Co Twoja firma może zyskać weryfikując partnerów biznesowych?

Sprawdzanie informacji o kontrahentach jako kluczowy element strategii przedsiębiorstwa

Czy warto weryfikować kontrahentów przed podjęciem decyzji o współpracy?

Odpowiedź wydaje się oczywista, jednak nadal duża część przedsiębiorstw nie posiada odpowiednich procedur lub narzędzi pozwalających na efektywną i rzetelną weryfikację partnerów biznesowych, co wiąże się z podejmowaniem niepotrzebnego ryzyka: podatkowego, finansowego, reputacyjnego czy też ryzyka związanego z nadużyciami gospodarczymi.

Koniec roku często jest dla firm czasem, w którym występuje intensyfikacja działań strategicznych i operacyjnych takich jak planowanie budżetu, sporządzenie zeznań rocznych i deklaracji podatkowych oraz przygotowanie strategii i planu rozwoju organizacji na przyszły rok finansowy. Jednym z obszarów, również weryfikowanych w końcówce roku, jest przegląd umów handlowych oraz wybór dostawców, którzy będą pomagali przedsiębiorcom osiągać w kolejnym okresie założone cele. Tym bardziej jest to dobry moment, żeby zastanowić się nad tym, w jaki sposób możemy ograniczyć ryzyko związane ze współpracą z nowymi, czy też dotychczasowymi kontrahentami, z którymi łączą nas długoletnie relacje biznesowe. Ryzyko jest o tyle ważne, że może zmaterializować się w postaci strat finansowych, zatorów płatniczych, czy też problemów z płynnością finansową. Ten temat jest ważnym elementem debaty nie tylko w Polsce, ale również globalnie, bowiem wszystkie przedsiębiorstwa stoją przed podobnym wyzwaniem.

Weryfikacja kontrahentów - istotny element ładu korporacyjnego

Weryfikowanie partnerów biznesowych przed nawiązaniem współpracy (bądź w trakcie jej trwania) przynosi wiele korzyści: pozwala chronić interesy przedsiębiorstwa, budować wartościowe relacje biznesowe z rzetelnymi kontrahentami oraz udokumentować dochowanie należytej staranności w przypadku kontroli skarbowej. Jednak z punktu widzenia efektywnego wykorzystania zasobów ludzkich bardzo ważnym aspektem jest sposób działania oraz czas potrzebny na dokładną weryfikację kontrahenta. W przypadku manualnej weryfikacji proces sprawdzania jest czasochłonny i pojawia się również możliwość wystąpienia błędu ludzkiego. 

Zautomatyzowanie procesu weryfikacji pozwala uniknąć długotrwałego i złożonego procesu sprawdzania i przeszukiwania wielu baz danych oraz poprawić wiarygodność przeprowadzanych testów. A to z kolei pozwala firmie znacznie ograniczyć ryzyko nawiązania kontaktów handlowych z nierzetelnymi kontrahentami, które w skrajnych przypadkach mogą prowadzić do strat finansowych czy reputacyjnych.

Z danych zebranych w raporcie PwC “Global Economic Crime Survey 2020” na temat badania przestępczości gospodarczej, wynika, że przestępstwa gospodarcze dotknęły aż 46% przedsiębiorców w Polsce, co jedynie podkreśla znaczenie posiadania odpowiednich narzędzi do weryfikacji partnerów biznesowych, z którymi chcemy współpracować. Analizując wspomniane badanie, widzimy jak wiele firm nadal nie wdrożyło efektywnego procesu weryfikacji kontrahentów, co może powodować chociażby niepotrzebne podwyższanie ryzyka związanego z podatkami (przykładem mogą być sławne karuzele VAT) czy nadużyciami i przestępstwami gospodarczymi, które w Polsce nadal nie należą do rzadkości.

Nie wszystkie firmy są gotowe, aby samodzielnie wdrożyć procedury i rozwiązania pozwalające zabezpieczyć się przed nawiązaniem współpracy z podmiotami o podwyższonym ryzyku. Z pewnością pomocne w tym trudnym zagadnieniu są usługi i narzędzia pozwalające na szybką i dokładną weryfikację dużej ilości kontrahentów. Wykorzystanie tego typu narzędzi pozwala przedsiębiorcom nie tylko chronić interesy swoich firm, ale również prowadzić biznes w sposób etyczny i odpowiedzialny.

46% przedsiębiorców w Polsce zostało dotkniętych przestępczością gospodarczą.

Raport PwC “Global Economic Crime Survey 2020

 

Warto też zauważyć, że elementem, na który interesariusze przedsiębiorstw kładą coraz większy nacisk jest zrównoważony rozwój i dbanie o środowisko (w skrócie “ESG” - Environmental (środowisko), Social (społeczna odpowiedzialność) oraz Corporate Governance (ład korporacyjny). Zgodnie z badaniem PwC Polska “Zielone finanse po polsku”, 12 z 14 badanych banków uwzględnia ryzyka klimatyczne i środowiskowe w procesach kredytowych. Inne badanie - ESG – miecz Damoklesa czy szansa na strategiczną zmianę? - pokazuje, że 29% inwestorów obniżyłoby wycenę lub wycofałoby się z inwestycji jeśli ryzyka ESG byłyby zbyt wysokie. Narzędzia automatyzujące proces weryfikacji kontrahentów mogą jak najbardziej przysłużyć się do wdrażania elementów ESG w praktyce. Mówiąc o zrównoważonym rozwoju przedsiębiorstwa, powinno się bowiem ze szczególną uwagą wybierać kontrahentów, którym można zaufać. Regulacje unijne i krajowe, a także rekomendacje instytucji międzynarodowych napędzają trwającą globalnie transformację gospodarek światowych w kierunku odpowiedzialnego, zrównoważonego biznesu. Te aspekty motywują wiele firm do zajęcia się tematem i wdrożenia elementów ESG do strategii, a proces rzetelnej weryfikacji kontrahentów z pewnością wpisuje się w obszar dotyczący ładu korporacyjnego (Governance).

Nasze rozwiązanie wpisuje się również w proces weryfikacji łańcucha dostaw będący częścią procesów ESG oraz stanowi pierwszy krok do poznania swoich kontrahentów. Zrównoważone podejście do rozwoju przedsiębiorstwa zakłada bowiem, że spółki będą zwracać szczególną uwagę nie tylko na własne procesy, ale również na dobór swoich dostawców oraz odbiorców. Jest to wynik globalnej transformacji gospodarek światowych zmierzających w kierunku odpowiedzialnego biznesu.

Marcin Klimczak

Należyta staranność w procesie weryfikacji partnerów biznesowych

Warto również pamiętać, że sprawdzanie partnerów biznesowych jest bardzo ważne z punktu widzenia należytej staranności. Jak informuje rządowa strona, przedsiębiorcy powinni podjąć się odpowiedniej weryfikacji partnerów biznesowych przed rozpoczęciem z nimi współpracy. Chcąc dochować należytej staranności, osoba dokonująca weryfikacji kontrahenta musi być przygotowana na analizę danych na temat przedsiębiorstw znajdujących się w co najmniej kilku kluczowych zbiorach, m.in. Głównym Urzędzie Statystycznym, Krajowym Rejestrze Sądowym czy Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Warto byłoby również zapoznać się z Metodyką Ministerstwa Finansów w zakresie oceny dochowania należytej staranności, sprawdzić białą listę podatników VAT oraz ocenić kondycję finansową przedsiębiorstwa, z którym zamierzamy współpracować. Należy pamiętać, że skuteczna weryfikacja kontrahentów odgrywa bardzo ważną rolę w procesie rozliczenia VAT. Jak widać liczba kroków, które należy podjąć i źródeł, do których należy dotrzeć, aby zweryfikować potencjalnego partnera biznesowego jest długa, a dokładna i rzetelna analiza czasochłonna. 

Wszystkie wyżej wymienione kroki można wykonać przy wykorzystaniu narzędzia Intelligent Risk Monitoring opracowanego przez międzynarodowy zespół ekspertów PwC w obszarze podatków oraz nadużyć gospodarczych. Narzędzie PwC, wykorzystując nowoczesne technologie, pomaga zautomatyzować oraz przede wszystkim ułatwić proces weryfikacji kontrahentów. Intelligent Risk Monitoring pozwala na masową weryfikację kontrahentów, co oznacza, że użytkownicy mogą podjąć się weryfikacji zarówno 10, jak i 10000 podmiotów, a co najważniejsze, użytkownik może przeprowadzić taką analizę w dowolnej chwili. Dzieje się tak dlatego, że użytkownicy posiadają stały dostęp do narzędzia (poprzez stronę internetową), z którego mogą korzystać w dowolnej chwili w zależności od swoich potrzeb.

To, czym wyróżnia się narzędzie PwC, to nie tylko swobodny dostęp i możliwość weryfikacji partnerów biznesowych w dowolnym momencie, ale również prostota użytkowania – pomimo tego, że narzędzie wykonuje kilkadziesiąt zróżnicowanych analiz i korzysta z informacji zgromadzonych w wielu bazach danych, użytkownik musi wykonać zaledwie kilka prostych kroków, aby rozpocząć weryfikację, która pozwoli ocenić ryzyko związane ze współpracą z danym kontrahentem. W ciągu kilkunastu minut narzędzie jest w stanie zebrać kluczowe dane, dokonać analizy oraz pomóc ocenić ryzyko związane ze współpracą z danym kontrahentem na podstawie założeń użytkownika. Jest to niezrównana przewaga nad manualnym procesem weryfikacji, gdzie analiza jednego podmiotu może zająć nawet kilka godzin. Z wykorzystaniem Intelligent Risk Monitoring użytkownik jest w stanie istotnie przyspieszyć proces weryfikacji kontrahentów, a także zminimalizować ryzyko błędów ludzkich.

Narzędzie zostało zaprojektowane tak, aby jego użytkowanie było łatwe, a wyniki analiz czytelne oraz możliwe do archiwizacji. Możliwość archiwizacji jest kluczowa w kontekście wykazania należytej staranności, która może okazać się niemożliwa bez odpowiednich materiałów potwierdzających dokonanie weryfikacji kontrahenta. Intelligent Risk Monitoring zbiera i analizuje dane ze zróżnicowanych źródeł danych, przy tym z najważniejszych rejestrów w Polsce, Czechach, Słowacji i Węgrzech. Na przykładzie Polski, narzędzie skanuje takie rejestry i bazy danych jak KRS, CEIDG, GUS, biała lista podatników VAT, VIES, czy Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Analizuje również dane finansowe przedsiębiorstw, a wyniki są przedstawiane w formie interaktywnego raportu z wynikami analizy dla danego kontrahenta lub grupy kontrahentów.

Intelligent Risk Monitoring działa w oparciu o zestaw autorskich testów stworzonych na podstawie doświadczeń ekspertów PwC. Dodatkowo narzędzie umożliwia modyfikację parametrów oraz wag testów według specyfiki danej firmy i jej kontrahentów. Otrzymane wyniki są przedstawione w czytelny sposób w formie interaktywnych raportów.

Barbara Ossolińska-Kloch

Decyzja o współpracy z wybranym kontrahentem ma bezpośredni wpływ na wiele obszarów funkcjonowania firmy, a finalnie na wyniki osiągane przez przedsiębiorstwa. Dlatego też tak ważne jest, aby kluczowe decyzje były poprzedzone odpowiednią, rzetelną weryfikacją. Eksperci PwC, z powodzeniem, od lat pomagają klientom minimalizować ryzyko związane ze współpracą z nierzetelnymi partnerami biznesowymi i zapobiegać nadużyciom. W przypadku zainteresowania tematyką weryfikacji kontrahentów i zarządzania ryzykiem nadużyć zapraszamy do kontaktu i przeczytania pełnego opisu narzędzia w PwC Store.

Skontaktuj się z nami

Marcin Klimczak

Marcin Klimczak

Partner, PwC Polska

Tel.: +48 502 184 087

Barbara Ossolińska-Kloch

Barbara Ossolińska-Kloch

Manager, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 158

Szymon Bartczak

Szymon Bartczak

Manager, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 946

Obserwuj nas