Biała lista podatników VAT od 1 września 2019 r.

Elektroniczna baza podatników VAT

Zgodnie z treścią ustawy, szef KAS będzie prowadził w formie elektronicznej wykaz, zawierający dane o:

• podmiotach, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
• podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT (tj. dane o podatnikach VAT czynnych i zwolnionych), w tym o podmiotach, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Tym samym, funkcjonujące do tej pory rejestry zostaną połączone w jedną bazę podatników VAT, która zostanie rozszerzona o dodatkowe dane (takie jak m.in. numery rachunków rozliczeniowych wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym). W założeniu Ministerstwa Finansów, biała lista ma ułatwić weryfikację kontrahentów.

Rejestr ma być aktualizowany na bieżąco, tj. raz na dobę w każdy dzień roboczy, zaś podatnicy korzystający z niego mają otrzymać informacje o dacie i godzinie, w której dokonali weryfikacji danego podmiotu. Uzyskanie informacji w rejestrze będzie możliwe na wybrany dzień - do 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.

Sankcje za przelew na rachunek inny, niż wskazany w wykazie

Zgodnie z ustawą, podatnicy nie będą mogli uwzględniać w kosztach podatkowych danego wydatku w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego - lub została dokonana przelewem na rachunek inny, niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w prowadzonym przez szefa KAS wykazie. Dotyczy to płatności za transakcje o wartości przekraczającej 15 000 zł realizowanych pomiędzy przedsiębiorcami.

Dodatkowo, w takim przypadku przepisy przewidują także sankcję w postaci objęcia nabywcy solidarną odpowiedzialnością za zaległości podatkowe dostawcy - w części VAT proporcjonalnie przypadającej na tę transakcję.

Sankcje te wyłączać można poprzez zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu płatności na rachunek inny, niż zawarty w wykazie - w terminie do trzech dni od daty zlecenia przelewu.

Co to oznacza?

Zmiany weszły od 1 września 2019 r., jednak sankcje będą obowiązywać od 1 stycznia 2020 r. Aby uniknąć więc narażenia się na stosunkowo daleko idące konsekwencje, które wynikają z ustawy, należy możliwie jak najszybciej po opublikowaniu białej listy zintegrować dane udostępniane w ramach wykazu z procesem regulowania zobowiązań.

Dostosowanie się do nowych przepisów może wymagać intensyfikacji wewnętrznych kontroli i ewentualnego wprowadzenia dodatkowej weryfikacji kontrahentów. Z perspektywy bezpieczeństwa podatkowego, kluczowe są dwa aspekty:

• bezpośrednio przed dokonaniem przelewu (tj. w dniu zlecenia przelewu) należy zweryfikować, czy rachunek na który dokonamy płatności należy do czynnego podatnika VAT i znajduje się na białej liście; oraz
• niezależnie kontrolować prawidłowość rozliczeń po dokonaniu przelewu, aby w przypadku zidentyfikowania błędu móc w terminie 3 dni od zlecenia przelewu poinformować naczelnika urzędu skarbowego o ewentualnych nieprawidłowościach.

Uwzględnienie powyższych kroków w procesie regulowania zobowiązań pozwoli uniknąć sankcji wynikających z ustawy.

Planując prace związane z wprowadzeniem białej listy warto mieć na uwadze wprowadzone zmiany w zakresie obligatoryjnego mechanizmu podzielonej płatności.

Szczegółowe informacje na temat split payment oraz nagranie z dedykowanego webinarium dostępne są w alercie podatkowym - Obowiązkowy split payment od listopada 2019 r.