Nowy standard MSSF 16 – wyzwanie rozwiązane technologią

Wyzwanie biznesowe

Jest listopad 2017 r. Sprzedawca detaliczny o międzynarodowym zasięgu decyduje się na wcześniejsze zastosowanie MSSF 16, tj. od 1 stycznia 2018 r., mimo że obowiązek wchodzi w życie od 1 stycznia 2019 r.

W krótkim terminie chce wdrożyć rozwiązanie automatyzujące kalkulację zobowiązania z tytułu leasingu oraz składnika aktywów z tytułu prawa do użytkowania dla całej grupy kapitałowej obejmującej:

kilkanaście zagranicznych spółek zależnych (15+),
ok. 1000 zidentyfikowanych umów leasingu,
płatności leasingowe wyrażone w 8 różnych walutach.

Nasze podejście

Sytuacja firmy jasno wskazuje na to, że potrzebuje ona gotowej aplikacji, która będzie na tyle uniwersalna i skalowalna, aby mogła być stosowana przez tak liczną grupę spółek, o tak skomplikowanych uwarunkowaniach. Zaproponowaliśmy wdrożenie opracowanego przez nas narzędzia Lease Manager, które znajduje swoje zastosowanie zarówno w przypadku pojedynczych spółek, jak i całych grup kapitałowych zawierających umowy leasingu, które należy ująć zgodnie z MSSF 16.

Implementację rozwiązania IT zaczynamy od warsztatów, podczas których prezentujemy wszystkie funkcjonalności narzędzia oraz ustalamy/instruujemy pracowników, jakie dane z umów leasingu muszą być wprowadzone do systemu, aby poprawnie przeprowadzić kalkulacje zgodnie z nowym standardem.

W ciągu 4 tygodni realizacji projektu, przygotowujemy środowisko produkcyjne dla klienta, dostosowując narzędzie do jego indywidualnych potrzeb. Przeprowadzamy kalkulację zobowiązania z tytułu leasingu i odpowiadającego mu aktywa z tytułu prawa do użytkowania dla wszystkich spółek z grupy kapitałowej na moment pierwszego zastosowania standardu. W związku z tym, że w trakcie realizacji projektu u klienta przeprowadzany jest audyt, prowadzimy także dyskusje z audytorem wyjaśniając przyjętą metodologię, podejście i wyniki kalkulacji.

„Biorąc pod uwagę późne rozpoczęcie prac oraz liczbę umów leasingowych będących w zakresie MSSF 16, klient początkowo był sceptyczny wobec wdrożenia narzędzia i przeprowadzenia kalkulacji w tak krótkim czasie. A to było niezbędne do skorzystania z opcji wcześniejszego zastosowania nowego MSSF 16. Dotychczasowe doświadczenie we wdrożeniach nowego standardu w firmach z branży handlu detalicznego pozwoliło nam przekonać klienta, że wcześniejsze wdrożenie przy pomocy aplikacji ma nie tylko szansę powodzenia, ale i usprawnienia procesów wewnętrznych.”

Anna Wójtowicz, starszy menedżer

Rezultaty

Pomimo dużej presji czasu, wcześniejsze zastosowanie nowego standardu MSSF 16 u klienta kończy się sukcesem. Skonsolidowany raport kwartalny za I kw. 2018 roku (pierwsze sprawozdanie obejmujące okres stosowania MSSF 16 przez klienta) Grupa publikuje w maju 2018 r., a badanie rocznego sprawozdania finansowego za cały 2018 rok (jednostkowego i skonsolidowanego) kończy się wydaniem przez audytora opinii bez zastrzeżeń.

Automatyzacja procesu kalkulacji i raportowania danych wymaganych przez MSSF 16 umożliwiła ograniczenie zaangażowania spółek z grupy, które teraz odpowiadają jedynie za zbieranie danych i wprowadzanie ich do aplikacji. Pozostała część procesu jest scentralizowana – odpowiada za nią jedna osoba przy wsparciu głównej księgowej, co pozwala na optymalizację kosztów związanych z obsługą i zarządzaniem całym procesem.

Projekt wcześniejszego zastosowania MSSF 16 był ogromnym wyzwaniem dla spółki – po jego zakończeniu wzrost sumy bilansowej wyniósł ponad 2 mld zł. Jednocześnie korzyści z wdrożenia aplikacji Lease Manager, tj. jedno repozytorium kontraktów dla całej Grupy, jednoczesna praca wielu użytkowników, szybkie dodawanie oraz modyfikacja danych z umów, walidacja danych i automatyczna kalkulacja – powodują, że spółka rozważa w tym momencie możliwość większej integracji narzędzia z wewnętrznymi systemami w celu zwiększenia automatyzacji procesu.

„Dzięki aplikacji Lease Manager udało nam się zakończyć sukcesem wcześniejsze wdrożenie MSSF 16, a także pozytywnie przejść audyt. Automatyzacja kalkulacji spowodowała, że nie byliśmy zmuszeni do korzystania z Excela, a cały proces od zbierania danych z umów do raportowania stał się mniej uciążliwy”.

Klient, główna księgowa