Integracja danych i systemów jako jedno z głównych wyzwań technologicznych w procesie wdrażania faktur ustrukturyzowanych
Tomasz Cieślar, Manager w zespole Tax Technology
Wdrożenie KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, pozwoli podatnikom wystawiać i odbierać faktury w formie elektronicznej. Przejście w stronę elektronicznego obiegu dokumentów nie jest dla podatników niczym nowym, ale proces ten pierwszy raz robiony jest na tak szeroką skalę.
Wyzwania, które niesie za sobą ten projekt dotykają różnych obszarów, takich jak bezpieczeństwo danych, integracja systemów, ale też dostosowanie obecnie istniejących systemów do obsługi informacji zwrotnej. Skupienie na integracji, czyli połączeniu wszystkich wymaganych przez proces systemów w jeden dobrze działający mechanizm, zmusza nas do zaadresowaniu wielu wyzwań, którym postaramy się bliżej przyjrzeć.
Jakie są dodatkowe korzyści integracji?
Poza oczywistą potrzebą wysyłania danych do Ministerstwa Finansów, warto zastanowić się jak można przy tej okazji usprawnić, zautomatyzować albo przemyśleć na nowo procesy biznesowe w firmie.
Samo gromadzenie, integrowanie i analizowanie danych daje przedsiębiorstwu pełen obraz wyników biznesowych i pewnego rodzaju trendów obecnych w firmie. Procesy te zapewniają większą widoczność, którą firmy potrzebują aby zrozumieć wzorce biznesowe, ale również i co czasami ważniejsze żeby podjąć procesy naprawcze. Konieczność integracji jest z jednej strony ustawowym obowiązkiem, ale też szansą dla firmy aby zbudować jedno centralne miejsce, gdzie dane mogą być gromadzone z różnych systemów.
Takie scentralizowane podejście do zarządzania danych, oprócz łatwiejszej dostępności danych, pozwala nam wykonać kolejny krok w kierunku łatwiejszego raportowania oraz możliwość patrzenia na funkcjonowanie przedsiębiorstwa z różnych perspektyw. Strategiczne podejście do danych, czy to w postaci scentralizowanej jak hurtownia danych, czy też w postaci rozproszonej, czyli architekturze typu data mesh przekłada się nie tylko na możliwość kompleksowego spojrzenia na firmę, ale też dodatkowo na zwiększenie wydajności jeżeli chodzi o dostęp do tych danych.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych otrzymujemy dodatkowo szybszy przesył danych do Ministerstwa Finansów oraz ograniczamy ryzyko błędów, które mogą się pojawić na etapie transformacji danych do schemy.
Główne wyzwania związane z integracją danych
Mimo że wyzwania związane z integracja danych i systemów dotykają różnych obszarów, patrząc na cykl życia faktury, można je wstępnie podzielić na trzy obszary:
integracje systemów oraz wyciąganie danych z tych systemów
transport tych danych z systemów źródłowych do miejsca docelowego, czyli Ministerstwa Finansów
bramka Ministerstwa Finansów do której klient musi się dostosować aby te dane zostały w odpowiedni sposób przeprocesowane i zaakceptowane.
Na każdym z tych etapów zmagamy się z kwestiami dotyczącymi bezpieczeństwa, wydajnością, oraz skalowalności rozwiązania. Przykładem może być sytuacja gdy dane które zostają wysłane do Ministerstwa Finansów zwiększą swój rozmiar albo po prostu w ciągu roku mamy okresy gdzie tych danych do przesłania mamy więcej.
Pamiętajmy też że dotychczas bardzo często dane podatkowe krążyły w wewnętrznej infrastrukturze przedsiębiorstwa. Oczywiście mieliśmy sytuację, kiedy w sposób zagregowany dane były wysłane poza infrastrukturę firmy natomiast w tym przypadku pierwszy raz firmy robią to na taką skalę wysyłając bardzo detaliczne dane, bardzo szczegółowe dane i jednocześnie dane wrażliwe z perspektywy działania przedsiębiorstwa. Od strony praktycznej oznacza to dla wewnętrznych zespołów IT oraz potencjalnych dostawców, że muszą dostosować się do zarządzania dodatkowym stanem danych, czyli danymi będącymi w ruchu.
Co za tym idzie należy na nowo przemyśleć metody uwierzytelniania, gromadzenia i szyfrowania danych, ale także ubogacić strategię zarządzania danymi o aspekt komunikacji i jej bezpiecznego szyfrowania.
Odcinek 1: Integracja danych i systemów jako jedno z głównym wyzwań technologicznych w procesie wdrażania faktur ustrukturyzowanych
Dlaczego najważniejszym aspektem udanej integracji faktur ustrukturyzowanych jest współpraca pomiędzy biznesem jak i IT oraz współodpowiedzialność za wszystkie fazy projektu?
Posłuchaj podcastu w którym, Tomasz Cieślar Manager w zespole Tax Technology mówi, dlaczego wdrożenie KSeF nie jest tylko wyzwaniem biznesowym, ale także technologicznym i dlaczego na styku tych właśnie obszarów zachodzi transformacja.
Długość: 15:58
Dodatkowe trudności związane z integracją
Firmy gromadzą dane na różnych poziomach. Jednak nie zawsze tak jest że odpowiednie dane trafiają do systemów krytycznych które tych danych potrzebują i wymagają.
W większości firm mamy już systemy gromadzące dane klasy CRM, EAM (Enterprise Asset Management), SCM (Supply Chain Management) a co dla nas istotniejsze w przypadku faktur ustrukturyzowanych systemy ERP które kładą większy nacisk na informacje księgowe i finansowe.
Bez integracji wszystkich źródeł danych potrzebnych nie tylko dla faktur ustrukturyzowanych, ale i dla innych procesów biznesowych, firmy tworzą silosy informacyjne i w rezultacie zebrane dane nie wnoszą wartości i musimy wykonywać dodatkowe procesy technologiczne, jak na przykład integracja danych aby móc te dane przesyłać dalej lub aby na podstawie tych danych wyciągać wnioski. W przypadku dużych, czasami rozproszonych zbiorów danych integracja tych systemów jest bardziej niż kiedykolwiek istotna, głównie dla firm korzystających z wielu źródeł danych.
Musimy pamiętać że jeżeli mamy dosyć rozproszony system fakturowania każdy z nich w ten lub inny sposób musi zostać połączony z bramką Ministerstwa Finansów możemy to wykonać na wiele sposobów, natomiast musimy pamiętać że na koniec dnia wszystkie te dane do Ministerstwa Finansów muszą zostać przesłane i tutaj pojawia się wyzwanie związane z integracją systemów.
Integracja danych bowiem zapewnia, że wszystkie te dane dostarczone zostaną tam gdzie powinny, dodatkowo integracja pozwala nam w sposób zbiorczy dane prezentować oraz przekształcać, tak aby zostały spełnione wymagania Ministerstwa Finansów. W ciągu ostatnich kilku lat zapotrzebowanie na integrację danych znacznie wzrosło a faktury ustrukturyzowane są tylko jednym z przykładów tego procesu.
Coraz więcej firm wdraża szyte na miarę systemy i aplikacje aby zaspokoić potrzeby optymalizacyjne dedykowanych działów. Systemy ERP, Księgowość, business Intelligence, hurtownie danych, sprzedaż czy marketing automation zostały wdrożone, aby odpowiedzieć na specyficzne potrzeby biznesowe w organizacjach. Ilość danych gromadzonych codziennie wzrosła, a firmy muszę nadać sens i przekształcić te dane. W rezultacie te krytyczne dla firmy dane są rozproszone w wielu systemach. Aby rozwiązać ten problem firmy muszą wspomniane systemy zintegrować aby mieć jeden zbiór danych.
O co zadbać w czasie integracji danych i systemów
Połączenie różnych zbiorów danych czy systemów może być jednak trudne, szczególnie w momencie kiedy firma posiada rozbudowane środowisko aplikacyjne.
Dlatego też dla firm może być problemem zrozumienie zebranych zestawów danych i tym samym wiele firm staje przed poważnym wyzwaniem. Muszą znaleźć najlepsze narzędzie do integracji danych i podjąć szereg ważnych decyzji.
Wybór odpowiedniego rozwiązania jest już niejako pokłosiem wcześniejszej analizy, którą należy wykonać aby lepiej zrozumieć jak zmienią się nasze procesy biznesowe, ale z drugiej strony aby wybór narzędzia i kształt tego rozwiązania spełniał nasze oczekiwania.
Ważne jest aby nasze procesy biznesowe były zwinne, ale nie oznacza to że powinniśmy za wszelką cenę naginać się do narzędzia, a wręcz przeciwnie to narzędzie powinno być na tyle elastyczne i konfigurowalne aby zaadresować nie tylko bieżące potrzeby firmy ale też te przyszłe, które mogą się pojawić kiedy nasza wysyłka i odbiór faktur ustrukturyzowanych wyjdzie z fazy Hyper Care i i stabilizując się stanie się bardziej dojrzałym procesem.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych pytaniami które się nasuwają są to:
Które źródła danych powinny zostać uwzględnione w procesie?
Jak powinien wyglądać transfer danych?
Czy potrzebujemy integracji w czasie rzeczywistym (dane wysyłane są automatycznie), czy iteracyjnie (dane są paczkowane i wysyłane w określonych oknach czasowych)?
Czy możemy pozwolić sobie na wyzwalanie tych integracji i transferu danych?
W jakich paczkach chcemy dane przesyłać?
Czy jesteśmy w stanie tę integrację zaadresować samemu czy potrzebujemy wewnętrznego tudzież zewnętrznego wsparcia?
Czy mamy dobrze ugruntowany proces bezpieczeństwa danych?
To tylko przykłady pytań które mogą się pojawić rozmawiając o integracji danych z Ministerstwem Finansów.
Lista taka oczywiście jest dużo dłuższa i adresuje obszary nie tylko związane z samym połączeniem danych ale też ich przekształceniem, bezpieczeństwem danych w czasie przesyłania oraz bezpieczeństwem danych w czasie spoczynku, jak również gromadzeniem i archiwizowaniem tych danych na przestrzeni lat.
Narzędzia do integracji danych
Jeżeli faza analizy jest już za nami i odpowiedzieliśmy sobie na wszystkie kluczowe pytania oraz warunki brzegowe integracji zostały zidentyfikowane, pozostaje nam jeszcze do rozważenia ostatni aspekt technologiczny, czyli sam wybór narzędzia, którym posłużymy się aby dane przenieść z systemów źródłowych do finalnego odbiorcy, czyli Ministerstwa Finansów. Same narzędzia do integracji to narzędzia programowe, które pozyskują, konsolidują, przekształcają i przesyłają dane.
Dodatkową wartością używania narzędzi jest także możliwość przeprowadzenia mapowań (niejako w czasie rzeczywistym) oraz oczyszczanie danych jeżeli tego wymaga proces. Wykonywanie integracji za pomocą narzędzia może nam znacznie uprościć proces.
Kluczowym jednak przy wyborze takiego rozwiązania jest określenie parametrów, które pozwolą nam na płynną pracę nie tylko w momencie kiedy będzie to obligatoryjne, ale też i co ważniejsze pracę na tyle elastyczną, że nie będzie wymagała rewolucyjnych zmian, jeżeli zmieni się chociażby rozwiązanie ERP klienta albo nagle klient będzie zmagał się z większym przepływem danych.
Mając w głowie te wszystkie pojawiające się ryzyka, warto przy wyborze narzędzia wziąć pod uwagę takie parametry jak:
Możliwość pracy w modelu on-premise jak i cloud, czyli sytuacji kiedy nasza infrastruktura przenosi się do chmury
Budowanie na komponentach open-source, co zapewnia większą elastyczność w przypadku mniej znanych źródeł danych
Łatwość jeżeli chodzi o dołączenie kolejnych źródeł danych (tu warto podkreślić, że apetyt na dane po stronie organów podatkowych rośnie i istnieje realna szansa potrzeby dołączania danych z kolejnych systemów np. magazynowego)
Pamiętajmy także że sama integracja danych może zostać zaadresowana przez wewnętrzne zespoły IT ale też wydzielona do zewnętrznego dostawcy.
Tak czy inaczej klient musi mieć prawo do zmiany tej decyzji w czasie i zdecydować się dla przykładu do obsługi integracji przez powołany wewnętrznie zespół ekspertów lub po prostu zmiany dostawcy takiej usługi.
Aby tak sytuacja mogła mieć miejsce bez narażania się na ryzyko utraty ciągłości biznesowej, narzędzie powinno być łatwe w obsłudze, aby potencjalne korzyści finansowe wynikające z obsługi integracji przez zewnętrzne zespoły, nie zostały przejedzone przez koszt ich przeszkolenia.
Elastyczność narzędzia nie jest tylko kluczowa w aspekcie rozwoju firmy, czy zmiany systemów źródłowych. Elastyczność rozwiązania jest także kluczowa w przypadku zmian podatkowych i co za tym idzie dostosowywaniu integracji do tych przepisów. Firma musi mieć łatwość w dostosowywania się do takich zmian, ponieważ mogą one mieć realny wpływ na działanie całej organizacji.
Podsumowanie
Jeżeli chcemy, aby integracja danych między systemami źródłowymi a Ministerstwem Finansów była efektywna, bezpieczna i skalowalna w przyszłości, należy pamiętać o głównych, wspomnianych wcześniej założeniach. Musimy także pamiętać o jakości danych, nie tylko na poziomie IT, ale również w rozumieniu biznesowym.
Najważniejszym jednak aspektem udanej integracji w rozumieniu faktur ustrukturyzowanych jest współpraca między biznesem jak i It oraz współodpowiedzialność za wszystkie fazy projektu. Wdrożenie bowiem faktur ustrukturyzowanych nie jest tylko wyzwaniem biznesowym, a także technologicznym i na styku tych właśnie obszarów zachodzi ta transformacja.
Wesprzemy Twoją organizację w wyzwaniach związanych z rewolucyjną zmianą i pomożemy dostosować biznes do nowych regulacji.
Oferujemy profesjonalne narzędzia i kompleksowe wsparcie: procesowo - podatkowe, systemowo-technologiczne, prawne, wsparcie PMO i zarządzenie zmianą, Managed Services.
