Transformacja w obszarze podatkowym w dobie cyfryzacji

Transformacja cyfrowa to wykorzystanie technologii cyfrowych oraz danych w celu usprawnienia działania przedsiębiorstwa. W wyniku pandemii COVID-19 transformacja cyfrowa uzyskała jeden z najwyższych priorytetów, zwłaszcza w perspektywie niebywałego wzrostu znaczenia e-commerce i pracy zdalnej. 

W obszarze danych finansowych i podatkowych ściśle powiązanych z procesami biznesowymi transformacja ma szczególne znaczenie dla branż, gdzie ich wolumen, ilość transakcji i przetwarzanych informacji jest znaczna. 

Poza czynnikiem pandemicznym już od dłuższego czasu jednym z najważniejszych motorów rozwoju technologii wykorzystywanej w przetwarzaniu danych są rosnące na całym świecie wymagania organów podatkowych i regulacyjnych zarówno z uwagi na coraz szerszy zakres raportowanych danych jak i ich formę (przechodzenie na zdigitalizowany model raportowania, w szczególności real-time).

Proces cyfryzacji raportowania podatkowego znacznie przyspieszył w ciągu ostatnich lat. Wyraźnym trendem jest skrócenie okresu pomiędzy momentem wystąpienia transakcji gospodarczej, a obowiązkiem zgłoszenia jej do organów podatkowych. Trend ten możliwy jest dzięki oparciu sprawozdawczości podatkowej o obowiązkowe e-fakturowanie, co ułatwia wymianę danych pomiędzy podatnikiem, a organami podatkowymi.

W najbliższym czasie także polskie Ministerstwo Finansów rozważa wprowadzenie modelu opartego o real-time reporting. Zgodnie z projektem MF, już od października 2021 podatnicy będą mieli możliwość wystawiania faktur elektronicznych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. E-Faktura będzie najbardziej rozbudowaną strukturą spośród wszystkich do tej pory wdrożonych przez Ministerstwo Finansów. Głównym skutkiem powyższego trendu dla podatników jest to, że dana transakcja powinna być prawidłowo rozpoznana dla celów podatkowych już w momencie wystąpienia. Co więcej, doświadczenia niektórych krajów (np. Włochy) pokazują, że akceptacja prawidłowości faktury przez system elektroniczny administracji podatkowej może stać się warunkiem realizacji danej transakcji. A zatem ryzyko błędów w tym zakresie przestaje być jedynie ryzykiem finansowym, a staje się ryzykiem operacyjnym, które bezpośrednio może wpływać na działalność operacyjną. 

Transformacja a architektura systemów finansowo-podatkowych

W ramach transformacji w obszarze przetwarzanych danych podatkowych kluczowe jest  podjęcie decyzji związanej z architekturą całego rozwiązania, w tym w szczególności systemu ERP.  

W świetle chociażby ostatnich doświadczeń lokalnych  takich jak wdrożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_V7, w szczególności dla tych podatników, gdzie występuje duży wolumen danych, a specyfika biznesu oparta jest na sprzedaży konsumenckiej nowa forma raportowania okazała się nie lada wyzwaniem. 

Projekty wdrożeniowe, w których uczestniczyliśmy, wyraźnie ukazały wyzwania, przed jakimi stoją zespoły księgowo-podatkowe oraz zespoły IT wdrażające rozwiązania techniczne w tym zakresie:

• Czy wprowadzać zmiany i logikę biznesową bezpośrednio w systemie ERP?

• Czy dokonać ekstrakcji danych z systemu ERP, z systemów billingowych, magazynowych w formie „surowej” i przetwarzać je przy użyciu dodatkowych narzędzi, gdzie możliwe jest utworzenie dodatkowej logiki i dodatkowych mechanizmów walidacyjnych?

Niewątpliwie istotnym plusem zmian dokonanych bezpośrednio w systemie ERP jest posiadanie jednego źródła danych zarówno do celów księgowych, zarządczych, jak i podatkowych. W branży retail niejednokrotnie informacje w systemach ERP są zaciągane z innych systemów, z których pochodzą dane dotyczące sprzedaży czy ruchów magazynowych (np. z systemów sklepowych, kasowych) i są księgowane w formie zagregowanej. Detaliczne raportowanie podatkowe, które tak jak w przypadku JPK V7 wymaga informacji dotyczących sprzedawanych produktów w kontekście wdrożenia rozwiązania bezpośrednio na systemie ERP może prowadzić do konieczności znacznej rozbudowy mechanizmów integracyjnych i znacznego zwiększenia wolumenu danych księgowanych finalnie w ERP. Dodatkowo w sytuacji systemów globalnych zmiana może rzutować na procesy w skali globalnej, co może być wysoce nieefektywne jak i kosztowne z perspektywy całej grupy przedsiębiorstw.

Nabycie czy implementacja zewnętrznego narzędzia jest często rozwiązaniem szybszym i łatwiejszym do wdrożenia. Wiąże się jednak z oddaniem części procesu podmiotowi trzeciemu, jak również koniecznością dokonywania dodatkowych uzgodnień w stosunku do danych z systemu ERP. Ponadto, jak pokazują zrealizowane przez nas projekty, oddanie funkcji przetwarzania danych partnerowi jest czasem po prostu konieczne, gdyż wiele systemów jest zarządzanych globalnie, a wprowadzenie lokalnej zmiany w takim systemie okazuje się albo zbyt drogie, albo technicznie zbyt skomplikowane. 

Cyfryzacja procesów podatkowych wyraźnie przyspiesza i wydaje się być nieuniknionym kierunkiem. Digitalizacja sprawozdawczości podatkowej jest silnym motorem transformacji przedsiębiorstw w zakresie wykorzystywanych rozwiązań - zarówno samych systemów ERP jak i dodatkowej automatyzacji wspierającej procesy podatkowe.

Patrząc na obecne trendy rynkowe oraz na prezentowaną przez Gartnera strukturę wydatków IT na rok 2021 można przewidzieć, że większość podmiotów gospodarczych zmieni lub znacznie rozwinie swój system ERP.  

W naszej ocenie znajomość dostępnych na rynku rozwiązań przez osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe staje się kolejnym obszarem kompetencji podatkowej i niezbędnym warunkiem trafnych decyzji dotyczących zarządzania podatkami.