Podpis elektroniczny

Koronawirus istotnie zmienił sposób pracy wielu osób, które obecnie zamiast przebywać codziennie w biurach wykonują swoje zadania zdalnie we własnych domach.

Dla większości z nas wydrukowanie i podpisanie dokumentu tradycyjnym, własnoręcznym podpisem jest dzisiaj pewnym wyzwaniem. A przecież podpisany dokument trzeba jeszcze komuś dostarczyć, co wymaga pójścia na pocztę lub zaangażowania firmy kurierskiej. Użycie podpisów elektronicznych lub skorzystanie z dobrodziejstwa formy dokumentowej jest w tej sytuacji wygodną i efektywną alternatywą.

infografika, internet, pwc polska

Kwalifikowany podpis elektroniczny

W pierwszej kolejności możliwe jest użycie kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Wielu przedsiębiorców i członków zarządów spółek już je posiada, np. na potrzeby podpisywania sprawozdań finansowych, dokumentacji podatkowej czy ofertowej składanej w trybie zamówień publicznych. Co istotne, opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma, zgodnie z przepisami polskiego kodeksu cywilnego, taką samą moc prawną jak złożenie własnoręcznego podpisu. Dlatego podpis kwalifikowany może z powodzeniem zastąpić podpis tradycyjny, nawet jeśli dany dokument pod rygorem nieważności powinien zostać sporządzony w formie pisemnej (np. umowa leasingu). 

Podpisy kwalifikowane można więc bez obaw wykorzystywać do podpisywania zdecydowanej większości umów handlowych, oświadczeń czy innej dokumentacji transakcyjnej. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy dana umowa lub oświadczenie wymaga dla swej ważności zachowania formy szczególnej, np. aktu notarialnego lub poświadczenia notarialnego podpisów, co wyklucza możliwość użycia podpisu elektronicznego. Ale w takiej sytuacji i sam podpis własnoręczny by nie wystarczył.

View more

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Dostawcami kwalifikowanych podpisów mogą być jedynie podmioty spełniające określone wymogi i wpisane do specjalnego rejestru dostawców takich usług. Lista polskich dostawców podpisów kwalifikowanych znajduje się na stronach Narodowego Banku Polskiego. Równie skuteczne co podpisy kwalifikowane wydane przez polskich dostawców są podpisy kwalifikowane wydane w innych krajach Unii Europejskiej, co zostało uregulowane w tzw. Rozporządzeniu eIDAS. Aktualną listę dostawców podpisów kwalifikowanych w całej Unii Europejskiej można znaleźć na stronie internetowej https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/.

Procedura uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego może nieco różnić się w zależności od dostawcy. Zwykle wymagane jest jednorazowe spotkanie osoby, której ma być wydany podpis, z przedstawicielem dostawcy lub jego partnerem w celu weryfikacji tożsamości. Dostępne są usługi obejmujące dojazd do osoby, która chciałaby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, pomoc w instalacji niezbędnego oprogramowania, czy wstępne przeszkolenie techniczne.

View more

Jak działać bez podpisu kwalifikowanego?

Brak podpisu kwalifikowanego nie wyklucza możliwości zawarcia umowy drogą elektroniczną. W przypadku, gdy zarówno strony czynności, jak i przepisy prawa nie przewidują szczególnych wymogów co do formy zawarcia umowy, to można ją zawrzeć w dowolny sposób. Oczywiście, w obrocie gospodarczym dokumentowanie zawarcia umowy ma niepodważalne zalety i nadal jest rekomendowane, ale nie zapominajmy, że dokumentem jest nie tylko podpisana kartka papieru. Dokumentem może być również e-mail, skan dokumentu podpisanego własnoręcznie, nagranie, dokument podpisany przy użyciu zaawansowanego ale niekwalifikowanego podpisu elektronicznego lub nawet SMS. Potwierdzają to przepisy polskiego kodeksu cywilnego które określają, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, oraz przewidują dokumentową formę czynności prawnej dla której wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej.

View more

Zanim sięgniesz po długopis

Przed sięgnięciem po długopis w celu podpisania umowy, zwłaszcza w czasach pandemii, warto zastanowić się, czy jest to naprawdę konieczne. W szczególności należy rozważyć skorzystanie z możliwości, jakie daje kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli przepisy nie zawierają obostrzeń co do formy umowy równie dobre może być zawarcie umowy w formie dokumentowej, np. w drodze wymiany korespondencji mailowej. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem, który pomoże we wskazaniu dostępnych opcji i gdy to jest możliwe wybierać elektroniczne podpisywanie dokumentów.

View more

Skontaktuj się z nami

Artur Gątowski

Artur Gątowski

Partner PwC Legal, Radca Prawny, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 316

Katarzyna  Kaczmarzyk

Katarzyna Kaczmarzyk

Counsel, Radca Prawny, PwC Polska

Tel.: +48 519 504 716

Obserwuj nas