Zarządzanie projektami w wirtualnym środowisku

W ciągu ostatnich trzech lat sposób pracy uległ gwałtownej ewolucji w związku z pandemią. Przejście na system pracy zdalnej było ogromnym wyzwaniem, szczególnie dla firm, w których praca w środowisku wirtualnym nie była wcześniej praktykowana.

Jak wynika z jednego z raportów - PwC's US Remote Work Survey 2021 - praca zdalna została odebrana bardzo pozytywnie. Co więcej, aż 83% pracodawców twierdzi, że przejście na pracę zdalną było dużym sukcesem dla ich firm.

%

- tylu pracodawców twierdzi, że przejście na pracę zdalną było dużym sukcesem dla ich firm.

Niemniej jednak taka zmiana wiązała się z dużą dozą niepewności: pojawiły się nowe pytania i nowe problemy do rozwiązania. Z punktu widzenia zarządzania projektami ta nagła i niespodziewana transformacja w kierunku pracy zdalnej dała nam przestrzeń do poszerzenia horyzontów. Zmusiła nas do świeżego spojrzenia na dotychczasowe metody działania, przewartościowania dotychczasowych rozwiązań i do poszukiwania nowych. Teraz to one wydają się być przyszłością zarządzania projektami.

Czym jest wirtualne zarządzanie projektem?

Można je zdefiniować jako sytuację, gdy kierownik projektu prowadzi zdalny zespół z wykorzystaniem przestrzeni wirtualnej lub gdy zespół PMO współpracuje z kierownikiem projektu zdalnie. Ten model pracy stawał się coraz bardziej popularny jeszcze przed wybuchem, pandemii, która to wyniosła ten trend do niespotykanych wcześniej rozmiarów.

Wbrew pozorom wirtualny zespół projektowy nie różni się znacząco od zespołu stacjonarnego. W obu przypadkach członkowie zespołu mogą pochodzić z różnych kultur biznesowych i mieć różne doświadczenia we współpracy, ale pracują jako zespół i jako tacy są zaangażowani we wspólny cel biznesowy, reprezentując współzależne cele zawodowe. W przypadku wirtualnego zespołu projektowego często mamy jednak do czynienia z dodatkowymi czynnikami, a mianowicie współpracownicy mogą pochodzić z wielu lokalizacji, a nawet różnych stref czasowych. Dlatego też bardzo często członkom takich zespołów brakuje osobistego kontaktu i bezpośredniej komunikacji. Pojawia się więc pytanie: czy są jakieś skutki uboczne zarządzania wirtualnymi zespołami?

Wyzwania związane z wirtualnym zarządzaniem projektami.

Wirtualne przestrzenie robocze pozwalają nam współpracować ze sobą niezależnie od naszego miejsca pobytu i bez kłopotów związanych z relokacją, co daje dużą swobodę wszystkim (projektowym) interesariuszom. Istnieją jednak również pewne wyzwania, których nie można zignorować.

Wirtualne (nie)zrozumienie
Współpraca a odległość fizyczna
Kultura pracy

Wirtualne (nie)zrozumienie

Jednym z głównych wyzwań przed jakimi stajemy jest utrzymanie jak najlepszej komunikacji w zespole i organizacji oraz zapobieganie nieporozumieniom - a te wydają się być główną przyczyną obniżonej produktywności wśród ankietowanych biorących udział w badaniu PwC dotyczącym pracy zdalnej. Były to trudności we współpracy (30%) i trudności w uzyskaniu potrzebnych informacji (30%). Praca w fizycznym biurze i bezpośredni kontakt ze współpracownikami na co dzień pozwala ludziom uniknąć luk komunikacyjnych. Jednak w środowisku wirtualnym, kiedy praca jest w 100% zdalna, jest to jeden z aspektów, który zasługuje na szczególną uwagę i należy stosować jak najlepsze rozwiązania, aby uniknąć takich deficytów. PMO narażone jest na problemy komunikacyjne oraz na problemy z dostępnością informacji. Nie wszyscy znają się osobiście, co mimo że nie brzmi poważnie, ma wpływ na tor komunikacji, który należy bardzo starannie zaplanować.

Współpraca a odległość fizyczna

Choć udział w wirtualnych spotkaniach jest dużym ułatwieniem i przynosi szansę na zwiększenie frekwencji oraz umożliwia połączenie z klientami z innych stref czasowych bez konieczności siedzenia w środku nocy w biurze, to jest to również ogromne wyzwanie. Wirtualne zespoły mogą mieć problemy ze współpracą z powodu braku fizycznego kontaktu w biurze, co powoduje bariery między współpracownikami. Dlatego najważniejsze jest stworzenie przyjaznego środowiska dla współpracowników, w którym będą mogli się ze sobą połączyć, a jednocześnie korzystać z konkretnych narzędzi pomagających we współpracy w pracy.

Kultura pracy

Należy również zwrócić uwagę na stworzenie odpowiednich standardów kultury organizacyjnej oraz zapewnienie wysokiego priorytetu samym pracownikom, ich zdrowiu, prywatności, a także równowadze między życiem zawodowym a prywatnym, które w przypadku złej organizacji pracy mogą stać się dysfunkcyjne.

Dlatego dobry system zarządzania, jasna komunikacja, firma skupiająca się na pracowniku, jego potrzebach i problemach jest tak cenna i może stworzyć wspaniałą więź między firmą a pracownikiem, prowadząc do jego większego zaangażowania i jednocześnie zachowania odpowiedniej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Jasna strona środowisk wirtualnych - co w zdalnym zarządzaniu projektami najbardziej podoba się Project Managerom

Wiemy już, że praca w wirtualnych przestrzeniach roboczych może być wyzwaniem, zwłaszcza pod względem komunikacji, ale nie zapominajmy, że jednocześnie może być wielkim atutem zarówno dla Twojej firmy, jak i dla osób w niej pracujących.

Redukcja kosztów i ochrona środowiska
Komfort pracy
Work-life balance / Work-life blending
Lokalizacja

Redukcja kosztów i ochrona środowiska

Jednym z najbardziej oczywistych jest redukcja kosztów. Mając możliwość pracy zdalnej w wirtualnych przestrzeniach, pracodawcy mogą zrezygnować z fizycznych biur, a tym samym wyeliminować ogromne koszty ich utrzymania. Pracownicy również korzystają na tym finansowo, gdyż przebywając w domu mogą zaoszczędzić na codziennych dojazdach, co więcej - dbają o środowisko naturalne zmniejszając ilość spalin produkowanych do otoczenia. Dodatkowo dzięki pracy w środowisku wirtualnym spotkania odbywają się online, możemy więc dzielić się dokumentami online bez użycia papieru i bez drukowania - organizacje oszczędzają koszty zużycia papieru, dbając jednocześnie o środowisko.

Komfort pracy

Możliwość zaaranżowania własnego miejsca pracy w zaciszu własnego domu jest równoznaczna z możliwością kontroli wszelkich rozpraszaczy, których nie da się kontrolować w biurze pełnym ludzi. Wiąże się to z większym komfortem pracy, co pozytywnie wpływa na wydajność i wyższą jakość pracy. Według badania PwC dotyczącego pracy zdalnej: 75% pracowników stwierdziło, że byli co najmniej tak samo produktywni [w domu] jak przed pandemią. Oznacza to, że ogromna większość ankietowanych nie tylko utrzymała standardy produktywności z okresu przed przejściem na pracę w wirtualnych przestrzeniach roboczych, ale wręcz je wzmocniła.

Work-life balance / Work-life blending

Wreszcie praca w środowisku wirtualnym daje nam elastyczność, która pozwala zachować lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Swoboda wyboru miejsca pracy i możliwość dostosowania schematu pracy do własnych preferencji wpływa również pozytywnie na komfort i satysfakcję, co wyzwala zdrowe podejście do wykonywania obowiązków i większe zaangażowanie. Szczęśliwy pracownik to wdzięczny pracownik.

Lokalizacja

Kwestie lokalizacyjne nie są już ograniczeniem jeśli chodzi o budowanie najlepszego zespołu ludzi o odpowiednich predyspozycjach i umiejętnościach. Wirtualne zespoły można budować niezależnie od odległości dzielącej poszczególnych członków zespołu. Wirtualne zarządzanie projektami nie wymaga fizycznej obecności PMO w konkretnym miejscu, ponieważ wszystko dzieje się w przestrzeni wirtualnej. Dzięki temu pula talentów, z których mogą korzystać liderzy, jest nieograniczona. Poszukiwanie właściwej osoby na właściwe miejsce nie jest już obarczone problemem lokalizacji, który często wiązał się z koniecznością relokacji pracownika, a niejednokrotnie nawet całkowicie eliminował dobrego kandydata bądź kandydatkę. W ten sposób zespoły wirtualne zyskują szansę na zebranie sił, a tym samym korzystają z różnorodności kulturowej i mnóstwa nowych, świeżych spojrzeń na metody zarządzania i różne problemy.

Być może zdążyłeś lub zdążyłaś się już zorientować, że bez odpowiednich narzędzi wirtualne zarządzanie projektami nie może funkcjonować prawidłowo.

Sprawdź, jakich narzędzi używamy

Ponieważ zespół wirtualny nie może zebrać się fizycznie, istnieje samoistna potrzeba posiadania odpowiednich narzędzi, które odpowiednio wesprą i ułatwią zarządzanie projektem. Oto przegląd kilku z nich, które naprawdę usprawniają prawidłowe funkcjonowanie projektów, nie tylko w VPM.

Kluczowe jest narzędzie, które gromadziłoby maile, czaty i pliki. W PwC stawiamy na łatwość korzystania z narzędzi, a także na praktyczność i swobodę przesyłania sobie istotnych dokumentów czy informacji online i w czasie rzeczywistym.
Ponadto, oprogramowania i aplikacje, z których korzystamy w PwC, pomagają nam poprawić jakość i tempo pracy. Znaleźliśmy doskonałe rozwiązania, które mogą spełnić oczekiwania i dostosować się do tego, czego potrzebuje nasz biznes, czyli w tym przypadku wirtualnego prowadzenia projektów. Uchylmy tu trochę tajemnicy: z badań PwC dotyczących pracy zdalnej w USA wynika, że 32% wszystkich pracowników stwierdziło, że lepszy sprzęt/sprzęt pomógłby im być bardziej produktywnymi podczas pracy zdalnej. I faktycznie, staramy się dopasować sprzęt do indywidualnych potrzeb naszych pracowników/klientów i zapewniamy odpowiednie narzędzia ułatwiające pracę.
Oprócz głównych narzędzi, z których korzystamy, używamy również innych rozwiązań, które są szczególnie ukierunkowane na zarządzanie projektami. Narzędzia te pomagają usprawnić komunikację między członkami zespołu i zarządzać nakładem pracy w projekcie. Dzięki nim możemy tworzyć indywidualne dashboardy z zadaniami lub pomysłami, które możemy udostępniać w ramach wirtualnych zespołów i widzieć tam rzeczywisty postęp projektów.

Zapewnienie rozwiązań technologicznych i komunikacyjnych oraz wprowadzenie wspólnych standardów komunikacyjnych, takich jak regularne spotkania podsumowujące, są tu kluczowe. Istnieją narzędzia, dzięki którym komunikacja, która w przypadku projektów wirtualnych jest wyzwaniem, stanie się czymś naturalnym, czymś, co pozwoli na swobodny przepływ wiedzy, myśli i rozwiązań w czasie rzeczywistym.
W PwC kładziemy duży nacisk na rozwój technologiczny, ponieważ wierzymy, że bez odpowiednich narzędzi trudno jest pracować prawidłowo.