Digitalizacja dokumentacji HR jest już możliwa

Zgodnie z nowymi regulacjami elektroniczna dokumentacja pracownicza jest równoważna z tradycyjną dokumentacją – co oznacza, że ma taką samą moc prawną.

Co daje rezygnacja z akt papierowych:

• łatwy dostęp do dokumentów;
• likwidacja podwójnego obiegu dokumentów (elektroniczny na potrzeby wewnętrzne i dodatkowy papierowy na wypadek kontroli organów);
• zmniejszenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów;
• możliwość monitorowania kto korzystał z dokumentacji, kiedy i w jakim celu;
• łatwe zarządzanie dostępem do dokumentacji poprzez udzielenie go odpowiednim osobom a zablokowanie pozostałym;
• minimalizacja ryzyka utraty/zniszczenia dokumentu;
• zmniejszenie kosztów obiegu dokumentów np. przesyłania pomiędzy oddziałami a centralą.

Wtórna digitalizacja pozwoli na uporanie się z gromadzoną w formie papierowej dokumentacją pracowniczą, ale nie zatrzyma napływu nowych dokumentów.

Zamiast za każdym razem skanować i niszczyć każdy nowy dokument papierowy warto sprawdzić, czy nie może on być od razu sporządzony w formie elektronicznej np. przy wykorzystaniu poczty elektronicznej lub podpisów elektronicznych (w tym kwalifikowanych).

Analizy prowadzone przez PwC wskazują, że od początku w świat digital możemy przenieść od 70 do nawet 95% dokumentacji HR*. (*w zależności od typu organizacji oraz zastosowanej technologii)