Jak zostać managerem projektu (z PwC)

W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie zarządzanie projektami stanowi nieodzowny element każdej skutecznej i cenionej organizacji. Odgrywa ono niezwykle istotną rolę w wielu branżach. Rosnąca popularność zarządzania projektami oraz wzrost zapotrzebowania na specjalistów w tej dziedzinie dowodzą, że firmy wysoko cenią sobie takie umiejętności jak skuteczna komunikacja, efektywne zarządzanie czasem, zdolność adaptacji oraz ukierunkowanie na wyniki. Nic więc dziwnego, że wielu pracowników poszukujących nowych możliwości na rynku pracy postrzega zarządzanie projektami jako atrakcyjny wybór z uwagi na perspektywy rozwoju zawodowego.

Droga do zarządzania projektami bywa różna - niektórzy decydują się na zdobycie solidnego, teoretycznego przygotowania poprzez formalną edukację, podczas gdy inni trafiają do branży zarządzania projektami raczej poprzez zdobywanie wymaganej wiedzy na drodze doświadczenia niż teorii.

Z oczywistych względów trudno byłoby jednoznacznie rozstrzygnąć, która z tych metod jest bardziej korzystna czy efektywna, choć silne zaplecze teoretyczne niewątpliwie zapewnia dogłębne zrozumienie metodyk, standardów oraz narzędzi zarządzania projektami, niezbędne do kierowania dużymi czy bardziej złożonymi projektami. Natomiast doświadczenie jest kluczowym czynnikiem, który może zadecydować o powodzeniu lub porażce w każdym aspekcie naszego życia. Uzasadnione wydaje się zatem stwierdzenie, że kluczem do sukcesu jest znalezienie "złotego środka". Można to osiągnąć rozpoczynając pracę jeszcze w trakcie studiów, albo - jeśli wymaga tego sytuacja - uczestnicząc w certyfikowanych kursach w celu uzupełnienia ewentualnych braków wiedzy z zakresu zarządzania projektami.

Co to właściwie znaczy być managerem projektu?

Na temat roli managera projektu mógłbym zapewne napisać odrębny i całkiem obszerny artykuł. Wynika to po prostu z faktu, że zarówno samo zarządzanie projektami, jak i funkcje managerów projektu mogą przybierać bardzo różne formy, a ich rola uzależniona jest od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, stopień złożoności i skala projektu.

Różnorodność ta rodzi trudności już przy próbie zdefiniowania samej roli - otóż jedną z możliwych definicji managera projektu, która pojawiła się w PM Book of Knowledge, jest "główny koordynator projektu" (ang. chief project facilitator¹). Określenie to sugeruje, że osoba prowadząca lub koordynująca projekt nie jest tak naprawdę kierownikiem lub szefem, ale raczej "osobą wspierającą, która pomaga stworzyć bezpieczne i produktywne środowisko dla członków zespołu, w którym mogą skuteczniej realizować powierzone im specjalistyczne zadania²".

Pełnienie roli łącznika między interesariuszami projektu, zapewnianie skutecznej komunikacji oraz czuwanie nad tym, by wszystko działało jak należy, to główne zadania managera projektu.

Wymienione powyżej zadania obejmują oczywiście szereg powiązanych z nimi dodatkowych obowiązków, ale pozwalają one w pełni zrozumieć, kim tak naprawdę jest manager projektu. Pod wieloma względami zadania managera projektu przypominają te związane z rolą scrum mastera. Zarówno manager projektu jak i scrum master pełnią bowiem funkcję indywidualnego coacha dla członków swojego zespołu i uczą ich efektywnej pracy. Ich zadaniem jest również eliminowanie przeszkód, aby wszystko działało płynnie.

¹PMBOK® Guide 7th edition, Underneath the Surface²Ibid.

Co zrobić, aby zostać managerem projektu?

Nawet jeśli nie ukończyłeś studiów z zakresu zarządzania projektami lub nie dysponujesz wiedzą w tej dziedzinie, istnieje wiele możliwości, aby nadrobić zaległości. Wiele firm z dynamicznie działającymi zespołami PMO jest otwartych na rekrutację zarówno doświadczonych, jak i niedoświadczonych osób na stanowiska w PMO - w przypadku tych drugich dostępnych jest wiele dedykowanych programów szkoleniowych. Wielu pracodawców z pewnością doceni dodatkowe umiejętności i nauczy wszystkiego, co jest niezbędne do rozpoczęcia pracy na stanowisku Project Management Officer (PMO) - tak też jest w PwC.

Innym sposobem na rozpoczęcie pracy w obszarze zarządzania projektami są wewnętrzne programy umożliwiające przeniesienie się do innego działu w firmie. Duże przedsiębiorstwa często oferują swoim pracownikom wsparcie umożliwiające zmianę ścieżki kariery w taki sposób, ponieważ rozwiązanie to jest korzystne dla obu stron. Firma jest w stanie zatrzymać wartościowego pracownika, ten zaś zyskuje sporo czasu, nie musząc zajmować się formalnościami związanymi ze zmianą miejsca pracy. Dlatego warto zorientować się, z jakich możliwości można skorzystać w przypadku chęci zmiany ścieżki kariery.

Przyjrzyjmy się zespołowi PMO w PwC Polska, który oferuje szkolenie "Project Management Essentials"

Program daje możliwość poznania realiów pracy na stanowisku managera projektu. Organizowany jest co roku przez Financial Crime Unit (FCU) w PwC Polska.

Zespół PMO prowadzi tzw. Akademię PMO i zaprasza do udziału w niej wszystkich pracowników FCU, którzy są zainteresowani zmianą kierunku swojej kariery na bardziej dla nich atrakcyjny lub dostarczający większych wyzwań. Akademia to rozbudowany program szkoleniowy obejmujący nawet 15 sesji szkoleniowych oraz dedykowany program mentoringu (łącznie ponad 60 godzin) z udziałem wielu praktyków PMO, którzy prowadzą sesje szkoleniowe na różnorodne tematy. Sesje obejmują wspomniane wcześniej szkolenie PM Essentials, a także treningi dotyczące metodologii zarządzania projektami, dokumentów, formularzy i różnych praktyk z zakresu zarządzania projektami. Akademia kończy się egzaminem teoretycznym i praktycznym, czyli studium przypadku, podczas którego uczestnicy mogą zrozumieć realia pracy managera projektu.

Szkolenie to nie tylko zapewnia sporą dawkę praktycznej wiedzy, ale pozwala także przekonać się, jak naprawdę wygląda praca w PMO. Co więcej, kilka osób biorących udział w poprzedniej edycji szkolenia było tak zachwyconych klimatem PMO, że zdecydowały się dołączyć do zespołu.

Ja sam stanowię przykład udanego przejścia z pionu Operacji FCU do zespołu PMO. Swoją zawodową drogę w PwC rozpocząłem jako analityk specjalizujący się w zagadnieniach Anti-Money Laundering (AML) i Know Your Customer (KYC). Mimo że bardzo lubiłem swoją pracę, dostrzegłem możliwość sprawdzenia się w nowej roli w obszarze zarządzania projektami. Mój udział w Akademii zaowocował przejściem do zespołu PMO zaledwie kilka miesięcy po podjęciu decyzji. Od tego momentu miałem okazję uczestniczyć w kilku projektach i inicjatywach, z których wszystkie miały wyjątkowy charakter i dały mi wiele satysfakcji. Transfery wewnętrzne takie jak mój są korzystne z perspektywy zespołu PMO, a w rezultacie również dla klientów, ponieważ nowi wykwalifikowani członkowie zespołu mający różnorodne doświadczenie wzbogacają zespół, rozwijają się zawodowo i mogą wspierać zarówno projekty wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

Michał Werner, Project Specialist, PwC Polska

Jak rozwijać się zawodowo w ramach PMO?

Jednym z wyjątkowych atutów pracy w zespole PMO są liczne możliwości szkoleniowe, które sprzyjają rozwojowi umiejętności związanych z zarządzaniem projektami. Szkolenia te odgrywają ważną rolę w zapewnieniu członkom zespołu dostępu do wiedzy niezbędnej do skutecznego działania na rzecz sukcesu projektu. Niezależnie od tego, czy chodzi o konkretne metodologie i narzędzia z zakresu zarządzania projektami, czy też szkolenia z umiejętności miękkich, nacisk na ciągłe doskonalenie zawodowe gwarantuje, że członkowie zespołu są dobrze przygotowani do radzenia sobie z zawiłościami i wyzwaniami, które są codziennością przy realizacji różnych projektów. Oferta dostępnych szkoleń PM obejmuje najpopularniejsze z nich, takie jak na przykład Prince2, AgilePM, P3O. Jeśli chodzi o rozwój umiejętności miękkich, można wziąć udział w sesjach szkoleniowych takich jak "Style komunikacji społecznej", "Motywacja", "Skuteczny feedback", "Asertywna komunikacja", "Inteligencja emocjonalna" - lista jest naprawdę długa.

Jak można wykorzystać umiejętności zdobyte w PMO?

O ile prawdą jest, że manager projektu nie jest zwykle uważany za tradycyjnego "szefa", o tyle bycie częścią biura zarządzania projektami może okazać się świetną inwestycją w rozwój zawodowy. Jak już wspomniano powyżej, dołączenie do zespołu PMO daje okazję do rozwijania wielu cennych umiejętności, zarówno twardych, jak i miękkich. Pracując na tym stanowisku będziesz musiała/musiał nauczyć się (a raczej wypracować), między innymi takie umiejętności jak skuteczne komunikowanie się z interesariuszami, często różnego szczebla, aby mieć pewność, że cele projektu zostaną prawidłowo zrozumiane i zrealizowane. Zdobędziesz również doświadczenie w koordynowaniu zadań i zasobów, co przyczyni się do wzrostu twoich zdolności organizacyjnych i planistycznych. Takie umiejętności są wysoce uniwersalne, bardzo wartościowe i mają zastosowanie w dowolnym miejscu pracy. Będąc częścią zespołu PMO można zdobyć wiele praktycznych umiejętności i pogłębić swoją wiedzę, co nie tylko zwiększy wydajność na obecnym stanowisku, ale zapewni również solidną podstawę dla przyszłego rozwoju.

Ile czasu potrzeba na opanowanie podstaw?

Ilość czasu potrzebna do opanowania podstaw w obszarze zarządzania projektami zależy od kilku czynników, w tym od wiedzy i doświadczenia danej osoby, a także od stopnia zaawansowania projektów, w których uczestniczy. Podstawy wiedzy o zarządzaniu projektami, uzyskane dzięki programom takim jak PMO Academy, można z pewnością zdobyć nawet w ciągu kilku tygodni.

Nie możemy oczywiście zapominać, że praca managera projektu bywa wymagająca. Napięte terminy, wysokie oczekiwania ze strony licznych interesariuszy lub zmieniające się warunki projektu to bardzo ważne elementy, z którymi należy się liczyć.

Pomimo pewnych trudności, praca managera projektu może być bardzo satysfakcjonująca.

Wydaje się, że jeśli chodzi o rozpoczęcie kariery w zarządzaniu projektami, możliwości są nieograniczone. Wszystko, czego potrzebujemy, to gotowość i motywacja do rozpoczęcia przygody z zarządzaniem projektami. Dołączając do zespołu PMO, można zdobyć doświadczenie obejmujące szereg projektów i branż, co pozwala na kompleksowe zrozumienie zasad i praktyk zarządzania projektami.

Jeśli poszukujesz nowych wyzwań i jesteś gotowa/gotowy, aby je podjąć, nie wahaj się i wkrocz na ścieżkę ekscytującej i satysfakcjonującej kariery. Rozpocznij swoją przygodę z zarządzaniem projektami już teraz!