W jaki sposób osobowość project managera może pomóc organizacji w osiągnięciu sukcesu

Większość z nas ma osoby w najbliższym otoczeniu, dla których wszystko wydaje się łatwe i bezproblemowe. Tacy znajomi lub przyjaciele osiągają sukcesy we wszystkim, czego się dotkną, zarówno w pracy jak i życiu prywatnym. Wszystko w ich wykonaniu zawsze się udaje, a ich plany zawsze kończą się sukcesem, tak jakby korzystali na co dzień z prywatnego Biura do Zarządzania Projektami.

Współcześni psychologowie zakładają, że dla osiągnięcia sukcesu zawodowego decydujące znaczenie ma połączenie naszej osobowości i umiejętności poznawczych. Sukces zawodowy dotyczy nie tylko jednostek, ale przynosi również korzyści na poziomie organizacyjnym, ponieważ rozwój intelektualny i zawodowy idzie w parze z podnoszeniem poziomu wiedzy specjalistycznej. Przekłada się to na odnoszone sukcesy, rozwój zawodowy i możliwy wzrost dochodów, a w ostatecznym rozrachunku prowadzi do większej satysfakcji z pracy i życia osobistego.

Jakich umiejętności potrzebuje project manager?

Project managerzy zajmują się projektami w niemal wszystkich branżach na świecie. Zrozumienie potrzeb organizacyjnych klienta, a następnie wspólne ich doprecyzowanie powinno być zawsze pierwszym krokiem przy rozpoczynaniu współpracy z klientem. Wielu project managerów pomaga organizacjom zdefiniować cel projektu. Zazwyczaj planują zakres, strukturę pracy i ramy czasowe projektów, tworzą mapę wymaganych zasobów i umiejętności, pilnują kosztów, wskazują potencjalne zagrożenia i środki zaradcze. Jako profesjonaliści z zewnątrz organizacji, doświadczeni w realizacji wielu projektów w różnych branżach, lepiej niż pracownicy wewnętrzni firmy radzą sobie z realizacją danego projektu. Zewnętrzni eksperci unikają błędów związanych z niewłaściwym oszacowaniem budżetu, czasu realizacji przyszłych projektów oraz zmiennych czynników zewnętrznych wpływających na ich realizację, co pozwala podnieść efektywność realizacji i dostarczyć projekt na czas i bez dodatkowych kosztów dla klienta.

Podczas planowania i realizacji projektu przyjmują oni odpowiedzialność za zarządzanie zespołem projektowym, raportują do odpowiednich odpowiedzialnych kierowników i komunikują się z interesariuszami. Dzięki zdobytemu doświadczeniu project manager rozwija swój zestaw umiejętności zawodowych, który składa się z dwóch części:

umiejętności twardych, czyli technicznego lub metodologicznego know-how, oraz
umiejętności miękkich, jako że project manager kieruje zespołem projektowym.

Taka osoba powinna umieć motywować grupę, prowadzić negocjacje pomiędzy różnymi (czasami skonfliktowanymi) stronami oraz komunikować się na różnych szczeblach organizacji równie dobrze, jak ustalać budżet projektu, kontrolować koszty, zarządzać zasobami czy identyfikować ryzyko projektowe.

W pracy project managera połączenie zarówno kompetencji miękkich jak i twardych jest podstawą efektywnej realizacji projektu, budowania silnego i efektywnego zespołu projektowego a także często przydaje się w codziennych zadaniach. Niestety, w niektórych firmach nadal zdarza się, że potrzeba posiadania kompetencji społecznych przez tych specjalistów jest lekceważona, a fachowcy od projektów są powoływani bez odpowiedniego przeszkolenia w zakresie umiejętności miękkich. W rezultacie kompetencje project managerów mogą kosztować firmę potencjalne straty przychodów, czasu, specjalistycznej wiedzy, a nawet kapitału ludzkiego. Obecnie pracownicy zwracają większą uwagę na zrównoważone i stabilne środowisko pracy, co wymaga odpowiedniego project managera, który posiada szereg umiejętności miękkich i twardych, a także dba o wellbeing i rozwój osobisty pracowników.

Wpływ osobowości project managera na sukces

Niektórzy project managerowie sukcesy w swojej pracy ucząc się na podstawie własnych doświadczeń i polegając na swojej intuicji, jak kierować grupą specjalistów, rozwiązywać konflikty i dobierać właściwy styl komunikacji. Razem z nimi sukces odnosi cały zespół projektowy, a często organizacja rośnie wraz z rozwojem swoich członków. Co pomaga takim specjalistom w ich codziennych wyzwaniach? Odpowiedź jest prosta - ich cechy osobowości.

Jednym z najbardziej znanych modeli osobowościowych cech przywódczych jest Wielka Piątka (od ang. The Big Five framework), zaproponowana przez Costę i McCrae oraz Goldberga w 1992 roku. Model ten opisuje cechy osobowości za pomocą 5 czynników, których pierwsze litery budują akronim CANOE - Conscientiousness, Agreeableness, Neuroticism, Openness, Extraversion (z ang. sumienność, ugodowość, neurotyczność, otwartość, ekstrawersja) lub OCEAN z inną kolejnością znaków. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich i temu, jak mogą wpływać na pracę project managera.

Sumienność
Ugodowość
Neurotyczność
Otwartość
Ekstrawertyzm

Sumienność

Specyfika zarządzania projektami polega na profesjonalnym organizowaniu pracy dla innych, co wymaga od człowieka wysokiego poziomu samoorganizacji, dyscypliny oraz wytrwałości i rzetelności. Są to właśnie cechy, z których składa się czynnik sumienności. Kierownicy projektów o wyższym wskaźniku tej cechy lubią mieć ustalony harmonogram, przygotowaną zorganizowaną strukturę, uszeregowane pod względem ważności zadania z zakresu projektu, dzięki czemu zwykle najpierw kończą te najważniejsze i najbardziej priorytetowe.

Ugodowość

Osoby o wysokim poziomie tej cechy zazwyczaj lubią pomagać ludziom i troszczą się o innych. Wykazują duże zainteresowanie innymi ludźmi, są altruistyczne, życzliwe, skłonne do współpracy i ufne. Project managerowie muszą współpracować z wieloma różnymi specjalistami na różnych szczeblach organizacyjnych i wprowadzać zmiany związane z realizowanym przez siebie projektem. Jeśli taka osoba troszczy się o ludzi, na których życie zawodowe ma wpływ zakres projektu, i wykazuje wysoki poziom koncentracji na ludziach, ma większe szanse na sukces. W życiu osobistym takie osoby mają zazwyczaj silną potrzebę harmonii.

Neurotyczność

Osoby o niskim poziomie neurotyzmu zachowują spokój w sytuacjach stresowych i są na ogół bardzo stabilne emocjonalnie. Project managerowie charakteryzujący się wewnętrzną równowagą lepiej radzą sobie z różnymi perturbacjami, które zwykle na różną skalę pojawiają się w czasie realizacji projektów, nie martwią się zbytnio, nie mają tendencji do zakładania najgorszego, są odporni i nie tracą panowania nad sobą. Zespół zarządzający projektem, który jest kierowany przez stabilnego emocjonalnie i odpornego na stres lidera, ma większe szanse na sukces i nie marnuje swojego zapału i energii.

Otwartość

Project managerowie o wysokim poziomie otwartości mają tendencję do wykazywania wewnętrznej ciekawości w dziedzinie zarządzanych projektów, zwykle mają wiele różnych zainteresowań, stosują kreatywne rozwiązania i są dociekliwi, innymi słowy - mają skłonność do zadawania wielu pytań. Osoby te zazwyczaj mają liczne zainteresowania w życiu prywatnym, są raczej żądne przygód, łatwo się angażują i lubią nowe doświadczenia.

Ekstrawertyzm

Typowy ekstrawertyk lubi inicjować rozmowy, czuje się pełen energii w towarzystwie ludzi, chętnie nawiązuje nowe kontakty i lubi być w centrum uwagi. Project manager o wysokim poziomie ekstrawertyzmu z dużym prawdopodobieństwem będzie czerpał radość z wielogodzinnych narad, poznawania nowych ludzi i chętnie będzie inicjował z nimi rozmowy dotyczące realizacji zadań. Będzie on również zainteresowany samopoczuciem i zawsze zapyta co słychać, bo dobry kontakt z każdym członkiem zespołu jest dla niego bardzo ważny. Osoby o wysokim poziomie ekstrawertyzmu są zazwyczaj skoncentrowane na ludziach, mają szeroki zakres kontaktów i są entuzjastyczne, szczególnie podczas nawiązywania nowych relacji.

Rozwój osobisty powinien opierać się na wewnętrznych talentach

Cechy osobowościowe nie są jedynymi elementami, które określają, w jaki sposób dana osoba realizuje swój potencjał. Według badań CliftonStrengths, najlepszym sposobem na osiągnięcie sukcesu w pracy jest inwestowanie czasu i wysiłku w rozwój swoich naturalnych talentów. Poświęcanie na ich rozwój większej ilości czasu pomnaża je, tworzy prawdziwą siłę i jest lepszą drogą rozwoju niż próby kompensowania tego, co mniej naturalne.

Aby zilustrować tę ideę, zastanówmy się nad Anną, która jest project managerką. Załóżmy, że Anna ma silny talent A i słaby talent B: A=100x; i B =20x (gdzie x to tylko zmienne mierzące talent)

Inwestując 10h w talent A, Anna otrzyma 10h x 100x = 1000y wyniku dla talentu A
Inwestując jednocześnie 10h w talent B, osoba ta otrzyma 10h x 20x = 200y wyniku dla talentu B

Poświęcenie takiej samej ilości czasu na rozwój mocnych stron jest znacznie bardziej pożądane niż podejście kompensacyjne. Badania Gallupa pokazują, że osoby, które codziennie wykorzystują swoje mocne strony, sześć razy bardziej angażują się w pracę. Dzięki temu, kompletując zespół projektowy można wybrać odpowiednich specjalistów i członków zespołu, którzy nie tylko będą zaangażowani w realizację projektu, ale również projekt będzie dopasowany do ich mocnych stron, co zwiększy szanse na ich zadowolenie, powodzenie projektu oraz satysfakcję z jego realizacji.

W PwC nie tylko polegamy doświadczeniu i mocnych stronach naszych project managerów i specjalistów PMO, ale także pomagamy rozwijać ich mniej widoczne talenty i umożliwiamy im podnoszenie kwalifikacji, a także zapewniamy odpowiednie wsparcie na ścieżce rozwoju zawodowego. Menedżerowie wspierają swoich współpracowników i są zawsze gotowi aby poprowadzić ich we właściwym kierunku, ponieważ wiedzą, że połączenie ich wrodzonych talentów z pracą nad rozwojem ich mniej wiodących umiejętności i cech osobowości pozwoli im osiągnąć jeszcze większe korzyści i sukcesy w pracy, a także może pozytywnie wpłynąć na ich życie pozazawodowe.

Skuteczni project managerowie mają cechy liderów i wiedzą jak je rozwijać

Większość wewnętrznych cech liderów projektów, które pomagają im osiągać doskonałe wyniki, jest związana z relacjami interpersonalnymi oraz umiejętnością wpływania na innych i motywowania ich. Nie było w historii project managera, który osiągnąłby sukces bez grupy wykwalifikowanych specjalistów. Cechy przywódcze są niezbędne dla project managerów i mogą być w znacznym stopniu wspomagane przez szkolenia z zakresu umiejętności miękkich.

Na podstawie swoich doświadczeń project managerowie budują szeroko rozwinięte kompetencje przywódcze, które zwykle traktowane są jako połączenie zdobytych umiejętności, przejawianych zachowań i postaw (opartych na wartościach) danej osoby. Na postawy i zachowania mogą wpływać cechy osobiste, takie jak odporność, wewnętrzna stabilność, zorganizowanie czy ukierunkowanie na ludzi. Jednocześnie na rozwój umiejętności miękkich wpływają cechy osobowościowe i talenty, a zainwestowanie tego samego wysiłku w różne talenty daje różne rezultaty. Innym ważnym czynnikiem sukcesu dla project managera jest współpraca z innymi specjalistami, dzielenie się wiedzą i doświadczeniem oraz dostęp do zdobytych umiejętności na poziomie organizacyjnym.

W PwC zaczynamy od budowania zespołu specjalistów ds. zarządzania projektami w oparciu o ich indywidualne cechy i kompetencje. Następnie wspieramy ich w rozwoju umiejętności poprzez wiedzę teoretyczną i praktykę. Jednocześnie, w zespole PMO mają oni bezpieczną przestrzeń do wymiany doświadczeń i dobrych praktyk z różnych branż i projektów, przy różnym poziomie zarządzania w danej organizacji.

Ponadto, project managerowie i specjaliści PMO z PwC mogą wspierać projekt na poziomie potrzeb organizacji w trybie ad-hoc, bez konieczności podejmowania przez Klienta ryzyka organizacyjnego związanego z tworzeniem wewnętrznego zespołu PMO. Jednocześnie, mając doświadczenie w budowaniu własnego zespołu PMO, ustanawianiu standardów i procesów zarządzania projektami, zespół PwC może zaproponować klientom pełnowymiarowe wsparcie w zakresie budowania i wprowadzania PMO dopasowanego do istniejącej struktury firmy klienta.