50 twarzy PMO

„Przyszłam do tej firmy, aby dowiedzieć się, na czym dokładnie polega rola PMO - co oznacza Project Management Office, czym się zajmuje, a co jest zupełnie poza jego zakresem.” Było to jedno z pierwszych stwierdzeń, jakie słyszałam od młodszej koleżanki, kiedy zaczęłyśmy pracować w ramach PMO prowadzącego duży (ponad 150) portfel projektów. Zapamiętałam jej słowa i zainspirowały mnie one do refleksji się nad tym, czym właściwie jest PMO? Mimo, że od ponad 10 lat pracuję lub prowadzę różne PMO, nie potrafię udzielić jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Tak naprawdę to myślę, że zawsze lubiłam pracować w PMO właśnie dlatego, że ta rola jest zmienna i daje duże możliwości rozwoju zawodowego w różnych obszarach.

Czym właściwie zajmuje się PMO? I czy rzeczywiście go potrzebujesz?

Odpowiedź na oba pytania brzmi jak zawsze: "To zależy".

Kiedy zastanawiamy się nad różnymi typami PMO funkcjonującymi w organizacjach - czym się zajmują, do czego są powołane i jakich umiejętności wymaga się od ich pracowników - szybko uświadamiamy sobie, że nie ma jednego właściwego modelu. Wszystko zależy od wielkości organizacji, jej dojrzałości (która oczywiście się zmienia), funkcji i usług pełnionych przez inne działy oraz osób tworzących PMO. Prawdopodobnie istnieje także wiele innych czynników, na które dotychczas po prostu nie zwróciłam uwagi.

Skoro termin ten jest tak bardzo płynny i zmienny - to czym tak naprawdę jest PMO? Moim zdaniem ma ono co najmniej 50 różnych twarzy, ale dla uproszczenia zacznijmy od czterech najważniejszych.

Czy naprawdę potrzebujemy PMO dla pojedynczych projektów?

Zielone odcienie PMO

Jeśli realizujesz niewielki projekt, w którym uczestniczy jeden lub dwa zespoły i nie musisz spełniać licznych wymogów regulacyjnych, to prawdopodobnie poradzisz sobie bez dedykowanego PMO. Jeśli jednak Twój projekt jest większy i bardziej złożony lub organizacja narzuca wiele wymogów proceduralnych, to warto pomyśleć o zatrudnieniu przynajmniej jednej osoby do pełnienia roli PMO.

Takie PMO (Project Management Office) pełni zazwyczaj rolę wspierającą podczas realizacji projektu. Oprócz standardowych obowiązków związanych z monitorowaniem, kontrolą i raportowaniem, PMO często wykonuje szereg zadań wspierających realizację projektu i komunikację, zapewniając płynny przepływ pracy. Zadania takie jak: przygotowywanie prezentacji na cotygodniowe spotkania, zarządzanie kalendarzem urlopów i szkoleń, przechowywanie dokumentów, prowadzenie witryny projektu, organizacja wydarzeń projektowych, zbieranie informacji, aktualizacja danych w systemach PPM (Project Portfolio Management), przygotowywanie slajdów, rozwiązywanie problemów informatycznych. To tylko część zadań, jakie realizuje PMO, ale większości z nich nie znajdziesz na żadnej oficjalnej liście. Jeśli więc zmagasz się z niektórymi z nich, być może najwyższy czas pomyśleć o powołaniu PMO dla Twojego projektu.

Co jeśli musisz zarządzać wieloma projektami, aby osiągnąć swoje cele biznesowe?

Żółte odcienie PMO

Bardzo często do pełnej realizacji celów biznesowych potrzebujemy produkty więcej niż jednego projektu. W takich sytuacjach mówimy o programach, które spinają wszystkie projekty, aby zrealizować jakiś cel strategiczny. Program może obejmować wiele projektów i angażować nawet ponad 500 pracowników i wielu kierowników projektów. W takim układzie wsparcie PMO (Programme Management Office) jest najbardziej potrzebne kierownikowi programu, aby zorientować się, co dzieje się w poszczególnych projektach i jak interakcje między nimi rzutują na całość realizowanego programu. PMO dostarcza wysoko poziomowych planów, zagregowanych informacji o aktualnym stanie prac projektowych, głównych ryzykach i problemach wymagających uwagi oraz zmianach, które należy wprowadzić, aby projekt mógł być kontynuowany bez przeszkód. Stanowi także centrum wymiany informacji dla wszystkich zaangażowanych w program uczestników. PMO pełni często rolę „tłumacza” programu dla różnych interesariuszy (w tym członków Zarządu), którzy potrzebują najważniejszych informacji przedstawionych w syntetycznej i łatwej do zrozumienia formie wizualnej. Skuteczne funkcjonowanie takiego PMO może w istocie przesądzić o sukcesie programu.

Skąd wiadomo, czy prowadzimy właściwe projekty i czy najlepiej wykorzystujemy nasze zasoby?

Niebieskie odcienie PMO

Wraz z rozwojem firmy i wzrostem liczby prowadzonych projektów, coraz trudniej jest dobrze zrozumieć i kontrolować, co dzieje się w organizacji i jak projekty przyczyniają się do realizacji strategii. W tym momencie krytyczne staje się nie tylko zapewnienie, że realizujemy projekty prawidłowo, ale również, że są to właściwe projekty. W takiej sytuacji mówimy o zarządzaniu portfelem projektów i Portfolio Management Office. Zapewnia ono model governance, który wskazuje, które projekty należy rozpocząć, jak śledzić ich postęp i status, jakich kanałów eskalacji używać i jak zatwierdzać zmiany. Zapewnia również, że projekty są dostosowane do strategii i nie nakładają się na siebie, a także, że wszystkie niezbędne standardy, procesy, procedury i szablony zostały wdrożone. Aby to wszystko osiągnąć, PMO często wykorzystuje big data ukryte w raportach statusowych, sygnałach RAG, eskalacji ryzyk i problemów oraz środków zapewnienia zgodności. Bez zaangażowania takiego PMO bardzo trudno jest zapewnić właściwą realizację strategii i optymalizację zasobów.

Czego jeszcze możemy oczekiwać od PMO?

Pomarańczowe i czerwone odcienie PMO

Muszę przyznać, że moim zdaniem prawdziwa przyjemność z pracy przy PMO zaczyna się na tym etapie. Gdy wdrożysz już wszystkie potrzebne standardy, KPI, niezbędne szablony i narzędzia komunikacji, kiedy wszystko wydaje się być pod kontrolą, możesz wziąć głęboki oddech i rozejrzeć się dookoła. Teraz dopiero zaczniesz widzieć, że niektóre procesy wymagają poprawy, niektóre trzeba wdrożyć, a inne zakończyć. Widzisz, że to jak działa Twoja organizacja, można a nawet trzeba zmienić. Czy powinieneś zainwestować więcej czasu w zarządzanie zasobami ludzkimi? Wprowadzić nowe praktyki w obszarze użyteczności? Lepiej komunikować się z klientami i bardziej się skupić na marketingu? A może powinieneś na nowo wymyślić sposób oferowania produktów i usług oraz spróbować działać bardziej zwinnie? To są pytania i wyzwania, które PMO potrafi podjąć i zaadresować. Oczywiście, wszystko zależy od organizacji i tego, jak prowadzi swoją działalność, ale PMO może i powinno kwestionować status quo. Powinno szukać i dostarczać inspiracji do przyszłego rozwoju. Z perspektywy PMO doskonale widać, co należy poprawić, i w jaki sposób tego dokonać. Aby z powodzeniem realizować swoje zadania, PMO potrzebuje wystarczającej przestrzeni (zarówno jeśli chodzi o czas, jak i możliwości podejmowania decyzji) oraz ludzi o otwartych umysłach. Być może nie jest to jeszcze standardem, ale naprawdę wierzę w to, że taka jest przyszłość PMO.

Od czego więc zacząć?

Muszę przyznać, że cały ten artykuł jest oparty o moje własne doświadczenia, a na świecie z pewnością można znaleźć więcej przykładów roli PMO. To co moim zdaniem jest kluczowe, kiedy chcesz uruchomić lub rozwinąć PMO w swojej organizacji to dobre zrozumienie obecnych i przyszłych (na ile to możliwe) potrzeb i szczera odpowiedź na te 3 pytania:

1. Dlaczego potrzebujesz PMO?

Czy potrzebujesz praktycznego wsparcia dla konkretnych projektów, koordynacji dużego programu, jasnego modelu governance dla całego portfela projektów czy rozwoju dojrzałości organizacji w obszarze zarządzania projektami?

2. Jak powinno ono działać w Twojej organizacji?

Czy jest określony odgórny model governance i zewnętrzne regulacje, które PMO powinno adresować? Jaki jest podział odpowiedzialności między PMO a kierownikami projektów i programów? Jakie są kluczowe interakcje z innymi interesariuszami (FInanse, HR, IT, itd)

3. Na czym powinno się skupiać i jakie kompetencje są do tego niezbędne?

Czy Twoje PMO powinno realizować obecne procesy i procedury, starać się je ulepszać, wspierać organizacyjną transformację czy też podważać obecne status quo i proponować nowe kierunki rozwoju?

Gdy już odpowiesz na te pytania, łatwiej będzie Ci wybrać odpowiedni dla Ciebie model PMO i pomyśleć o tym, jakich ludzi potrzebujesz.