3 pytania o… e-sprawozdania. Jak to działa?

14/12/18

e-Sprawozdania zastąpią papierowe dokumenty dla urzędów. Jakie dostosowania wymagane są od firm?

1 października 2018 r. weszły w życie przepisy, które wprowadziły dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe obowiązek przygotowania sprawozdań finansowych w elektronicznej formie, w logicznej strukturze i formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (plik xml, podobnie jak podatkowe pliki JPK), tzw. e-sprawozdania. 

Przedsiębiorcy muszą odpowiednio dostosować swoje procesy i systemy do nowych wymogów, aby móc łatwo zastąpić papierowe sprawozdania finansowe składane do tej pory do KRS oraz urzędów skarbowych przez elektroniczne sprawozdania w formacie xml składane online.

Na czym dokładnie polega zmiana i jak przygotować się do niej w praktyce?



Sporządzenie sprawozdania oznacza w tym momencie również spełnienie pewnych wymogów technicznych, stricte określonych. Jednostki muszą dysponować odpowiednim rozwiązaniem, które im to umożliwi.


Zapraszamy do wysłuchania podcastu o
e-sprawozdaniach

Dzień dobry, witam w nowym odcinku podcastów PwC. Nazywam się Jakub Gołębiowski (JG) i Zapraszam was do odsłuchania audycji, w której zadam trzy ważne pytania związane z e-sprawozdaniami. 

Naszymi Gośćmi są dzisiaj Magdalena Brzuszczyńska manager w dziale prawno-podatkowym PwC, dzień dobry. 

MB: Dzień dobry. 

JG: Oraz Mirosław Szmigielski, dyrektor w dziale audytu PwC. Dzień dobry. 

MS: Dzień dobry. 

JG: Dzisiaj zajmiemy się e-sprawozdaniami i warto tutaj może zacząć od tego, że 1 października 2018 roku weszły przepisy, które zobowiązały firmy do sporządzania i składania w KRSie sprawozdań finansowych jedynie w formie elektronicznej. Wymagana jest określona struktura logiczna, wymagany jest też określony format tych sprawozdań. Dodatkowo dokumenty te muszą być podpisane przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego lub podpisu kwalifikowanego. A teraz przejdźmy już do samej rozmowy. Zacznijmy od tego, jakie zmiany w zakresie sprawozdań finansowych weszły w życie w 2018 roku? Jakbyśmy mogli o nich troszkę szerzej porozmawiać, od kiedy obowiązują i kogo dotyczą? 

MS: Tak jak już powiedziałeś z dniem 1 października 2018 roku weszły w życie zmiany do ustawy o rachunkowości, wprowadzone zmianami do ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z marca tego roku. Zmiany do ustawy wprowadziły obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej, a jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców sporządzają te sprawozdania w strukturze logicznej oraz określonym formacie. Struktury te i formaty zostały opublikowane na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w sierpniu tego roku. I takie sprawozdania w tych strukturach nazywamy właśnie e-sprawozdaniami finansowymi. 

W związku ze zmienioną już interpretacją Ministerstwa Finansów pojawiły się wątpliwości od kiedy istnieje powyższy obowiązek. Jest już obecnie jasne, że obowiązek sporządzenia sprawozdań w postaci elektronicznej w zachowaniem określonej struktury logicznej oraz w określonym formacie, dotyczy przede wszystkim lat obrotowych zakończonych przed 1 października 2018 roku, a za które nie zostały jeszcze sporządzone sprawozdania finansowe. Po drugie lat obrotowych, które rozpoczęły się przed 1 października 2018 roku, a które zakończą się po tej dacie. I po trzecie - przyszłych lat obrotowych. Tym samym decydujące znaczenie ma wyłącznie data sporządzenia sprawozdania finansowego, a nie data bilansowa. 

Elektroniczne e-sprawozdania finansowe opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym w ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i przez kierownika jednostki, co w większości przypadków będzie oznaczało cały zarząd. Forma elektroniczna, inna niż struktura logiczna, oznacza, że jednostki będą sporządzać sprawozdania finansowe tradycyjnie, następnie będą one skanowane, tworząc elektroniczną kopię i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

 

JG: Czy to będzie traktowane równorzędnie? Przepraszam, tylko dopytam. 

MS: Tak, to jest traktowane równorzędnie. Oczywiście dla określonych jednostek. 

Zgodnie z ustawą, jednostkowe roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z MSSF również powinny być sporządzane w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli te zostaną opublikowane przez Ministerstwo Finansów. A to z kolei poinformowało, że struktury i formaty dla MSSFów nie będą opublikowane. 

Ustawa nie wymaga, alby skonsolidowane sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSSF, były sporządzane w strukturze logicznej oraz formacie opublikowanym przez Ministerstwo. Wobec powyższego, zarówno jednostkowe, jak i skonsolidowane sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSSF, sporządza się po 1 października w postaci elektronicznej, w dowolnej strukturze ukształtowanej przez jednostkę, zgodnie z wymogami MSSF, no i oczywiście opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o rachunkowości sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grup kapitałowych również sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ja tylko przypomnę, że dla określonych w ustawie jednostek sprawozdania z działalności obejmują również oświadczenie nt. informacji niefinansowych, a dla spółek giełdowych oświadczenia o stosowaniu ładu korporacyjnego.

I również dla porządku przypomnę, że sprawozdania z płatności i skonsolidowane sprawozdania z płatności, o których mowa w ustawie o rachunkowości także sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. I również jako audytor tutaj przypomnę, że w związku z elektronizacją sprawozdań finansowych od 1 października 2018 roku biegli rewidenci będą sporządzali swoje sprawozdania z badania również w postaci elektronicznej oraz podpisywali je kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta. Obowiązek ten dotyczy sprawozdań z badania sprawozdań podmiotów wpisanych do KRSu. 

 

JG: I o tym tez warto pamiętać, ale przyjrzyjmy się jeszcze samym sprawozdaniom finansowym. Tutaj kieruję moje kolejne pytanie do Magdy. Jak technicznie wygląda sprawozdanie finansowe i jakie zawiera elementy? Czy mogłabyś nam o tym trochę opowiedzieć? I jeszcze może jakbyś mogła dodać w jaki sposób powinno ono zostać prawidłowo sporządzone?

MB: Tak jak wspomniał mój przedmówca, obecnie dla wszystkich podmiotów, które sporządzają sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązuje forma elektroniczna. Bardzo ważne jest to, co to jest ta forma elektroniczna. Zostało dokładnie sprecyzowane, że sprawozdanie finansowe musi być sporządzone wg. określonej struktury logicznej. Co to oznacza? Oznacza to, że w tym momencie takie jednostki, które zgodnie z ustawą o rachunkowości sporządzają sprawozdanie nie mogą sporządzić sprawozdania w dotychczasowej formie i zapisać je np. w formie pdfa i ten pdf podpisać. Tylko powinny sporządzić to sprawozdanie zgodnie z określonymi regułami. Co to są te reguły? Ministerstwo Finansów na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej zamieściło definicję, tak zwane schemy XSD, które dokładnie określają właśnie strukturę tego pliku technicznego, czyli tego pliku XML, który finalnie jest jedyną właściwą formą, w której sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone. 

 

JG: Czy taki plik wzorcowy można pobrać? Czy trzeba przygotować go samodzielnie?

MB: Tak, właśnie na stronie Ministerstwa Finansów można pobrać te definicje tego pliku XML, tak naprawdę tam jest kilka schem XSD, tak się nazywają te schemy, które definiują jak ten plik ma wyglądać. Na dodatek warto podkreślić, że w tym pliku XML gros danych jest w formie ustrukturyzowanej, część danych jednak można umieścić w formie załącznika. Co to znaczy? Oznacza to, że takie elementy sprawozdania finansowego, jak wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale, rachunek przepływów pieniężnych, jak również jedna nota, która pokazuje rozliczenie różnicy między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania, muszą zostać sporządzone w formie ustrukturyzowanej. Czyli dokładnie mamy zdefiniowane w tym momencie, w jakich polach w tym pliku jakie elementy właśnie tych sekcji, o których wspomniałam, sprawozdania finansowego, muszą się znaleźć. 

I ta forma jest określona… są wymogi techniczne co do każdego z tych pól… i musi zostać zachowana. 

Pozostałe dane ze sprawozdania finansowego, czyli tak naprawdę informacja dodatkowa, ale bez wprowadzenia (bo już wspomniałam, że wprowadzenie jest już w stricte ustrukturyzowanej formie) i bez tej jednej noty (która przedstawia różnicę między podstawą opodatkowania a wynikiem finansowym) może być de facto sporządzona tak jak np. dotychczas była sporządzona i zapisana w pliku pdf. 

Ale ten plik musi zostać również umieszczony w tym pliku XML, z tymi innymi danymi, konkretnie doprecyzowanymi, w jakim polu mają te dane się znaleźć. I on jest po prostu przekształcany na tak zwaną formę binarną. No, ale już nie mamy określonych konkretnie pól, gdzie do tej części, właśnie informacji dodatkowej, możemy zastosować, tak naprawdę, w sumie formę dowolną, tylko musimy wrzucić je nadal do tego pliku XML. 

Wydaje nam się, że pomimo, że ustawa obecnie narzuciła obowiązek sporządzania właśnie w stricte określonej formie technicznej sprawozdania, nadal będzie funkcjonowała forma taka tradycyjna nazwijmy to… z uwagi na to, że jednak sprawozdanie, poza tym, że musi zostać sporządzone, służy przede wszystkim do tego, żeby ocenić sytuację majątkową, finansową jednostki, więc pewna wizualizacja w takiej przystępnej dla odbiorcy formie na pewno będzie też potrzebna. 

 

JG: OK bardzo wam dziękuję za takie precyzyjne nakreślenie tego tematu. Mam takie pytanie na zamknięcie: czy nowa forma prowadzenia tej sprawozdawczości ma wpływ na terminy związane ze sporządzaniem i zatwierdzaniem, i złożeniem w KRS dokumentu?

MB: Ustawowo terminy nie uległy zmianie, czyli nadal jednostka takie podstawowe terminy, które wynikają z ustawy o rachunkowości, ma: 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego, licząc od dnia bilansowego; 6 miesięcy na zatwierdzenie tego sprawozdania; i później, 15 dni od dnia zatwierdzenia na złożenie dokumentów do KRSu. 

Natomiast należy wziąć pod uwagę, że pomimo, że te terminy ustawowo się nie zmieniły, tak naprawdę jednostki muszą się przygotować na te nowe wyzwanie techniczne. Czyli sporządzenie sprawozdania oznacza w tym momencie również spełnienie pewnych wymogów technicznych, stricte określonych. Co oznacza, że jednostki muszą dysponować odpowiednim rozwiązaniem, które im to umożliwi. Czyli, tak naprawdę, na pewno ten pierwszy rok jest dużym wyzwaniem, dlatego, że ten termin tak naprawdę obejmuje również wszystkie czynności techniczne, które są związane ze sporządzeniem tego sprawozdania. 

 

JG: Na pewno będziemy się temu tematowi przyglądać w przyszłości, zobaczymy, jak przedsiębiorcom uda się w tych nowych regulacjach odnaleźć. Bardzo dziękuję za wysłuchanie tego odcinka, a Magdzie i Mirkowi za ciekawą rozmowę. 

MB, MS: Dziękujemy 

Podobał ci się odcinek? Oceń nasz podcast, podziel się z innymi oraz śledź nasze kanały.

Więcej podcastów PwC znajdziesz na stronie pwc.pl/podcasty oraz w aplikacjach iTunes i Google Music.

 

Nasi eksperci:

Magdalena Brzuszczyńska

menedżer w dziale podatkowym PwC, ekspert w automatyzacji procesów księgowych i podatkowych

Mirosław Szmigielski
Mirosław Szmigielski

dyrektor w dziale audytu PwC, biegły rewident, doświadczony audytor, ekspert zajmujący się polskimi i międzynarodowymi regulacjami z zakresu sprawozdawczości finansowej

Skontaktuj się z nami

Mirosław Szmigielski

Dyrektor, PwC Polska

Tel.: +48 519 506 969

Magdalena Brzuszczyńska

Menedżer, PwC Polska

Tel.: +48 519 508 295

Obserwuj nas