{{item.videoDuration}}
{{item.title}}
{{item.text}}
{{item.videoDuration}}
{{item.title}}
{{item.text}}
Wykształcenie mowy pozwoliło ludziom na przekazywanie idei, umożliwiając ludziom współpracę w celu zbudowania niemożliwego. Największe osiągnięcia ludzkości powstały dzięki mówieniu, a największe porażki – przez jego brak.
Stephen Hawking1993 British Telecom - 'Hawking' TV commercialKomunikacja dotyczy każdej sfery codziennego życia, a w zarządzaniu projektami jest absolutnym fundamentem. To narzędzie, które może przynieść zarówno wielkie korzyści, ale też wywołać chaos i niezrozumienie.
Podobnie jest w przypadku pielęgnacji ogrodu - jeśli będziemy sadzić rośliny o nieodpowiedniej porze roku, nie wyrosną lub nie rozwiną się prawidłowo. Gdy jednak wykonamy wszystkie czynności zgodnie ze sztuką ogrodniczą, długo będziemy cieszyć się piękną roślinnością.
Jakie umiejętności warto zatem rozwijać, aby pomóc rozkwitnąć sobie i swojemu zespołowi?
Zacznijmy od wyników badań.
Wymarzony ogród
Efektywna komunikacja w projekcie
W badaniu “PwC’s Global Workforce Hopes and Fears Survey 2023” zapytaliśmy prawie 54 tysiące osób z 46 krajów, jakie umiejętności będą kluczowe dla rozwoju ich kariery w ciągu najbliższych 5 lat.
Trzy najbardziej pożądane kompetencje wskazane przez osoby, których praca wymaga specjalistycznych umiejętności to:
- Umiejętność adaptacji do zmian (83%)
- Krytyczne myślenie (81%)
- Umiejętność współpracy (79%)
Osoby, których praca nie wymaga specjalistycznych umiejętności również stawiają na pierwszym miejscu zdolność przystosowania się do zmian (55%). Ponadto, niewyspecjalizowani pracownicy przewidują, że umiejętności współpracy (51%) będą dla nich odgrywać ważniejszą rolę niż zdolności krytycznego myślenia (48%).
W obydwóch grupach respondentów na kolejnych pozycjach plasują się kompetencje liderskie oraz zdolności analityczne.
Pytanie: Jakie umiejętności będą kluczowe dla rozwoju Twojej kariery w ciągu najbliższych 5 lat
(Widoczne tylko odpowiedzi: ‘bardzo istotne’ i ‘niezwykle istotne’)
Menedżerowie projektów (dalej PM) czytający wyniki powyższego badania zadadzą sobie podstawowe pytanie - jak skutecznie rozwijać wskazywane kompetencje w zespole projektowym? Od czego zacząć?
Z naszego doświadczenia wynika, że warto zacząć od umiejętności współpracy, a dokładniej od jednej z jej składowych, czyli efektywnej komunikacji w zespole, która stanowi solidną bazę do rozwoju pozostałych kompetencji przyszłości.
Dlaczego? Pomyślmy o efektywnej komunikacji zespołu projektowego jak o ogrodzie pełnym barw, kwiatów i owoców. Tak jak ogród tworzy przyjazną przestrzeń, w której można realizować różnego rodzaju aktywności, tak i skuteczna komunikacja w zespole jest niezbędna do rozwijania umiejętności współpracy.
Narzędziowy niezbędnik dobrego ogrodnika
Używanie dostępnych zasobów podczas komunikacji
Zanim zespół ogrodników zabierze się do pierwszych prac w ogrodzie, sprawdza jakimi narzędziami dysponuje i czego może dokonać z ich pomocą.
Komunikując się w zespole powinniśmy pamiętać o granicach własnej sprawczości - wysyłając komunikat posiadamy wpływ jedynie na to, w jaki sposób zostanie on przekazany. Sposób odbioru i interpretacja komunikatu zależy już od umiejętności odbiorców. Pracujmy więc nad naszym narzędziem, czyli nad precyzyjnym przekazywaniem intencji oraz formułowaniem informacji w przystępny sposób, czyli językiem dostosowanym do możliwości percepcji odbiorcy.
Prowadźmy świadomą komunikację, w której jednocześnie ćwiczymy dwie umiejętności - rozmawiania oraz obserwowania konwersacji.1 Dajmy czas na wypowiedź innym członkom i członkiniom zespołu, przestrzeń na pytania i informację zwrotną. Starajmy spotkać się z człowiekiem, a nie ze stanowiskiem czy rolą.
Dzięki budowaniu takiej autentycznej komunikacji, wzmacniamy poczucie szacunku i zaufania wśród członków zespołu. W ten sposób przygotowujemy dobre podłoże, by współpracownicy odważnie dzielili się również tym, co niepopularne (a jednocześnie bardzo istotne) - nie wiem/ jest trudno/ zła wiadomość/ to nie działa itp.
Pamiętajmy, że zdolność aktywnego słuchania to jeden z najcenniejszych instrumentów, jakim dysponujemy.
1 M. Bartyzel, "Oprogramowanie szyte na miarę", wyd. Hellion 2015
Rady dla PM
Dobór roślin do projektowanego ogrodu
Poznanie rozmówców w projekcie i wspólne ustalenie zasad
Rośliny sadzone w ogrodzie muszą być dostosowane do warunków klimatycznych i możliwości pielęgnacji. Indywidualny dobór kwiatów i krzewów zwiększa szanse na to, by ogród rozkwitł tak jak chcemy.
Aby metody komunikacji w projekcie były skuteczne, muszą zostać dopasowane do specyficznych potrzeb zespołu projektowego. W praktyce oznacza to, że jedynie PM wraz z zespołem są w stanie wypracować plan komunikacji, który będzie przynosił pożądane rezultaty w danym projekcie.
Kopiowanie wzorców komunikacji z innych projektów „na ślepo” niesie ze sobą duże ryzyko - członkowie zespołu mogą nie chcieć identyfikować się z zasadami, które sprawdziły się w innych okolicznościach. Zarówno całkowicie spontaniczna komunikacja, jak i plan komunikacji niedopasowany do potrzeb mogą prowadzić do chaosu i dezinformacji.
Razem z zespołem wypracujmy więc kompleksowe porozumienie na temat komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Wspólnie określmy cele, zasady, odpowiedzialności, formy komunikacji oraz jej częstotliwość. Pamiętajmy o wszystkich elementach komunikacji występujących w projekcie, w tym o komunikacji w możliwej sytuacji kryzysowej.
Dobry plan komunikacji spełnia 4 funkcje:
wprowadza przejrzystość w pracy zespołu,
ułatwia podejmowanie decyzji,
wzmacnia zaangażowanie interesariuszy,
przyspiesza działania.
Czy Twój aktualny plan komunikacji w projekcie spełnia właśnie te 4 funkcje? - Regularna weryfikacja efektywności planu i jego ew. adaptacje powinny stać się dobrym nawykiem w każdym zespole projektowym.
Rady dla PM
Pielęgnacja ogrodu
Pielęgnacja komunikacji
Na prace pielęgnacyjne w ogrodzie składa się wiele różnych czynności, np. nawadnianie, nawożenie, przesadzanie kwiatów. Ten zbiór aktywności łączy jeden cel: zapewnienie roślinom odpowiednich warunków do rozwoju.
Poznawanie rozmówców polega na dążeniu do zrozumienia ich perspektywy. Inaczej mówiąc na odkrywaniu ich potrzeb. Często potrzeby te nie są jednak sygnalizowane wprost. Możemy zminimalizować ryzyko nieporozumienia umiejętnie zadając pytania. Kto pyta, ten kieruje rozmową.
Gdy pytamy o korzyści lub o problemy, od razu sugerujemy odbiorcom kierunek myślenia, którym podąży w swojej odpowiedzi. Tego typu zawężenia mogą być równie kuszące, co niebezpieczne. By komunikacja była bardziej owocna, zadawajmy pytania w neutralny sposób, zwłaszcza na początku dyskusji na nowy temat. Takie podejście zwiększa wśród członków zespołu gotowość dzielenia się własnymi spostrzeżeniami. Formułując neutralne pytania, stwarzamy szansę na lepsze wzajemne poznanie i zauważenie większej liczby aspektów danego zagadnienia.To bezpośrednio przekłada się na poziom zrozumienia potrzeb projektu, a co za tym idzie efektywność współpracy zespołu.
A co w przypadku, gdy ktoś zalewa nas potokiem słów lub wręcz przeciwnie, nic nie mówi?
A co w przypadku, gdy ktoś nic nie mówi lub wręcz przeciwnie, zalewa nas potokiem słów? W tej sytuacji uczestnicy konwersacji czują się zazwyczaj przytłoczeni i nie rozumieją przekazu nadawcy. By poprawić jakość komunikacji stosujmy technikę parafrazy, która spełnia dwie istotne funkcje – po pierwsze chroni nas przed nieporozumieniem, a po drugie pokazuje, że koncentrujemy na kimś swoją uwagę. Parafraza może przyjmować mniej lub bardziej oficjalne formy – np. jeśli dobrze zrozumiałem…Czy pominąłem coś istotnego? lub Aha, chodzi o to, aby…?
Wyrażając przekaz rozmówcy swoimi słowami poprawiamy ogólną „atmosferę” komunikacji, aktywizujemy uważne słuchanie i skuteczniej wypracowujemy wspólne rozwiązania.
Rady dla PM
Zmiany klimatyczne
Change Management w projekcie
Zdolności przystosowywania się do dynamicznego środowiska są kluczowe. Dawniej chroniliśmy ogród przed silnym mrozem i wiatrem, w ostatnich latach zimy zdecydowanie jednak złagodniały. Dużo większym zagrożeniem dla kondycji roślin stało się za to suche, upalne lato. W odpowiedzi na te zmiany ogrodnicy zakładają odpowiednie systemy nawadniania ogrodu.
Wprowadzanie zmian, a wraz z nimi wychodzenie ze strefy komfortu i porzucenie utartych przyzwyczajeń stało się integralną częścią projektów. Na sukces wprowadzanych zmian wpływają dwa elementy:
- Sprawne zarządzanie zmianą (kontrola zmian, adaptacja do zmian, weryfikacja uzasadnienia biznesowego, zarządzanie ryzykiem),
- “Miękkie” podejście do zmiany, czyli oswojenie zespołu projektowego z nowymi rozwiązaniami.
By nowe rozwiązania zostały zaakceptowane i efektywnie realizowane, konieczna jest budowa poparcia dla wprowadzanych zmian połączona z przemyślaną komunikacją w tym zakresie. Cały zespół projektowy powinien być poinformowany o planowanych zmianach, obejmujących ich zakres i przewidywane konsekwencje dla całego zespołu oraz indywidualnych ról.
Najczęściej główną odpowiedzialność za proces zarządzania zmianami ponosi PM przy wsparciu zespołu PMO, natomiast inicjowane zmiany oddziałują na znacznie szersze grono interesariuszy.
Rady dla PM
Pielęgnacja ogrodu to zadanie całoroczne
Kilka słów na zakończenie
Niniejszy tekst jest kompilacją wiedzy i wieloletnich doświadczeń w pracy PMO z różnorodnymi projektami.
Zawarte wskazówki mają charakter uniwersalny - niezależnie od wielkości, charakteru czy lokalizacji projektu, znajdą swoje zastosowanie w codziennej pracy zespołu. Tak jak rozkwitający ogród tworzy przyjazną przestrzeń do aktywności na świeżym powietrzu, tak i dobra komunikacja w projekcie sprawia, że współpraca oraz realizacja celów projektów stają się o wiele łatwiejsze.
PwC oferuje szerokie spektrum wsparcia w zakresie komunikacji: przekazujemy wiedzę, wprowadzamy standardy komunikacyjne, usprawniamy współpracę pomiędzy różnymi interesariuszami, pełnimy rolę Change Managerów (Menedżerów Zmiany), wprowadzamy nowoczesne rozwiązania technologiczne. Tworzymy mosty porozumienia, dzięki którym zespoły potrafią owocnie współpracować i osiągać ambitne cele. Efektywna komunikacja jest siłą naszego zespołu PMO, którą od lat doceniają nasi partnerzy biznesowi.
Interesują Cię tematy związane z zarządzaniem projektami? Zapisz się do naszego newslettera i bądź na bieżąco z najnowszą wiedzą w tym zakresie.
Project and Portfolio Management Services
Sprawdź, jak możemy pomóc Twojej organizacji
{{filterContent.facetedTitle}}
{{contentList.loadingText}}
{{contentList.loadingText}}
Obserwuj nas
