Czym są faktury ustrukturyzowane i dlaczego już teraz warto rozpocząć przygotowania do wdrożenia obligatoryjnego systemu fakturowania?
Faktury ustrukturyzowane są jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych oraz dotychczas stosowanych faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów - Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF).
Główne wyzwania przed jakimi stoją podatnicy
Dane
Konieczność zgłaszania żądań wystawienia faktury w ustrukturyzowanej formie wymaga zebrania szerokiego katalogu danych, których oczekują władze skarbowe. Dane te mogą być rozproszone pomiędzy systemami lub po prostu niedostępne.
Proces
Z uwagi na konieczność wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF i ryzyka ekspozycji ewentualnych nieprawidłowości procesy w organizacji muszą być dostosowane do tego, by fakturowanie odbywało się w sposób możliwie uporządkowany i zautomatyzowany.
Technologia
Żądania są wysyłane i odbierane w ustrukturyzowanej formie - agregacja, przetwarzanie i przesyłanie danych wymaga przygotowania technicznego po stronie Klienta oraz przebudowy i integracji istniejących systemów.
Poznaj główne założenia KSeF
- Na początku października 2021 Ministerstwo Finansów opublikowało komunikat o rozpoczęciu testów KSeF - udostępniona dokumentacja ma charakter ściśle techniczny i przeznaczona jest dla działów IT pracujących nad integracją z KSeF;
- Od 1 stycznia 2022 istnieje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych zgodnych z technicznymi wytycznymi Ministerstwa - możesz wystawiać swoje faktury elektronicznie w Krajowym Systemie e-Faktur z wykorzystaniem środowiska produkcyjnego Krajowego Systemu e-Faktur;
- Zakres danych raportowanych w ramach nowej formy faktury obejmuje wiele dodatkowych elementów, innych niż w standardowej fakturze;
- KSeF ma ustrukturyzować i zapewnić kontrolę w czasie rzeczywistym nad procesem fakturowania;
- Podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF od 1 stycznia 2022 r. Obowiązek e-fakturowania miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., a dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r. W dniu 19.01.2024 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że data wejście w życie obowiązkowego KSeF zostanie przesunięta. 26 kwietnia 2024 roku wskazano, że nowe przepisy zaczną obowiązywać od: 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość obrotów przekroczyła 200 mln PLN w poprzednim roku i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.
Zapytaj o rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej organizacji
"Temat e-faktur dotyka wielu aspektów związanych z działalnością firm, zarówno finansowo-księgowych, prawnych, jak i technicznych. Nowe regulacje są prawdziwym wyzwaniem w sferze technologii, procesów i organizacji. Warto więc z wyprzedzeniem przygotować się do wprowadzenia e-faktur i nie zostawiać tej kwestii na ostatnią chwilę. Kompleksowe podejście do nowych wymogów zabezpieczy przedsiębiorców przed ewentualnymi konsekwencjami błędnego podejścia do tych wyzwań."
W jaki sposób będzie przebiegał przepływ danych na potrzeby generowania e-faktury w przedsiębiorstwie?
Wesprzemy Twoją organizację w wyzwaniach związanych z rewolucyjną zmianą i pomożemy dostosować biznes do nowych regulacji.
Oferujemy profesjonalne narzędzie i kompleksowe wsparcie, które wesprze Twoją firmę tak by na czas przygotować się do nowych obowiązków.
Jak możemy pomóc?
Taxolite e-Invoicing Tool
Dedykowane narzędzie do e-faktury KSeF pozwala na pełne i elastyczne dostosowanie się do nadchodzących zmian bez konieczności adaptacji systemów ERP, czy systemów billingowych lub zmiany kluczowych procesów integracji systemów już wdrożonych i funkcjonujących w przedsiębiorstwie.
Poznaj narzędzie Zobacz video
Statutory Compliance Suite: e-Invoicing PL KSeF
Kompleksowe rozwiązanie, które w czasie rzeczywistym obsługuje wymianę e-faktur z KSeF. Procesy wystawiania i odbioru e-faktur są w pełni zautomatyzowane i integrują się nieinwazyjnie ze standardowymi procesami SAP, z założeniem minimalizacji ingerencji użytkownika. Aplikacja jest dostępna w języku polskim i angielskim.
Poznaj narzędzie
Wsparcie procesowo-podatkowe
Wsparcie PwC będzie polegało w szczególności na weryfikacji i zmapowaniu obecnie funkcjonujących procesów związanych z wystawianiem i odbieraniem faktur. Przeprowadzona analiza będzie wskazywała również na ryzyka podatkowe związane z aktualnym modelem fakturowania.
Przedmiotem takiej analizy będzie przede wszystkim zbadanie, czy funkcjonujące w Państwa organizacji procesy umożliwiają wprowadzenie niezawodnego systemu faktur ustrukturyzowanych, następnie optymalizację tych procesów.
Umożliwi to nie tylko wdrożenie KSeF, ale również pozwoli na znaczące zmniejszenie kosztów poprzez redukcję koniecznego nakładu pracy, poświęcanego dziś - dzięki automatyzacji procesów wcześniej przeprowadzanych manualnie (przynajmniej w części) przez pracowników.
W oparciu o wyniki przedmiotowej analizy, PwC przygotuje mapę wdrożenia faktur ustrukturyzowanych w Państwa organizacji, wraz ze wskazaniem procesów, które pozwolą na wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym w sposób ustandaryzowany.
Zaproponowany model fakturowania będzie także zawierał komentarze dotyczące zarządzania zidentyfikowanymi ryzykami podatkowymi. Końcowo będziemy asystowali Państwu także na etapie wdrożenia faktur ustrukturyzowanych.
Wsparcie systemowo-technologiczne
Nasza usługa obejmuje kompleksową analizę systemową wymagań raportowania w fakturze ustrukturyzowanej w odniesieniu do specyfiki działalności danego podmiotu z uwzględnieniem poprawności merytorycznej, logicznej i technicznej schemy
oraz wsparcie w przygotowaniu docelowego modelu przepływu danych i informacji procesowanych w systemach Klienta oraz w ramach integracji z KSeF.
Wspieramy Klienta w ramach wdrożenia i budowy oraz testowania własnych rozwiązań technicznych oraz w ramach przebudowy systemów zarówno w obszarze wymagań biznesowych jak i technicznych. Wspieramy również poprzez wdrożenie rozwiązań PwC.
Wsparcie prawne
Doradztwo prawne obejmuje kompleksowe i bezpieczne dla Klienta wdrożenie systemu e-Faktur w szczególności w kontekście obowiązków prawno-regulacyjnych i obejmuje:
- Doradztwo w zakresie wpływu wdrożenia e-Faktur na istniejące procedury i stosunki kontraktowe, w tym ustalenia dotyczące terminów płatności, sposobu doręczeń, korygowania faktur i udzielania rabatów wierzytelności objętych e-Fakturami;
- Analizę przyjętych rozwiązań dotyczących e-Faktur w kontekście obowiązku składania sprawozdań dotyczących zatorów płatniczych;
- Propozycję dostosowania klauzul umownych i procedur wewnętrznych w zakresie nowych regulacji dotyczących e-Faktur, a także równoległego funkcjonowania faktur “zwykłych”;
- Przygotowanie dokumentacji wewnętrznej, w tym w szczególności pracowniczej pod kątem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i zabezpieczenia interesów pracodawcy;
- Doradztwo w zakresie dostosowania wdrażanych rozwiązań dotyczących e-Faktur na potrzeby ewentualnych kontroli i postępowań prowadzonych przez Prezesa UOKiK w zakresie nadmiernego opóźniania się w transakcjach handlowych.
PMO i Change Management
Wierzymy, że biuro zarządzania projektami powinno odgrywać jedną z kluczowych ról we wdrożeniu e-Faktury. Znaczenie PMO jest tutaj wysokie w związku ze złożonością tematu. Konkurowanie na niestabilnych rynkach, nadążanie za szybkimi innowacjami technologicznymi i spełnianie stale zmieniających się oczekiwań konsumentów – wszystko to wymaga nowej formy zwinności biznesowej, do której właśnie dąży PMO.
Wsparcie PMO pokrywa nie tylko efektywną koordynację działań związanych z wdrożeniem e-Faktury takich jak: zbudowanie katalogu danych, dostosowanie procesów biznesowych czy przygotowanie i monitorowanie zmian technicznych (włączając przebudowę i integrację istniejących systemów).
W ramach PMO i zarządzania zmianą wdrożymy procesy zapewniające właściwy nadzór, pozwalające na zbudowanie odpowiedniej bazy wiedzy i efektywny przepływ informacji podczas wdrożenia. Wszystko to pozwoli na zapewnienie, że ludzie są skoncentrowani na tym, co ważne i mają zrozumienie odpowiedzialności za zadania jakie na nich spoczywają, a ryzyka związane z wdrożeniem są monitorowane oraz aktywnie zarządzane.
Managed Services
PwC może zapewnić kompleksowe wsparcie dla organizacji, które wdrożyły wewnętrznie rozwiązania systemowe związane z KSeF, jak i organizacji, które poszukują “outsourcingu procesu” - w tym wypadku, oferta będzie szczególnie interesująca dla podmiotów o niewielkiej liczbie dokumentów zakupowych i sprzedażowych, w przypadkach gdzie Klient nie będzie posiadał systemu ERP zintegrowanego z KSeF.
W ramach oferowanego zakresu proponujemy:
- Księgowanie i wstępną kwalifikację faktur zakupowych;
- Przesyłanie faktur sprzedażowych do KSeF w czasie rzeczywistym;
- Zarządzanie procesem i raportowanie cykliczne;
- Optymalizację procesu wystawiania faktur;
- Sprawdzenie poprawności oznaczania znacznikami GTU i MPP;
- Bieżący monitoring wpływu zmian w prawie i orzecznictwie na poprawność fakturowania;
- Weryfikację poprawności klasyfikowania transakcji w oparciu o dane logistyczne zawarte w e-fakturach;
- Wsparcie w kontaktach z organami skarbowymi w razie pytań;
- Wyjaśnianie wątpliwości dot. zawieranych transakcji.
Analiza i weryfikacja dokumentów
Zastanawiasz się: Czy jesteś gotowy na wysyłkę swoich faktur do KSeF? Jakie dane potrzebne są do wygenerowania poprawnej e-faktury? Jak przetworzyć w systemie księgowym dane z e-faktury od dostawcy? Chciałbyś zobaczyć swoje faktury z dziś w KSeF e-schemie? Oferujemy możliwość analizy dokumentów historycznych za pomocą kwestionariusza lub poprzez moduł SAP - KSeF Readiness Check.
Poznaj narzędzie
e-faktura Tester
Przygotowaliśmy również narzędzie do weryfikacji faktury ustrukturyzowanej - e-Faktura Tester. Chcesz sprawdzić czy Twoja e-faktura będzie przyjęta przez KSeF? Tester sprawdzi czy Twój plik jest zgodny ze schemą e-faktury. Dodatkowo, opracowany przez zespół ekspertów PwC zestaw testów biznesowych sprawdzi dane pod względem merytorycznym.
Poznaj narzędzie
Zapytaj o rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej organizacji
Skontaktuj się z nami
Obserwuj nas
