Ujęcie w świetle MSSF
Oprogramowanie chmurowe SaaS
W obliczu dynamicznych zmian technologicznych i regulacyjnych, właściwe ujęcie księgowe oprogramowania chmurowego staje się coraz bardziej złożone. Ważna jest nie tylko właściwa interpretacja przepisów księgowych, ale również właściwe zarządzanie ryzykiem nieprawidłowego raportowania.
Księgowe wyzwania związane z oprogramowaniem chmurowym w świetle MSSF
W dobie postępu technologicznego i cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na korzystanie z oprogramowania w modelu chmurowym (cloud-based software). Choć rozwiązania te oferują elastyczność i skalowalność, ich księgowe ujęcie w świetle Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) może budzić wiele wątpliwości. W szczególności trudności dotyczą prawidłowego zaklasyfikowania transakcji jako transakcja nabycia usługi lub wartości niematerialnej lub też transakcja leasingu, co bezpośrednio przekłada się na sposób ujęcia księgowego poniesionych nakładów oraz sposób ujawnienia informacji w sprawozdaniach finansowych.
Kluczowe problemy księgowe cloud-based software
W umowach “cloud computing” klient zazwyczaj nie uzyskuje licencji na oprogramowanie ani prawa do jego posiadania. Najczęściej umowa przekazuje klientowi prawo do dostępu do oprogramowania dostawcy przez okres trwania umowy. Prawo do dostępu nie skutkuje ujęciem aktywa z tytułu oprogramowania, lecz dostęp do oprogramowania jest usługą, którą klient otrzymuje przez okres trwania umowy. Z reguły oprogramowanie pozostaje częścią infrastruktury IT sprzedawcy, a nabywca uzyskuje dostęp do oprogramowania tylko za pośrednictwem połączenia internetowego. Dlatego też w celu ustalenia ujęcia księgowego dla danej umowy krytyczne jest zrozumienie treści ekonomicznej transakcji na bazie szczegółowej analizy ustaleń umownych.
Najczęstszym wyzwaniem jest rozróżnienie, czy wydatki poniesione na cloud-based software powinny być traktowane jako koszty operacyjne (OPEX) czy aktywa niematerialne (CAPEX).
Sprawdź, jak możemy pomóc Twojej organizacji
Koszty operacyjne (OPEX)
Kiedy umowa stanowi umowę o usługę, np. w przypadku subskrypcji Software as a Service (SaaS), co często ma miejsce w przypadku, gdy podmiot nie uzyskuje prawa do posiadania oprogramowania
Aktywa niematerialne (CAPEX)
Gdy przedsiębiorstwo uzyskuje kontrolę nad zasobami IT lub wdraża rozwiązania na własnych serwerach.
W efekcie firmy muszą dokonać analizy, czy uzyskały „kontrolę” nad zasobem, czy dostęp do usługi.
Ponadto, oprócz regularnej opłaty z tytułu dostępu do chmury, wiele podmiotów ponosi dodatkowe jednorazowe nakłady w celu skonfigurowania i/lub dostosowania danego oprogramowania i chmury do swoich specyficznych wymagań. Na przykład, podmiot może mieć umowę SaaS na system zarządzania zasobami ludzkimi, ale chce go dostosować, aby stworzyć dodatkowe funkcjonalności w zakresie raportowania.
W związku z powyższym pojawia się kolejna trudność: czy dla celów księgowych nakłady poniesione na konfigurację i dostosowanie powinny być kapitalizowane jako aktywa niematerialne lub przedpłata na poczet przyszłej usługi, czy też stanowią koszt okresu w momencie ich poniesienia.
Nowe regulacje i przyszłość prezentacji kosztów związanych z oprogramowaniem chmurowym SaaS
Powyższe dylematy księgowe były przedmiotem rozważań KIMSF, który wydał na ten temat dwie decyzje (Marzec 2019: Customer’s Right to Receive Access to the Supplier’s Software Hosted on the Cloud oraz Marzec 2021: Configuration or Customisation Costs in a Cloud Computing Arrangement).
Dodatkowo, od 2027 roku obowiązywać będzie nowy standard MSSF 18, który wprowadza istotne zmiany w zakresie sprawozdawczości finansowej, w szczególności może mieć wpływ na sposób prezentacji kosztów związanych z oprogramowaniem chmurowym.
Na przykład, nowy standard nakłada na jednostki obowiązek prezentowania tzw. wskaźników zarządczych (MPM – Management Performance Measures), czyli wskaźników finansowych wykorzystywanych przez kierownictwo do oceny wyników działalności. W praktyce oznacza to konieczność ujawnienia m.in. sposobu kalkulacji EBITDA, EBIT czy innych wskaźników, które mogą być modyfikowane przez sposób księgowania kosztów IT, w tym usług chmurowych.
Dla firm korzystających z cloud-based software oznacza to:
- konieczność ujednolicenia polityki rachunkowości w zakresie klasyfikacji umów oraz ujęcia księgowego nakładów na IT,
- większą transparentność w zakresie wpływu tych wydatków na wyniki finansowe,
- potrzebę dostosowania systemów raportowania do nowych wymogów prezentacyjnych.
W perspektywie najbliższych lat można spodziewać się dalszego zaostrzenia wymogów dotyczących przejrzystości i porównywalności danych finansowych. W związku z tym, warto już teraz rozpocząć przegląd swoich umów IT oraz polityk rachunkowości, aby uniknąć ryzyka niezgodności z nowymi regulacjami.
W czym możemy pomóc?
Pomożemy nie tylko w interpretacji przepisów księgowych, ale także w minimalizacji ryzyk związanych z nieprawidłowym raportowaniem.
Ujęcie księgowe
- Ocena charakteru umowy – czy umowa z dostawcą chmury spełnia kryteria leasingu (MSSF 16), czy jest usługą?
- Identyfikacja kosztów kwalifikujących się do aktywacji – np. koszty konfiguracji, testowania, migracji danych.
Wskaźniki finansowe
- Analiza wpływu na m.in.: EBITDA, wskaźniki zadłużenia, które mogą się zmienić w zależności od klasyfikacji kosztów.
Polityki rachunkowości i procedury
- Przegląd kosztów i przygotowanie szczegółowych procedur kapitalizacji kosztów.
Sprawozdawczość i raportowanie
Zapytaj o ofertę dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji
Skontaktuj się z nami
