Raportowanie niefinansowe - jakoś(ć) to będzie…

Krążący od jakiegoś czasu mem z Oprah Winfrey - “ESG for everyone” doskonale oddaje to, co obecnie dzieje się w świecie biznesu. ESG jest teraz elementem strategii biznesowej oraz komunikacji z interesariuszami i jak każdy nowy element, wymaga dopasowania do mechanizmów zarządzania i raportowania spółki. W jaki sposób włączyć raportowanie ESG?

Skąd wziąć takie dane?

ESG nie jest tak naprawdę niczym nowym. Jest po prostu innym spojrzeniem na rzeczy, które dzieją się w spółkach. Dotychczasowe, finansowe podejście do zarządzania organizacją, konwertowane jest na jednostki metryczne, uzyskując tym samym inny kąt widzenia.

Przykładowo, do monitorowanych dotąd kosztów energii elektrycznej, spółka potrzebuje zaraportować zużycie energii elektrycznej w kilowatogodzinach. I tu zaczynają się schody, bo o ile wartości monetarne z faktur są detalicznie spisywane i raportowane w systemach księgowych, to już ilość zakupionej energii elektrycznej, o ile w ogóle rozproszenie jednostek biznesowych na to pozwala, spisywane jest najczęściej w Excelu na dysku wspólnym w dziale technicznym.

Jak ułożyć proces raportowania w spółce?

Kiedy proces definiowania kwestii istotnych jest już zakończony i wiadomo, które obszary ESG z perspektywy spółki powinny być monitorowane i raportowane, pierwszym krokiem do ułożenia procesu raportowania jest zrozumienie sposobu zbierania danych:

Kto jest osobą odpowiedzialną za zbieranie danych?
Jak często dane są zbierane?
Gdzie są przechowywane?
Kto ma do nich dostęp?
Czy wymagają manualnej ingerencji?
Czy zmiany w danych są rejestrowane?
Czy dane są niezależnie weryfikowane do dokumentacji źródłowej?
Czy są formalnie zatwierdzone przed zewnętrznym raportowaniem?

Kiedy już znajdziemy odpowiedzi na powyższe pytania, kolejnym etapem jest potwierdzenie kompletności raportowanych informacji. Kompletności rozumianej na dwa sposoby:

Kompletność jednostek - czyli czy spółka ujmuje wszystkie jednostki, np. sklepy, magazyny, punkty przeładunkowe, siedzibę główną, etc.

Kompletność informacji - czyli czy spółka ujmuje wszystkie okresy, produkty, pracowników, etc. w zależności od raportowanego wskaźnika.

Trzecim i zarazem ostatnim etapem jest sprawdzenie poprawności raportowanych informacji.

Każda metoda zbierania danych niesie za sobą ryzyko, które powinno być minimalizowane przy użyciu odpowiednich mechanizmów kontrolnych.

Ryzyko	Mechanizm kontrolny
Błąd w manualnym przeniesieniu danych z dokumentów zewnętrznych lub z aparatury mierzącej	Podział ról na osobę wprowadzającą i sprawdzającą
Błąd w działaniu aparatury mierzącej	Okresowe sprawdzanie odchyleń od przewidywanego trendu, walidacja aparatury mierzącej przez podmioty zewnętrzne
Błąd w systemowym przeniesieniu danych pomiędzy systemami spółki	Sprawdzenie na próbce rekordów czy dane przeniesione z systemu A są takie jak w systemie B, oraz na innej próbce rekordów czy dane z systemu B są takie jak w systemie A, sprawdzanie sum kontrolnych, liczby rekordów itp.
Błąd w agregacji danych z kilku źródeł w pliku Excel	Używanie funkcji automatycznych Excela, przypisujących pożądane wartości (np. vlookup)

Nie mam wszystkich danych - i co teraz?

Co się dzieje w przypadku, jeśli kompletność lub poprawność nie może być w pełni zachowana? Z pomocą przychodzi estymacja. Aby estymacja była racjonalna i możliwa do uzasadnienia w przypadku weryfikacji przez niezależny podmiot zewnętrzny, jej podstawowe założenia muszą dążyć do jak najmniejszego marginesu błędu. Poniższa tabela przedstawia przykłady racjonalnych estymacji:

Problem

Racjonalny sposób estymacji

Nie mam danych z kilku jednostek, np. sklepów

Kluczowe są parametry brakujących jednostek - w przypadku sklepu może to być np. jego powierzchnia. Aby wyestymować brakującą liczbę można np. obliczyć średnią dla sklepów o podobnym metrażu i przyjąć tę wartość dla brakujących jednostek.

Nie mam faktury za jeden miesiąc

lub

Raportuję na podstawie wskazań licznika, który się zepsuł i na koniec miesiąca pokazał nieracjonalną wartość

Dla spółek, które nie charakteryzują się sezonowością można przyjąć średnią z pozostałych 11 miesięcy i przyjąć tę wartość dla brakującego miesiąca.

Dla spółek charakteryzujących się sezonowością rekomendowanym sposobem może być przyjęcie proporcjonalnej wartości w porównaniu do poprzedniego okresu raportowania.

Podejście do zarządzania a jakość informacji

Proces wkomponowania kluczowych dla ESG wskaźników w system raportowania wewnętrznego spółki zależy od złożoności strategii ESG, wielkości organizacji oraz jej dojrzałości w zarządzaniu kwestiami niefinansowymi. Aby lepiej monitorować postęp w realizacji strategii, móc na bieżąco reagować i korygować zachodzące zdarzenia, spółki coraz częściej decydują się zastąpić roczne pospolite ruszenie raportowania danych niefinansowych, ułożonym, okresowym procesem raportowania wewnętrznego. Pomocne przy tym stają się dashboardy dedykowane różnym grupom interesariuszy wewnętrznych, dzięki którym okresowe zmiany widoczne są od ręki.

Innym elementem podejścia do zarządzania ESG jest wprowadzanie w spółkach systemów zarządzania - jakością, BHP, energią, etc. Należy jednak pamiętać, że każdy system zarządzania, bazuje na politykach i procedurach, i w dłuższej perspektywie może uśpić czujność spółki w kwestii zapewnienia jakości informacji. Tu z pomocą przychodzi funkcja audytu wewnętrznego, w której strukturach znajduje się wyspecjalizowany w ESG audytor albo zewnętrzny audytor przeprowadzający niezależną usługę atestacyjną (standard ISAE3000) dla prezentowanych informacji niefinansowych.

Niezależna weryfikacja

Podstawową zaletą weryfikacji zewnętrznej jest niezależne spojrzenie przez audytora na procesy raportowania danych niefinansowych oraz ocena zgodności z zastosowanymi spółkę standardów raportowania. Poprzez detaliczne przejście procesu wraz z jego odtworzeniem dla badanej próby, audytor weryfikuje czy ryzyka związane z procesem zostały zmitygowane, a raportowana wartość jest kompletna i adekwatna. Adekwatność informacji jest weryfikowana w odniesieniu do dokumentów źródłowych i definicji wskaźnika danego standardu (np. GRI), według którego dana wartość jest raportowana.

Kolejną zaletą jest otrzymanie raportu z niezależnej usługi atestacyjnej, który może być opublikowany wraz z raportem. Raport ten podnosi wiarygodność prezentowanych danych niefinansowych, co jest szczególnie istotne z perspektywy kluczowych grup interesariuszy, np. inwestorów.

Bodźce poprawy jakości informacji

W obecnych realiach raportowania, jakość informacji niefinansowych pozostaje niestety na mało zadowalającym poziomie. W polskiej legislacji istnieje klika aktów prawnych dotyczących raportowania kwestii ESG, natomiast żaden z nich nie ustanowił do tej pory formalnego wymogu raportowania zgodnie z uznanymi międzynarodowymi lub krajowymi standardami lub przeprowadzenia niezależnej weryfikacji informacji niefinansowych.

Wzrastająca świadomość dotycząca istotności kwestii ESG, w szczególności w odniesieniu do strategii biznesowej, a także rosnące zapotrzebowanie informacyjne kluczowych grup interesariuszy, w perspektywie długoterminowej wymusi podniesienie jakości prezentowanych informacji. Długo oczekiwaną zmianę w kwestii poprawy jakości informacji niefinansowych przyniesie przyjęty przez Komisję Europejską projekt Dyrektywy dotyczącej sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) wprowadzający zmiany w Dyrektywie dotyczącej sprawozdawczości niefinansowej (Non-Financial Reporting Directive, NFRD). Projekt ten zakłada konieczność wykonania przez niezależny podmiot usługi atestacyjnej o umiarkowanej pewności dla informacji niefinansowych prezentowanych przez podmioty objęte obowiązkiem raportowania.

Zmiana w podejściu do raportowania danych niefinansowych nie będzie już “wisienką na torcie” i, aby stanowiło spójny element całościowego raportowania zewnętrznego spółki, będzie musiało przejść gruntowną transformację, w szczególności w kwestii jakości prezentowanych informacji.