Digitalizacja dokumentacji HR jest już możliwa

25/01/19

Od 2019 pracodawcy mogą zrezygnować z prowadzenia akt pracowniczych w tradycyjnej, papierowej formie - na rzecz dokumentacji elektronicznej.

Jak przejść z papieru na dokument cyfrowy

Aby zmienić formę dokumentu z papierowej na elektroniczną należy przygotować skan dokumentu, a następnie potwierdzić zgodność skanu z dokumentem papierowym przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Wtórnej digitalizacji może podlegać zarówno dokumentacja obecnych i przyszłych jak również byłych pracowników – bez ograniczeń czasowych. Pozwala to na pełną elektronizację akt pracowniczych, w tym akt archiwalnych.

 

View more

Taka sama moc prawna

Zgodnie z nowymi regulacjami elektroniczna dokumentacja pracownicza jest równoważna z tradycyjną dokumentacją – co oznacza, że ma taką samą moc prawną.

Co daje rezygnacja z akt papierowych:

  • łatwy dostęp do dokumentów;
  • likwidacja podwójnego obiegu dokumentów (elektroniczny na potrzeby wewnętrzne i dodatkowy papierowy na wypadek kontroli organów);
  • zmniejszenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów;
  • możliwość monitorowania kto korzystał z dokumentacji, kiedy i w jakim celu;
  • łatwe zarządzanie dostępem do dokumentacji poprzez udzielenie go odpowiednim osobom a zablokowanie pozostałym;
  • minimalizacja ryzyka utraty/zniszczenia dokumentu;
  • zmniejszenie kosztów obiegu dokumentów np. przesyłania pomiędzy oddziałami a centralą.

 

View more

A gdyby pójść o krok dalej?

Wtórna digitalizacja pozwoli na uporanie się z gromadzoną w formie papierowej dokumentacją pracowniczą, ale nie zatrzyma napływu nowych dokumentów.

Zamiast za każdym razem skanować i niszczyć każdy nowy dokument papierowy warto sprawdzić, czy nie może on być od razu sporządzony w formie elektronicznej np. przy wykorzystaniu poczty elektronicznej lub podpisów elektronicznych (w tym kwalifikowanych).

Analizy prowadzone przez PwC wskazują, że od początku w świat digital możemy przenieść od 70 do nawet 95% dokumentacji HR*. (*w zależności od typu organizacji oraz zastosowanej technologii)

 

View more

W czym możemy pomóc?

PwC doradza w procesach digitalizacji dokumentacji w różnorodnych organizacjach i obszarach, w tym w zakresie elektronizacji dokumentów HR:

  • Pomagamy zidentyfikować dokumenty, które potencjalnie nie muszą być sporządzane w formie papierowej – na korzyść formy elektronicznej.
  • Prowadzimy spotkania warsztatowe z udziałem przedstawicieli różnorodnych działów organizacji (np. dział HR, prawny, IT), które pomagają organizacjom zidentyfikować potencjalne obszary do wdrożenia digitalizacji oraz korzyści z tego płynące.
  • Podpowiadamy, jak w praktyce wykorzystać możliwości prawne związane z elektronizacją dokumentów oraz wyjaśniamy wątpliwości z tym związane.
  • Pomagamy właścicielom obszarów biznesowych w ustaleniu priorytetów digitalizacji oraz identyfikacji potencjalnych obszarów pilotażowych.
  • Oferujemy narzędzie e-teczka, pozwalające na efektywne i ustrukturyzowane przeprowadzenie procesu digitalizacji dokumentacji pracowniczej.

Skontaktuj się z nami

Jacek Pawłowski

Partner PwC Legal, Radca Prawny

Tel.: +48 519 507 077

Marek Chlebicki

Dyrektor

Tel.: +48 519 506 809

Katarzyna Kwiatkowska

Dyrektor

Tel.: +48 502 18 4453

Katarzyna Kaczmarzyk

Counsel, Radca Prawny

Tel.: +48 519 504 716

Obserwuj nas