Studium przypadku

Wsparcie doradcze
w zakresie PMO

Nasza rola:

Wsparcie specjalistki PMO jako zewnętrznego konsultanta na programie Klienta: zastąpienie pracownika w bieżących, codziennych zadaniach na programie i projektach oraz przeszkolenie i wdrożenie nowej osoby dołączającej do zespołu na stałe.

Kraj:

Polska

Wstęp

Większość firm napotyka na różnego rodzaju wyzwania podczas realizacji projektów i prowadzenia bieżącej działalności biznesowej. W wielu przypadkach mogą to być opóźnienia w harmonogramie, przekroczeni, błędnie określony zakres, ale także brak odpowiednich zasobów do zarządzania projektami lub obsługi biura PMO - stała nieobecność w strukturze organizacji lub nagły problem kadrowy, np. odejście z firmy, długotrwałe zwolnienie lekarskie itp.

W przypadku braku zasobów PM i/lub PMO, dostępnych jest kilka różnych opcji, takich jak wprowadzenie wybranego pracownika do danej roli, natychmiastowa rekrutacja lub, stosowane jako rozwiązanie tymczasowe lub stałe, zlecenie obsługi takich potrzeb firmie specjalizującej się w zarządzaniu projektami i PMO. Poniższe studium przypadku opisuje przykład tymczasowego outsourcingu stanowiska specjalisty PMO w oczekiwaniu na dołączenie nowego, stałego członka zespołu.

Wyzwanie

Zgłosiło się do nas lokalne biuro jednego z wiodących globalnych banków z zapytaniem o wykwalifikowanego i doświadczonego specjalistę PMO, który mógłby natychmiast dołączyć do istniejącego i działającego programu z dobrze zorganizowanym zespołem PMO. Celem było zastąpienie na pełny etat nieobecnego pracownika i przejęcie jego zadań i obowiązków. W drugim etapie wsparcia nasz specjalista miał wdrożyć nowego, stałego członka zespołu po stronie Klienta, przekazując mu wszystkie obowiązki. Specyfika zlecenia wymagała, aby nasz konsultant pracował bezpośrednio w siedzibie Klienta, w modelu on-shore.

Oto główne wyzwania, przed którymi stanął Klient:

Potrzeba natychmiastowego wsparcia w zakresie PMO w celu zapewnienia ciągłości działań biznesowych.
Wdrożenie nowego, stałego członka do zespołu.
Wymagania dotyczące zarządzania narzędziami PM i całościowego raportowania.
Potrzeba wysokiej jakości wsparcia w zarządzaniu harmonogramem programu oraz wszelką inną dokumentacją z nim związaną.

Przedstawiliśmy trzech wysoce doświadczonych członków naszego zespołu do wyboru, przeprowadzając rozmowy z Klientem i poddając ich szczegółowej ocenie. Na podstawie przyjętych kryteriów, wybrany został jeden z ekspertów.

Rozwiązanie

Członkini naszego zespołu rozpoczęła pracę i bardzo szybko przeszła wszystkie szkolenia i zdobyła wiedzę niezbędną do tego, aby stać się pełnoetatowym i pełnowartościowym członkiem zespołu PMO. Dołączyła do kilkuosobowego zespołu kierowanego przez doświadczonego Lidera PMO i współpracowała przy realizacji różnych zadań. Do jej głównych obowiązków należało:

odzienne zarządzanie bieżącymi zadaniami w ramach wszystkich projektów.
Regularna aktualizacja harmonogramów i planów projektów.
Organizowanie i moderowanie spotkań roboczych w ramach projektów i programów.
Przygotowanie comiesięcznej analizy programu - status wszystkich projektów, ocena otwartych zadań (w systemie RAG - Red, Amber, Green i RAID - Risk, Assumptions, Issues, Dependencies), wskazywanie zagrożeń; ułatwianie analizy i dzielenie się informacjami oraz planem dalszych działań.
Codzienna komunikacja z kierownikami programów i projektów oraz innymi członkami zespołu.
Codzienne zarządzanie projektami w Jira.
Na późniejszym etapie zadania - pełne wdrożenie nowego, stałego członka zespołu.
Wprowadzenie do programu procesu zamykania projektów
Przeprowadzenie kompleksowego audytu zadań, z wprowadzeniem korekt i zaleceń usprawniających.

Zadanie zostało zakończone po tym, jak nowy członek zespołu został w pełni wprowadzony w swoją nową rolę, wszystkie zadania i obowiązki zostały przekazane, a dodatkowe zadania zostały pomyślnie zakończone.

Wynik/sukces

Ogólnie rzecz biorąc, zadanie zostało ocenione jako sukces zarówno po stronie Klienta, jak i PwC. Uczestnicząca w nim specjalistka PMO miała okazję zdobyć nowe umiejętności i poszerzyć swoją wiedzę na temat sektora bankowego i finansowego, a jednocześnie wykorzystać swoje doświadczenie i know-how do wsparcia Klienta w trudnej sytuacji zastąpienia nieobecnego członka zespołu.

Podsumowując:

Bezpośrednie wsparcie dla Klienta było świadczone tak długo, jak było to wymagane, a wszystkie wyzwania zostały zrealizowane. Zachowano ciągłość działalności biznesowej Klienta, a w niektórych przypadkach nawet ją usprawniono.
Wysokiej jakości wsparcie zostało zapewnione przez naszą specjalistkę PMO, która zarządzała całą dokumentacją, wnioskami o zmianę na projektach lub w programie, najważniejszymi etapami projektu, właściwą komunikacją i statusami RAID/RAG.
Wszystkie standardy w zakresie utrzymania i raportowania narzędzi PM zostały zachowane, a w niektórych przypadkach ulepszone dzięki poszerzonej wiedzy i doświadczeniu członkini naszego zespołu.
Cała dokumentacja związana z programem była właściwie prowadzona i dokonywano wymaganych aktualizacji.
Nawiązane zostały profesjonalne relacje, które otworzyły nowe możliwości biznesowe na przyszłość.
Przeprowadzenie kompleksowego procesu wdrożenia i przeszkolenia nowego członka zespołu do stopnia, w którym Klient jest przekonany, iż nowy PMO będzie w stanie sprostać wszystkim wyzwaniom związanym z pełnioną funkcją.
Bardzo pozytywna informacja zwrotna od Klienta na zakończenie zlecenia z gotowością do współpracy w przyszłości.

Dodatkowo:

Nasza specjalistka PMO wprowadziła nowe rozwiązanie dotyczące zamykania projektów, które usprawniło dotychczasowy system Klienta.
Kompleksowy i wysokiej jakości audyt wszystkich zadań i najważniejszych kroków został przeprowadzony z korzyścią dla przyszłego rozwoju naszego Klienta.

Ogólnie rzecz biorąc, zadanie zostało ocenione jako sukces zarówno po stronie Klienta, jak i PwC. Uczestnicząca w nim specjalistka PMO miała okazję zdobyć nowe umiejętności i poszerzyć swoją wiedzę na temat sektora bankowego i finansowego, a jednocześnie wykorzystać swoje doświadczenie i know-how do wsparcia Klienta w trudnej sytuacji zastąpienia nieobecnego członka zespołu.

Podsumowanie

Jak wspomniano na początku tego artykułu, istnieje wiele niewiadomych dla firmy związanych zarówno z działalnością biznesową, jak i zarządzaniem projektami. Jednym z rozwiązań tej ostatniej kwestii jest zaangażowanie wysoko wykwalifikowanego eksperta PM lub/i PMO z firmy specjalizującej się w outsourcingu takich umiejętności. Korzyści są dwojakie: uzupełnienie brakującego stanowiska w celu zapewnienia płynnego rozwoju projektu, programu lub portfela, oraz szybkie przyswajanie wiedzy od wysoko wykwalifikowanego profesjonalisty.