e-Sprawozdania Finansowe a podpis elektroniczny

Ewelina Piekarz Manager, PwC Polska 14/01/19

Konsekwencją wprowadzenia elektronicznej formy sprawozdań finansowych jest zmiana sposobu ich podpisywania i składania zarówno do Krajowego Rejestru Sądowego, jak i do Urzędu Skarbowego.

Obowiązuje kwalifikowany podpis elektroniczny

Zgodnie z wprowadzoną nowelizacją sprawozdania finansowe sporządzone po 1 października 2018 r. muszą zostać podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnego z regulacjami eIDAS.

W praktyce oznacza to, iż każdy członek zarządu oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych powinna posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgodnie z otrzymaną informacją Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje również nad wdrożeniem możliwości podpisywania e-sprawozdań za pośrednictwem profilu zaufanego e-PUAP, natomiast opcja ta prawdopodobnie zostanie udostępniona z końcem stycznia 2019 r.

Kto musi uzyskać podpis elektroniczny? Dlaczego podczas składania sprawozdania niezbędny jest numer PESEL?

Elektroniczne sprawozdania finansowe składane są przy wykorzystaniu bramki Ministerstwa Sprawiedliwości przez osobę, której numer PESEL został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. W konsekwencji oznacza to, iż spółki, których często reprezentantami są osoby zagraniczne nieposiadające numeru PESEL muszą dodatkowo wnioskować o jego wydanie, a następnie zaktualizować dane we wpisie do KRS.

Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów dodatkowymi osobami, które zostały wymienione na liście uprawnionych do złożenia sprawozdań w postaci elektronicznej są również: prokurent, likwidator, syndyk oraz zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym, posiadający numer PESEL ujawniony w KRS.

W zaistniałej sytuacji, podmioty mogą rozważyć jedną z możliwych opcji usprawnienia procesu składania sprawozdania, jakim jest ograniczenie liczby członków zarządu bądź powołanie takich osób, które są posiadaczami podpisu elektronicznego oraz numeru PESEL. Nie uchroni to jednak spółek przed dużą ilością formalności, a niezbędne kroki będą musiały zostać poczynione jeszcze przed sporządzeniem sprawozdania finansowego.

Skontaktuj się z nami

Ewelina Piekarz

Manager, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 569

Magdalena Brzuszczyńska

Menedżer, PwC Polska

Tel.: +48 519 508 295

Obserwuj nas