Q&A na temat rzetelnej weryfikacji kontrahentów

15 pytań i odpowiedzi dotyczących sprawdzania dostawców i odbiorców

Specjaliści z zespołu Forensic PwC Polska udzielają odpowiedzi na 15 pytań dotyczących weryfikacji partnerów biznesowych oraz opowiadają o swoim nowym autorskim narzędziu Intelligent Risk Monitoring. 

Prowadzenie firmy wiąże się ze współpracą z wieloma kontrahentami, z którymi łączą nas relacje biznesowe i umowy handlowe. Tym, o czym należy pamiętać, jest dokładna analiza partnera biznesowego, zarówno przed podjęciem współpracy, jak i w trakcie jej trwania. Sprawdzenie informacji o swoim kontrahencie jest konieczne, jeśli chcemy mieć pewność, że nie narazimy swojej firmy na problemy finansowe i nie padniemy ofiarą przestępstwa gospodarczego.

Firma może sprawdzić dane swojego kontrahenta w różnych rejestrach publicznych, lecz nie jest to gwarantem rzetelnej weryfikacji. To dzięki wykorzystaniu danych z wielu różnych rejestrów oraz przeprowadzaniu złożonych testów wiarygodności i oceny ryzyka możemy mówić o odpowiednim sprawdzeniu i ocenie swojego kontrahenta.

Sytuacja dodatkowo komplikuje się, kiedy firma musi przeprowadzić weryfikację dużej liczby kontrahentów w bardzo krótkim czasie i chce wykonywać ją cyklicznie. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien być szczególnie ostrożny i rzetelnie podchodzić do każdej z weryfikacji. Istotne jest tutaj zastosowanie odpowiedniego narzędzia, cechującego się dużym stopniem wiarygodności przeprowadzanych weryfikacji i testów. Pozwoli to przedsiębiorcy zyskać nie tylko czas, ale przyniesie szereg innych korzyści, przede wszystkim bezpieczeństwo finansowe.

Naszą odpowiedzią na potrzebę efektywnej i rzetelnej weryfikacji jest Intelligent Risk Monitoring, czyli autorskie narzędzie do automatycznej weryfikacji partnerów biznesowych, które skraca proces do kilku minut. Narzędzie powstało na podstawie wieloletniego doświadczenia międzynarodowego zespołu specjalistów PwC, którzy zdobyli je podczas realizacji projektów śledczych. Twórcy narzędzia posiadają rozległą wiedzę w obszarze wywiadu gospodarczego oraz rządowych wytycznych w zakresie weryfikacji kontrahentów.

Weryfikacja partnerów biznesowych pozwala przede wszystkim znacząco ograniczyć ryzyko związane ze współpracą zarówno z nowymi, jak i dotychczasowymi kontrahentami. Rzetelny oraz regularny proces weryfikacji może przynieść szereg korzyści, m.in. pozwala budować wartościowe relacje biznesowe oraz chronić interesy firmy. Ponadto, wiele przedsiębiorstw coraz częściej zwraca szczególną uwagę na dobór swoich dostawców oraz odbiorców w obliczu globalnej transformacji gospodarek światowych, które zmierzają w kierunku odpowiedzialnego i zrównoważonego biznesu. Mówiąc o koncepcji zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa, nie należy zapominać o tym, jak ważny jest świadomy wybór kontrahentów, którym można ufać oraz z którymi można budować stabilne i długoletnie relacje biznesowe.

Według raportu PwC „Global Economic Crime Survey 2020” aż 46% przedsiębiorców w Polsce zostało dotkniętych przestępczością gospodarczą. Dane te podkreślają, jak ważnym elementem działalności przedsiębiorstw jest efektywny proces weryfikacji kontrahentów, który wspiera firmy w prowadzeniu biznesu w sposób bezpieczny i odpowiedzialny.

Firmy powinny być gotowe na zidentyfikowanie, zebranie i analizę danych na temat kontrahentów przynajmniej z kilku niezależnych źródeł. Aby proces weryfikacji partnerów biznesowych był skuteczny i efektywny, niezbędny jest przegląd informacji z wielu kluczowych rejestrów, m.in. Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Głównego Urzędu Statystycznego czy Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawdzenie powinno obejmować również białą listę podatników VAT. Rządowa strona rekomenduje także zapoznanie się z Metodyką Ministerstwa Finansów w zakresie oceny dochowania należytej staranności. W dokumencie tym zawarte są m.in. wskazówki związane z rzetelnym sprawdzeniem partnera biznesowego pod kątem należytej staranności. Ponadto, niezwykle ważna jest weryfikacja oraz analiza informacji dotyczących statusu finansowego kontrahenta. W celu przeprowadzenia kompleksowej weryfikacji partnera biznesowego nie należy również zapominać o sprawdzeniu, czy nie występuje on na międzynarodowych listach sankcyjnych.

Rzetelny i efektywny proces weryfikacji partnerów biznesowych w firmie może w znaczący sposób przysłużyć się do wdrażania elementów ESG (Environmental, czyli środowisko; Social, czyli społeczna odpowiedzialność oraz Corporate Governance, czyli ład korporacyjny). Zrównoważone podejście do rozwoju przedsiębiorstwa wiąże się z odpowiedzialnym doborem swoich dostawców oraz odbiorców, co jest istotnym elementem ładu korporacyjnego (Governance).

Międzynarodowy zespół specjalistów PwC opracował narzędzie Intelligent Risk Monitoring, służące do natychmiastowej, automatycznej i masowej weryfikacji partnerów biznesowych. Nasze narzędzie pozwala ocenić ryzyko współpracy z dziesiątkami tysięcy kontrahentów, dzięki czemu klienci zyskują możliwość znaczącego ograniczenia niebezpieczeństwa wystąpienia problemów związanych z płynnością finansową, strat finansowych oraz ryzyka utraty reputacji. Intelligent Risk Monitoring pozwala również na zidentyfikowanie niesolidnych dostawców i odbiorców oraz znacząco redukuje ryzyko uwikłania w procedery karuzel oraz wyłudzeń podatkowych.

Narzędzie automatycznie zbiera i analizuje dane z m.in. Krajowego Rejestru Sądowego, Głównego Urzędu Statystycznego, VIES, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, białej listy podatników VAT oraz Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Wykorzystywane są także informacje z innych subskrypcyjnych baz danych. Należy również podkreślić, że Intelligent Risk Monitoring to nie tylko narzędzie, które zbiera informacje z wyżej wspomnianych rejestrów. Nasze rozwiązanie pozwala klientom na przeprowadzanie szeregu analiz oraz testów, które w istotny sposób wpływają na rzetelność oraz wiarygodność procesu weryfikacji partnera biznesowego.

Intelligent Risk Monitoring pozwala nie tylko na weryfikację kontrahentów pod kątem podatkowym, lecz także z perspektywy ryzyka finansowego, prawnego oraz operacyjnego.

W oparciu o zidentyfikowane i zebrane wcześniej różnego rodzaju dane rejestrowe, finansowe i podatkowe, narzędzie Intelligent Risk Monitoring dokonuje oceny ryzyka na podstawie ponad 50 autorskich testów opracowanych przez zespół specjalistów PwC. Następnie, wyniki analizy przedstawiane są w formie interaktywnych wizualizacji oraz dashboardów, dzięki czemu nasi klienci otrzymują informacje w przejrzystej i łatwej do zrozumienia formie. Ponadto, nasze narzędzie pozwala użytkownikom na pobranie datowanego raportu w formie PDF, jak również dokonania eksportu danych do programu MS Excel, gdzie możliwe jest prowadzenie dalszych analiz informacji.

Nasze narzędzie pozwala na dowolne dostosowanie kryteriów i wag testów – w zależności od specyfiki organizacji oraz innych potrzeb poszczególnych klientów. Co więcej, Intelligent Risk Monitoring oferuje klientom możliwość wykorzystania posiadanych informacji o kontrahencie. Przykładowo, nasze narzędzie pozwala na zweryfikowanie finansowej zależności partnerów biznesowych od współpracy z naszymi klientami przy wykorzystaniu zarówno danych finansowych pochodzących ze źródeł zewnętrznych, jak i danych dotyczących obrotu wprowadzonych do narzędzia bezpośrednio przez użytkownika.

Narzędzie zostało zaprojektowane w taki sposób, aby m.in. umożliwić klientom wygenerowanie raportów zawierających informacje o dacie przeprowadzenia weryfikacji, co zapewnia wsparcie w wiarygodnym udokumentowaniu procesu należytej staranności.

Nasze narzędzia zbiera i analizuje dane z najważniejszych rejestrów z regionu Europy Środkowo-Wschodniej. Obecnie, Intelligent Risk Monitoring korzysta z baz danych z Polski, Czech, Słowacji, Węgier, Bułgarii i Rumunii. Narzędzie Intelligent Risk Monitoring jest jednak cały czas rozwijane, dzięki czemu lista krajów, z których pobierane są dane rejestrowe do weryfikacji kontrahentów, jest sukcesywnie rozbudowywana.

W wyżej opisanej sytuacji prosimy o bezpośrednie skontaktowanie się z naszym zespołem. Stosujemy wówczas podejście indywidualne i dostosowane do potrzeb naszych klientów, które uzależnione będzie m.in. od liczby kontrahentów do weryfikacji oraz wybranego regionu lokalizacji kontrahentów.

Skontaktuj się z zespołem, aby porozmawiać o szczegółach.

Czas oczekiwania na wyniki weryfikacji jest uzależniony od liczby analizowanych kontrahentów. Sprawdzenie kilkuset partnerów biznesowych będzie gotowe w ciągu kilku minut.

Intelligent Risk Monitoring dostarczane jest w modelu udostępniania usługi (Software as a Service – SaaS). Nasze narzędzie nie wymaga utrzymywania systemu i oprogramowania lokalnie (po stronie klienta) – dzięki temu możliwa jest jego szybka i prosta implementacja. Ponadto, nasi klienci zyskują możliwość przeprowadzenia procedury weryfikacji partnerów biznesowych w dowolnym miejscu i czasie.

W ramach korzystania z narzędzia liczba osób po stronie klienta, której możliwe jest nadanie dostępu, jest nieograniczona.

Więcej na temat korzyści i o tym, co Twoja firma może zyskać weryfikując partnerów biznesowych przeczytasz tutaj.

Wszystkich zainteresowanych weryfikacją swoich kontrahentów oraz naszym narzędziem do automatycznej weryfikacji kontrahentów Inteligent Risk Monitoring, zapraszamy do kontaktu z zespołem i odwiedzenia strony PwC Store, gdzie znaleźć można wszystkie informacje o narzędziu.

Skontaktuj się z nami

Szymon Bartczak

Szymon Bartczak

Manager, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 946

Barbara Ossolińska-Kloch

Barbara Ossolińska-Kloch

Manager, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 158

Michał  Przybora

Michał Przybora

Associate, PwC Polska

Tel.: +48 519 504 775

Obserwuj nas