Zmiany w fakturowaniu wyzwaniem dla samorządów

KSeF a jednostki samorządu terytorialnego

Bez względu jednak na to, jakie jest nasze podejście do KSeF, najprawdopodobniej docelowo stanie się on główną formą wystawiania i odbierania faktur.

Co więcej, przepisy o KSeF w równym stopniu dotyczyć będą np. spółki akcyjnej zatrudniającej kilka tysięcy pracowników, osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą czy jednostki samorządu terytorialnego. Wspólnym mianownikiem dla wyżej wymienionych podmiotów jest oczywiście posiadanie siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Nasze doświadczenie we wdrażaniu faktur ustrukturyzowanych, zarówno w podmiotach komercyjnych, jak i jednostkach samorządu terytorialnego (niezależnie od tego czy to duże miasta, czy mniejsze gminy wiejskie) pokazuje, że w celu odpowiedniego przygotowania się do nowej rzeczywistości, konieczne jest dostosowanie procedur i systemów finansowo - księgowych na wielu różnych płaszczyznach. Co za tym idzie, z pełnym przekonaniem stwierdzamy, że odkładanie działań w tym zakresie na ostatnią chwilę może okazać się strategią błędną i prowadzącą do licznych problemów technicznych i organizacyjnych.

Poniżej zamieszczamy kilka kwestii odnoszących się do tematyki KSeF, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla samorządów. Istnieje bowiem kilka obszarów, które z uwagi na specyficzną formę działalności JST, wymagają szczególnego podejścia. Chcielibyśmy jednak podkreślić, że nie jest to zamknięta lista tematów istotnych, niezbędnych do zaadresowania. Co więcej, opisywane zagadnienia nie są omówione w wyczerpujący sposób. Naszym celem było wskazanie jedynie kierunku najważniejszych zmian i obszarów wymagających dostosowania w związku z nadchodzącą nowelizacją.

Na czym polega KSeF?

KSeF jest ogólnokrajowym programem informatycznym, w którym podatnicy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. W wielkim uproszczeniu - podatnik przygotowuje plik zawierający informacje mające znaleźć się na fakturze, następnie plik ten wysłany jest do KSeF i jeśli po weryfikacji okazuje się, że zawiera on wszystkie niezbędne dane, wystawiana jest faktura ustrukturyzowana z nadanym jej numerem KSeF.

Zgodnie z obecnie opublikowanymi przepisami obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie obejmował wszystkie transakcje, które do tej pory dokumentowane są fakturami, poza fakturami na rzecz konsumentów (B2C).

Cel nowelizacji

Głównym celem wprowadzenia KSeF przez Ministerstwo Finansów jest centralizacja procesu wystawiania i odbierania faktur w obrocie gospodarczym. W nowej rzeczywistości co do zasady systemy księgowe będą połączone z KSeF. Powyższe przełoży się na transparentność procesów fakturowania oraz ich przepływ w czasie rzeczywistym. Nie ulega również wątpliwości, że możliwości kontrolne organów podatkowych będą o wiele większe. Organy te będą bowiem w stanie bez trudu zweryfikować np. datę wystawienia i odbioru faktury oraz okres, w którym podatnik dokonał odliczenia VAT.

Wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF

W związku z szeregiem zmian o charakterze regulacyjnym i biznesowym, jakie niesie za sobą wprowadzenie KSeF, poniżej przedstawiamy niektóre wyzwania, które wydają się kluczowe z perspektywy jednostek samorządu terytorialnego.

Jak zostało wskazane powyżej, zgodnie z obecnym brzmieniem przepisów, faktury na rzecz osób fizycznych pozostaną poza KSeF i będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie. Rodzi to konieczność wielopłaszczyznowej weryfikacji kontrahentów, w szczególności pod kątem ich statusu oraz celu, w jakim nabywana jest dana usługa czy towar. Innymi słowy, to po stronie podatnika (w tym przypadku gminy lub miasta) leżeć będzie obowiązek ustalenia, czy jego kontrahent nabywający np. usługę dostarczenia wody i odbioru ścieków, dokonuje tej transakcji jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (faktura w dotychczasowej formie) czy też w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (faktura wystawiona w KSeF).

Co ważne, weryfikacja kontrahentów oparta wyłącznie na podstawie posiadania numeru NIP nie będzie wystarczajaca. Należy bowiem pamiętać, że niektóre osoby nadal posługują się NIPem dla celów podatkowych, mimo nieprowadzenia działalności gospodarczej. Kwestia ta wydaje się być szczególnie istotna z uwagi na fakt, że o ile faktura na rzecz osoby fizycznej wystawiona w KSeF nie powinna rodzić negatywnych konsekwencji fiskalnych, o tyle faktura na rzecz innego podatnika wystawiona poza KSeF podlegać będzie obligatoryjnej sankcji.

Kolejnym wyzwaniem jest modyfikacja modelu obiegu dokumentów, w tym przede wszystkim odpowiednia selekcja faktur zakupowych, które będą dostarczane jednostce samorządu terytorialnego poprzez KSeF. System ministerialny posiada funkcjonalności, dzięki którym istnieje możliwość skierowania faktur bezpośrednio do wybranych jednostek organizacyjnych (np. szkoły, zakładu komunalnego). W tym celu wymagane jest jednak odpowiednie rozdzielenie uprawnień dla osób odpowiedzialnych za wystawianie i odbieranie faktur w poszczególnych jednostkach organizacyjnych. Należy bowiem pamiętać, że do KSeF dostęp będą miały tylko właściwie zautoryzowane osoby.

Rekomendowanym podejściem jest rozpoczęcie planowania tej struktury odpowiednio wcześniej. Możliwość złożenia w urzędzie skarbowym formularza ZAW-FA istnieje już teraz, a w związku z ryzykiem powstania zatorów w urzędach skarbowych, pożądanym działaniem jest sprawne przydzielenie tzw. uprawnień pierwotnych (które w kolejnym kroku pozwolą na dalsze rozdzielenie dostępów wewnątrz JST).

W odniesieniu do faktur zakupowych istotne będzie również wypracowanie odpowiedniego modelu współpracy z dostawcami towarów i usług. To po stronie sprzedawcy będzie bowiem leżało wystawienie faktury w sposób, który pozwoli skierować ją bezpośrednio do jednostki organizacyjnej. Tym samym konieczne będzie odpowiednie formułowanie zapisów umownych. Na ten wątek warto zwrócić uwagę już teraz, zawierając długoterminowe kontrakty (np. dotyczące realizacji inwestycji).

Poruszając obszar postanowień umownych nie sposób pominąć problematykę załączników - system KSeF nie umożliwia bowiem podatnikom przesyłania ich razem z fakturą. Pojawia się zatem pytanie, w jaki sposób przekazać kontrahentowi informacje zawarte w załącznikach, bez których niejednokrotnie trudno jest odczytać, czego dokładnie dotyczą kwoty wykazane na fakturze. Istnieje kilka rozwiązań, które różnią się wielkością nakładów, poziomem bezpieczeństwa cyfrowego czy po prostu funkcjonalnością. Biorąc pod uwagę, jak istotne dane mogą zawierać załączniki do faktur, konieczne będzie uzgodnienie z kontrahentami formy ich przekazywania.

Zasadniczo można wyodrębnić dwie najważniejsze daty związane z fakturowaniem w KSeF. Są to oczywiście data wystawienia faktury przez sprzedającego i data odebrania faktury przez kupującego.

W KSeF daty te będą zdefiniowane na podstawie następujących punktów w czasie:

data wystawienia faktury = data przesłania faktury do KSeF (bez względu na datę wskazaną przez podatnika na fakturze),
data otrzymania faktury = data zatwierdzenia faktury przez KSeF, a tym samym nadanie jej numeru KSeF (a nie, jak dotychczas, rzeczywiste przyjęcie faktury np. przez kancelarię / sekretariat).

Co więcej, KSeF wprowadza obowiązek wskazania terminu płatności jako konkretnej daty (nie tylko opisu słownego, jak obecnie). Może stanowić to kolejną z problematycznych kwestii, gdy walidacja przesłanej faktury w KSeF potrwa dłużej niż zakładaliśmy. W konsekwencji powyższego, termin zapłaty ustalony na podstawie daty otrzymania faktury może ulec przesunięciu o jeden lub więcej dni.

Zmiany te mogą mieć znaczący wpływ na wywiązywanie się przez samorządy z ciążących na nich zobowiązań. Data wystawienia faktury niejednokrotnie determinuje powstanie obowiązku podatkowego (np. faktury za najem lub dzierżawę). Data odbioru może rzutować natomiast na terminy płatności, których dotrzymanie jest szczególnie istotne dla JST z punktu widzenia dyscypliny finansów publicznych. Warto zatem opracować procedury, dzięki którym ryzyka związane z tymi obszarami zostaną zminimalizowane.

Na koniec jeszcze raz warto podkreślić, że opisane powyżej zagadnienia stanowią jedynie subiektywnie wybrane wątki, będące kroplą w morzu potrzeb związanych z wdrożeniem KSeF. Biorąc pod uwagę specyfikę działalności poszczególnych podmiotów, w każdym przypadku dostosowanie się do nowych zasad może wiązać się z innymi wyzwaniami i wymagać podjęcia innych działań. Niewątpliwie nie wystarczy biernie oczekiwać na rozwiązania technologiczne, które zaproponują dostawcy systemów księgowych. Czas pozostały do wejścia w życie przepisów warto natomiast wykorzystać na analizę własnych transakcji, procedur, struktury zadań pracowników i zawieranych umów.