Alert Prawny: Stanowisko w sprawie dobrych praktyk dotyczących funkcji compliance w zakładach ubezpieczeń i zakładach reasekuracji

29/06/22

Urząd Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) 24 czerwca 2022 r. opublikował Stanowisko w sprawie dobrych praktyk dotyczących funkcji compliance w zakładach ubezpieczeń i zakładach reasekuracji (“Stanowisko UKNF”). Obejmuje ono przykłady rozwiązań organizacyjnych, mogących wpłynąć pozytywnie i wzmacniająco na prawidłowe działanie funkcji compliance (dalej również: „funkcji zgodności z przepisami”).

Stanowisko UKNF wskazuje dobre praktyki odnoszące się do realizacji funkcji compliance w następujących aspektach:

Kompetencje osób odpowiedzialnych za prawidłowe działanie funkcji compliance:

Identyfikacja przez zakład zapotrzebowania na określone kompetencje dla funkcji compliance powinna mieć miejsce w oparciu o obiektywne i z góry zdefiniowane kryteria, m.in.:

skalę i zakres prowadzonej działalności,
specyfikę oferowanych produktów ubezpieczeniowych oraz kanałów dystrybucji,
obowiązki sprawozdawcze, a także
zadania i kompetencje funkcji compliance w ramach systemu kontroli wewnętrznej.

Ustalenie pożądanego poziomu kompetencji dla funkcji zgodności z przepisami (podlegającego cyklicznej ewaluacji), jak również odpowiedniej liczby osób realizujących zadania należące do tej funkcji. Mechanizmem służącym temu procesowi może pozostawać chociażby tworzenie tzw. profili stanowiskowych;
Ustalenie, czy nie zachodzi potrzeba uzupełnienia lub podniesienia kompetencji osób odpowiedzialnych za funkcję compliance oraz identyfikacja ich potrzeb szkoleniowych;
Stworzenie procedur procedury dotyczące zastępowalności osoby nadzorującej oraz osób wykonujących czynności należące do funkcji zgodności z przepisami.

Miejsce funkcji zgodności z przepisami w strukturze organizacyjnej zakładu:

Usytuowanie funkcji compliance w strukturze organizacyjnej poza obszarami takimi jak m.in. tworzenie produktów, sprzedaż, likwidacja szkód czy finanse;
Ustalenie sformalizowanych zasad podziału zadań i obowiązków przypisanych do zespołu compliance i jednostki odpowiedzialnej za obsługę prawną;
Podporządkowanie zespołu odpowiedzialnego z compliance jednemu członkowi zarządu (optymalnie prezesowi zarządu);
Unikanie nadzorowania funkcji compliance przez członka zarządu, który jednocześnie jest odpowiedzialny za działania operacyjne.

Zadania funkcji zgodności z przepisami (ze szczególnym uwzględnieniem funkcji zarządzania produktem i nadzorze nad dystrybucją ubezpieczeń):

Skupienie funkcji compliance w szczególności na:

doradzaniu zarządowi i radzie nadzorczej w zakresie zgodności z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, regulacji wewnętrznych i przyjętych standardów działania,
niezwłocznym informowaniu zarządu o wysokim lub krytycznym poziomie ryzyka braku zgodności, a także
sporządzaniu cyklicznych raportów, obejmujących swym zakresem tematykę ryzyka braku zgodności.

Organizacja działalności funkcji compliance tak, aby miało możliwość wyrażania niezależnej opinii o zidentyfikowanym ryzyku braku zgodności z przepisami prawa,
Umożliwienie osobom odpowiedzialnym za funkcję zgodności uczestnictwa w posiedzeniach grup/ zespołów/ komitetów właściwych ds. produktów.

Powyższe dobre praktyki opracowane zostały na podstawie przeprowadzonej przez UKNF w latach 2019-2021 analizy funkcji zgodności z przepisami (compliance) w zakładach ubezpieczeń i zakładach reasekuracji.

Stanowisko UKNF uzupełnia wcześniejsze wytyczne, które zawarte zostały w Komunikacie w sprawie roli i znaczenia realizacji przez zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji funkcji zgodności z przepisami z dnia 20 sierpnia 2018 r.

Pełną treść dokumentu znaleźć można pod linkiem.