25/01/19
Aby zmienić formę dokumentu z papierowej na elektroniczną należy przygotować skan dokumentu, a następnie potwierdzić zgodność skanu z dokumentem papierowym przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Wtórnej digitalizacji może podlegać zarówno dokumentacja obecnych i przyszłych jak również byłych pracowników – bez ograniczeń czasowych. Pozwala to na pełną elektronizację akt pracowniczych, w tym akt archiwalnych.
Zgodnie z nowymi regulacjami elektroniczna dokumentacja pracownicza jest równoważna z tradycyjną dokumentacją – co oznacza, że ma taką samą moc prawną.
Co daje rezygnacja z akt papierowych:
Wtórna digitalizacja pozwoli na uporanie się z gromadzoną w formie papierowej dokumentacją pracowniczą, ale nie zatrzyma napływu nowych dokumentów.
Zamiast za każdym razem skanować i niszczyć każdy nowy dokument papierowy warto sprawdzić, czy nie może on być od razu sporządzony w formie elektronicznej np. przy wykorzystaniu poczty elektronicznej lub podpisów elektronicznych (w tym kwalifikowanych).
Analizy prowadzone przez PwC wskazują, że od początku w świat digital możemy przenieść od 70 do nawet 95% dokumentacji HR*. (*w zależności od typu organizacji oraz zastosowanej technologii)
PwC doradza w procesach digitalizacji dokumentacji w różnorodnych organizacjach i obszarach, w tym w zakresie elektronizacji dokumentów HR:
Partner, Radca Prawny, Praktyka Polskich Firm Prywatnych, PwC Legal, PwC Polska
Tel.: +48 519 507 077