwu stron. Warto zaznaczyć, że w tej konkretnej umowie wynajmującego nie obowiązuje taka sama klauzula, co oznacza, że w swoim budynku podnajmuje lokale dla firm konkurencyjnych wobec najemcy. Tym samym tylko najemca jest narażony na większe koszty związane m.in. z promocją ze względu na bliską obecność jego bezpośredniej konkurencji.

Sprawdź jakie są ograniczenia dla twojej strategii biznesowej wynikające z umowy najmu.

Podsumowanie

Reasumując powyższe aspekty oraz zalecenia należy podkreślić, że oprócz analizy poszczególnych umów najmu powierzchni w obszarze działalności handlowej (Retail) warto mieć całościowe spojrzenie na wszystkie umowy najmu z portfela nieruchomości jeszcze przed ich podpisaniem. Ważna jest nie tylko ich sprawdzenie, ale także bieżące utrzymanie aktualnego rejestru wszystkich danych oraz informacji związanych z umowami najmu w sposób spójny i precyzyjny.

W zakresie tematyki zarządzania umowami najmu podczas COVID-19 zachęcamy do zapoznaniem się z naszym Webinarium z 8 grudnia 2020.