Jak stworzyć efektywną komunikację wewnętrzną w firmie? | Wyzwania wzrostu #4

Studium przypadku

Dzisiaj Garax zatrudnia około 200 pracowników, z czego 70 osób to handlowcy podzieleni na 12 regionów. Dodatkowo firma posiada centralę oraz pięć magazynów obsługujących terytorium kraju. Wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych komunikacja wewnętrzna ulegała formalizacji oraz wprowadzono narzędzia takiej jak newsletter i strona intranetowa. Niestety dla zarządu dużym zmartwieniem są zarówno słaba znajomość strategii i aktualnych priorytetów firmy, jaki niski poziom zaangażowania i motywacji wśród pracowników. Dodatkowo wydaje się, że pracownicy bardziej ufają plotkom niż oficjalnym komunikatom. Doskonałym przykładem ilustrującym powyższe zachowania była plotka sugerująca odejście szefa sprzedaży (jednego z założycieli) do własnej konkurencyjnej firmy. Mimo że plotka nie miała podstaw w rzeczywistości, stała się głównym tematem rozmów i rozważań niemal wszystkich pracowników na około dwa tygodnie. Nie pomagały oficjalne zapewnienia, a nawet indywidualne rozmowy. Sytuacja ta miała realny negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy, gdyż podzieliła pracowników na tych, którzy zostaną i tych, którzy odejdą do nowej firmy.

 

Poznaj historię firmy Garax

Skuteczna komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna

Skuteczna komunikacja wewnętrzna nie jest czynnikiem motywacyjnym samym w sobie, ale bez niej sprawne zarządzanie wydaje się niemożliwe

Szczególnie istotne znaczenie komunikacja wewnętrzna zyskuje w okresie zmian, zwłaszcza w procesie szybkiego rozwoju, gdy do zespołu dołączają nowe osoby, zmienia się model działania i struktura organizacyjna.

Jak zdiagnozować nieefektywną komunikację wewnętrzną?

W zależności od stopnia zaawansowania problemu, brak efektywnej komunikacji może prowadzić do wystąpienia poniższych symptomów:

  1. Chaos i dezorientacja – pracownicy nie posiadają wystarczających informacji lub nie wiedzą jak je interpretować. Głównym źródłem informacji w firmie stają się plotki, które bezpośrednio prowadzą do następnego symptomu. 
  2. Brak zaufania – pracownicy nie wiedzą czy informacje, które otrzymują są wiarygodne. To wprowadza klimat braku zaufania i pozytywnych relacji, a oficjalna komunikacja staje się zupełnie nieskuteczna.
  3. Brak motywacji i spadek produktywności – pracownicy tracą chęć do pracy, jeśli czują, że są zaniedbywani i nikt nie liczy się z ich zdaniem. W efekcie można spodziewać się spadku produktywności i lojalności wobec firmy (np. poprzez wzrost wskaźnika rotacji pracowników). Brak zrozumienia wspólnego celu może prowadzić do braku motywacji i niechęci do realizowania celów firmy.
  4. Poczucie wykluczenia – część pracowników nie znajduje się w pierwszym obiegu komunikacji, więc mają poczucie że informacje docierają do nich zbyt późno lub są zniekształcone. Może to wynikać ze złego dopasowania kanałów komunikacji, np. jeśli nie wszyscy pracownicy mają skrzynki email, to newsletter emailowy nie może być podstawowym środkiem komunikacji.
Jak skrócić czas wprowadzania produktu na rynek?


Jak zmienić podejście do komunikacji wewnętrznej?

Ograniczyć negatywne skutki złej komunikacji wewnętrznej można poprzez:

Standaryzacja procesu zarządzania projektami

Zwiększenie zaangażowania zarządu w jakość komunikacji wewnętrznej.

Świadomy i zaangażowany udział kadry menedżerskiej w dwustronnej komunikacji z pracownikami przynosi realne korzyści w postaci wzrostu zaangażowania pracowników oraz ich efektywności. Przykładem takiego podejścia mogą być kwartalne spotkania wszystkich pracowników z prezesem zarządu, na których są omawiane wyniki firmy oraz najważniejsze zmiany w organizacji. Na takich spotkaniach pracownicy mogą zadawać pytania, a więc oni mogą zyskać poczucie, że ich zdanie się liczy (a przynajmniej jest wysłuchiwane), a zarząd może mieć bezpośredni dostęp do informacji zwrotnej.

 

Opracowanie mapy, która pokazuje kolejność wprowadzanych produktów/usług

Zapewnienie właściwych kanałów dla poszczególnych treści.

Pracodawcy często korzystają z nieadekwatnych kanałów komunikacji, co wpływa na słaby odbiór i zainteresowanie treścią przez pracowników. Wprowadzenie regularnego newslettera o ogólnych informacjach firmowych pozwoli na uporządkowanie komunikacji jednostronnej, w którą będą zaangażowani pracownicy różnych działów.

 

Wprowadzenie przejrzystych zasad oceny i selekcji pomysłów

Uszczelnienie procesu komunikacji.

Jeśli część pracowników czuje się pominięta albo kanały komunikacyjne przestają być drożne, należy sprawdzić w którym miejscu ciąg komunikacyjny zostaje przerwany. Warto zwrócić uwagę na podejście i możliwości komunikacyjne menedżerów średniego i niższego szczebla, ponieważ to oni są bezpośrednim źródłem informacji dla swoich podopiecznych. Przełoży się to na polepszenie relacji i zaufania na linii pracownik-menedżer.

 

Jasne zdefiniowanie ról w procesie

Regularne zbieranie informacji zwrotnej.

Oczywiście jednostronne „nadawanie” informacji jest dużo prostsze, ale nie pozwala ocenić efektywności przekazywanych komunikatów. Niezbędne jest do tego stworzenie kultury otwartości i chęci pozyskiwania feedbacku, co wymaga dużo pracy i zaangażowania zarówno przy wdrożeniu, jak i utrzymaniu trwałej zmiany.

 

Czy w Twojej firmie kłopoty z komunikacją wewnętrzną wpływają na wyniki firmy?

Skontaktuj się z nami

Anna Szczeblewska
Dyrektor
Tel.: +48 502 184 493
Email

Obserwuj nas