Wdrożenia systemów ERP w obszarze podatkowym

W ostatnich latach można zaobserwować stale rosnącą liczbę inwestycji firm w projekty wdrożeniowe systemów informatycznych, w tym systemów ERP. Jest to związane z potrzebą pozyskiwania i przetwarzania coraz większej ilości informacji oraz możliwością zastąpienia wdrożonych już rozwiązań bardziej nowoczesnymi, wydajnymi technologiami.

W zakresie procesów finansowo-podatkowych implementacja nowych rozwiązań jest okazją w szczególności do:

Nowe, coraz bardziej szczegółowe i wymagane w czasie rzeczywistym raporty (np. nadchodzący KSeF), wymagają z jednej strony coraz sprawniejszego pozyskiwania danych i zapewnienia ich prawidłowości na bieżąco, z drugiej strony stają się motorem wielu zmian technologicznych w firmach.

Wdrożenie nowego systemu ERP stanowi jednak wyzwanie dla całej organizacji, w tym niewątpliwie dla zespołów finansowo-podatkowych.

Jednym z kluczowych czynników sukcesu transformacji systemu jest współpraca stron zaangażowanych w projekt, w szczególności zespołów technicznych odpowiedzialnych za wdrożenie, z poszczególnymi zespołami biznesowymi.

Jak przedstawiciele biznesu i IT oceniają efektywność współpracy podczas projektów wdrożeniowych?

Biorąc pod uwagę powyższe badanie oraz nasze doświadczenia z wdrożeń ERP w obszarze podatkowym, można sformułować wniosek, że szczególnie istotnym czynnikiem sukcesu wdrożenia jest dobre zrozumienie wymagań prawnych i biznesowych przez zespół IT oraz ich odpowiednie przełożenie na możliwe konfiguracje systemu, z uwzględnieniem podanych przez ustawodawcę wymogów technicznych (zdefiniowany format danych, sposób komunikacji etc). Rzutuje na to niewątpliwie poziom skomplikowania coraz to nowych wymagań organów, sankcje grożące za nieprawidłowe dane czy opóźnienie w raportowaniu oraz szybko postępująca digitalizacja.

Wielowymiarowość obszarów podlegających dostosowaniu podczas wdrożenia systemów ERP w kontekście wymagań podatkowych

Transformacja cyfrowa to szansa na radykalną zmianę w krótkim horyzoncie czasowym, ale wielu firmom bardzo trudno jest racjonalnie oszacować kierunek, zakres i priorytet zmian z wykorzystaniem technologii.

Większość dużych wdrożeń systemów ERP dotyka złożonych obszarów raportowania podatkowego, a zatem różne mogą być warstwy systemu ERP, z którego dany obszar będzie raportowany. Przykładowo, raportowanie VAT oraz raportowanie rachunkowe np. na potrzeby lokalne/statutowe czy zarządcze zwykle wymaga implementacji konfiguracji na poziomie pojedynczych transakcji. Natomiast logika do celów raportowania CIT może być wdrożona na poziomie warstwy transakcyjnej albo planu kont, czy też w rozwiązaniu typu add-on, do którego dane z ksiąg są zaciągane i odpowiednio oznaczane.

Nakładanie na poziomie transakcyjnym zbyt wielu konfiguracji w celu pozyskania danych na różne cele może skutkować zbyt dużymi kosztami utrzymania takiego rozwiązania, lub nawet brakiem możliwości odpowiedniego zarządzania ustawieniami. Dodatkowo, takie podejście zwykle utrudnia interpretację danych i szybkie ich przetwarzanie na podstawowe cele raportowania księgowego czy zarządczego.

Pojawiające się coraz częściej nowe obowiązki sprawozdawcze takie jak ESG czy Pillar II powodują, że decyzja o wyborze architektury warstw, z których dane będą pozyskiwane staje się nie lada wyzwaniem. Wymaga ona zarówno znajomości przepisów, jak i praktycznego doświadczenia w ich implementacji oraz przetwarzaniu danych.

Konfiguracja systemu ERP obejmuje szereg obiektów, które mogą odpowiadać za różne elementy logiki podatkowej.

Przykładowo, do odpowiedniego opracowania raportowania VAT mogą być wykorzystywane: kody podatkowe określające typ transakcji w JPK V7, kody produktów GTU, data VAT do celów wyznaczenia momentu powstania obowiązku podatkowego czy momentu odliczenia podatku naliczonego. Informacje te mogą być przypisane zarówno do rodzaju dziennika, typu dokumentu w systemie, jak i danych podstawowych kontrahenta, konta księgowego, czy produktu etc.

Z kolei raportowanie CIT może być oparte o dedykowane konta w planie kont, dodatkowe wymiary pozwalające określić charakter kosztu i przychodu lub, czasami, dodatkowe księgi, w których ujmowane są wyłącznie transakcje w zgodzie z regulacjami CIT.

Dla porównania, do ustawień związanych z raportowaniem e-faktury wykorzystywane są obiekty dostępne w wielu modułach, w tym przede wszystkim sprzedażowym ale również zakupowym, logistycznym.

Przykład danych, tożsamych albo powiązanych stanowią wybrane elementy w różnych raportach JPK. Może to być numer dokumentu, data jego wystawienia i powiązana z nim data sprzedaży lub kwoty niektórych typów dokumentów, które wykazywane są w kilku strukturach JPK jednocześnie.

Szczególnym przypadkiem są pochodne dane dotyczące, z perspektywy architektury systemów ERP, tego samego obiektu i wykazywane w różnych strukturach JPK. Klasycznym przykładem takiego zestawu danych są dane kontrahentów powiązanych z konkretną transakcją, takie jak nazwa, numer identyfikacji podatkowej, adres lub numer konta księgowego. Dane te, występujące na różnych dokumentach są wykazywane w odmiennych strukturach JPK, w zależności od roli tego podmiotu w danej operacji.

Niejednokrotnie, w zależności od rodzaju JPK, informacje mające to samo znaczenie merytoryczne mogą pochodzić z różnych źródeł/modułów, co może powodować, że nie będą spójne. W ramach wdrażania rozwiązań kluczowe jest zatem analizowanie nie tylko danego wymagania, czy zestawu danych na potrzeby jednego raportu, ale również znajomość i rozumienie różnych obszarów w celu zidentyfikowania powiązań i wdrożenia odpowiedniej logiki dla całego zestawu wymagań. Punktowa analiza często przyczynia się do powstawania błędów.

IT i Biznes - jak znaleźć wspólny język w obszarze wdrożeń rozwiązań podatkowych?

Zespół odpowiedzialny za wsparcie ze strony biznesu i podatków poza wskazaniem wymagań, które należy zaadresować w systemie, będzie musiał również wesprzeć zespół IT w analizie fit-gap oraz podczas samego wdrożenia. Ponadto, powinien on także przeprowadzić testy docelowej konfiguracji i ocenić kompletność przygotowanego rozwiązania. Z kolei zespół IT, który zazwyczaj nie ma pełnego obrazu procesów podatkowych, będzie wymagał stałego wsparcia ze strony biznesu. Istotnym wyzwaniem, które napotykają organizacje w takich sytuacjach, jest dostępność zespołów podatkowo-księgowych, zazwyczaj zaangażowanych w obsługę bieżących procesów.

Rozumienie zarówno wymagań biznesowych, możliwych konfiguracji systemu, jak i ustawień procesów oraz możliwości technicznych pozwala na usprawnienie komunikacji i zapewnienie wzajemnego rozumienia różnych stron projektu.