Managed Services w pigułce

Managed Service jako kompleksowe podejście do usług zarządzania projektami i portfelem projektów

Czym właściwie jest Managed Service?

Managed Service to model biznesowy, w którym realizacja i zarządzanie całością usługi jest zapewnione przez wyspecjalizowaną firmę i często wzbogacone o rozwiązania technologiczne. Słysząc po raz pierwszy o Managed Services, można mieć skojarzenia z outsourcingiem, jednak Managed Services są znacznie bardziej kompleksowe i wyspecjalizowane w swoim charakterze. W przeciwieństwie do tradycyjnego outsourcingu, który zazwyczaj jest mało złożoną usługą świadczoną na zlecenie, Managed Services oferują bardziej zaawansowane i złożone rozwiązania.

W ciągu ostatnich kilku lat Managed Services stają się coraz bardziej popularne, zwłaszcza w sektorze IT, ale nie są one zarezerwowane wyłącznie dla sektora technologicznego. Obecnie PwC świadczy usługi typu Managed Services w takich obszarach jak: Financial Crime, Digital Managed Service, Project and Portfolio Management. Typowe dla tego typu relacji pomiędzy klientem a zewnętrznym dostawcą są: wdrażanie i utrzymanie oprogramowania, wsparcie help desk, usługi PMO, kadry i płace, przechowywanie i backup danych, strategie marketingowe czy zarządzanie łańcuchem dostaw.

Wzrost popularności Managed Services nie jest zaskoczeniem, ponieważ korzyści płynące z tego modelu świadczenia usług są wielopłaszczyznowe. Usługodawcy mogą przejąć część działalności klienta lub cały proces, włącznie z elemenami złożonymi, pracochłonnymi i zależnymi od danych zewnętrznych. Dostawca Managed Services bierze na siebie ciężar inwestowania w ludzi, know-how i technologię, dzięki czemu klienci mogą poświęcić czas, pieniądze oraz uwagę na swoją podstawową działalność biznesową.

Biorąc pod uwagę fakt, że dostawcy Managed Services posiadają odpowiednie doświadczenie w danej branży, która pozwala im dodatkowo wykorzystać swoją wiedzę i umiejętności do optymalizacji procesów i ich kosztów.

Managed Service można porównać do oferty dietetycznej, w której klient otrzymuje listę z rodzajami menu i może wybrać, które rodzaje dań będą wchodzić w skład określonych pakietów, a następnie otrzymuje je regularnie pod drzwi w uzgodnionym terminie. Klienci nie muszą się martwić o własne umiejętności kulinarne ani o zakup produktów spożywczych, nie potrzebują nawet miejsca do przechowywania żywności. Wszystko otrzymują w pakiecie.

Usługi zarządzania portfelem i projektami w ramach Managed Service to sytuacja, w której organizacja klienta korzysta z usług zewnętrznego dostawcy usług PMO. Klient wybiera z katalogu usługi, które są potrzebne dla danego biznesu, a następnie wykupuje abonament na usługi zewnętrznego zespołu PMO.

Dlaczego warto korzystać z PMO jako Managed Service?

Korzystając z usług PwC PMO w modelu Managed Service, klienci mogą uzyskać profesjonalne wsparcie. Pozwala to na szybką reakcję w przypadku nagłej potrzeby wprowadzenia zmian, bez konieczności organizowania zespołu PMO wewnątrz firmy. W ramach danego modelu współpracy, klient ma dostęp do profesjonalnej wiedzy, rozwiązań oraz narzędzi, które oparte są na wieloletnim doświadczeniu zdobytym w różnych projektach i wielu branżach.

W ramach Managed Services działania PMO są ujęte w konkretnie zdefiniowane ramy i oferowane w ustandaryzowany sposób. Oferują one praktyczną bazę wiedzy, która zapewnia pomyślną realizację projektu. Działania PMO obejmują wszystkie czynności, które są niezbędne do zrealizowania projektu.

Dzięki modelowi Managed Service klienci mogą dostosować zakres i skalę usługi do potrzeb firmy. Zapewnia to elastyczność zarówno w odniesieniu do działalności, jak i kultury organizacyjnej. W oparciu o potrzeby i wymagania firmy klienci mogą wybierać usługi z predefiniowanego katalogu. W przypadku zarządzania projektami i portfelem projektów możliwe jest również odpowiadanie na doraźne zapytania klienta, natomiast dla kierownika projektu najważniejsza jest wartość, jaką wnosi do całych procesów zarządzanych w organizacji. Jednak większość potrzeb klienta jest predefiniowana przez katalog PwC, który oferuje użytkownikom całościowy zestaw usług typu end-to-end.

Oszczędność kosztów to jedna z wielu korzyści płynących z korzystania z Managed Services. Jednym ze sposobów obniżenia kosztów jest efektywne zarządzanie zasobami i ograniczenie wszelkich możliwych kosztów ogólnych. Dostosowanie podejścia do organizacji dzięki koncepcji opartej na wcześniej wdrożonych rozwiązaniach zapewnia sprawną realizację projektu i optymalizację kosztów.

Jakie są wyzwania i zalety związane z wdrożeniem PMO jako Managed Service?

Największym wyzwaniem związanym z wprowadzeniem Managed Service do organizacji jest zaufanie. Obie strony muszą sobie ufać, w przeciwnym razie zamiast udanej współpracy może się ona skończyć niepotrzebną ingerencją i w konsekwencji zagrozić pomyślnej realizacji projektu. Pomocne w budowaniu zaufania może być zbieranie opinii i współpraca ze znanymi podmiotami, potwierdzona wieloletnim doświadczeniem i ugruntowaną reputacją. Te same kryteria sprawdzają się w przypadku Managed Services - dobra reputacja, dobrze wyszkoleni specjaliści z doświadczeniem w wielu różnych dziedzinach oraz specjalistyczna wiedza z zarządzania projektami potwierdzona certyfikatami.

Korzyści z usług Managed Services świadczonych przez kompetentną firmę przewyższają ryzyko, dlatego warto zainwestować w tę relację. Właściwie dobrani specjaliści zrozumieją potrzeby klienta, dostosują planowane zmiany do strategii organizacji i będą wspierać projekty na każdym etapie ich realizacji. Właściwa firma koncentruje się również na dostarczaniu wartości dodanej poprzez realizowane projekty, aby zaspokoić potrzeby transformacyjne. PMO jako usługa Managed Service zapewnia kompleksowe, długoterminowe rozwiązania w obszarach, które wymagają indywidualnego osądu, wykorzystując strukturę ściśle zintegrowaną z organizacją klienta.

Model PMO jako Managed Services umożliwia zapewnienie specjalistycznej wiedzy z zakresu zarządzania projektami i PMO oraz skupienie się na priorytetach, podczas gdy specjaliści z zewnętrznej firmy świadczącej usługi outsourcingu są odpowiedzialni za działania operacyjne. Managed Services to innowacyjne rozwiązanie, które pomaga zapewnić wysoką jakość usług i gwarantuje, że firma będzie czerpać korzyści ze współpracy.

Dzięki szybkiej i sprawnej organizacji przy wdrażaniu naszych usług jesteśmy zawsze we właściwym miejscu i czasie, aby zapewnić kompleksową obsługę.

Nasi specjaliści PMO mają wieloletnie doświadczenie w budowaniu zaufania i prowadzeniu klientów przez trudne programy transformacji.

Zapraszamy do kontaktu z zespołem PMO

W PwC oferujemy naszym klientom wszechstronne i kompleksowe podejście, potwierdzone latami doświadczeń zawodowych i tysiącami godzin praktyki, które mogą być dostosowane do potrzeb klienta przez nasz zespół wybitnych specjalistów w dziedzinie zarządzania projektami i PMO.