Alert Prawny: Stanowisko w sprawie dobrych praktyk dotyczących funkcji compliance w zakładach ubezpieczeń i zakładach reasekuracji

29/06/22

Urząd Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) 24 czerwca 2022 r. opublikował Stanowisko w sprawie dobrych praktyk dotyczących funkcji compliance w zakładach ubezpieczeń i zakładach reasekuracji (“Stanowisko UKNF”). Obejmuje ono przykłady rozwiązań organizacyjnych, mogących wpłynąć pozytywnie i wzmacniająco na prawidłowe działanie funkcji compliance (dalej również: „funkcji zgodności z przepisami”).

Stanowisko UKNF wskazuje dobre praktyki odnoszące się do realizacji funkcji compliance w następujących aspektach:

Kompetencje osób odpowiedzialnych za prawidłowe działanie funkcji compliance:
  • Identyfikacja przez zakład zapotrzebowania na określone kompetencje dla funkcji compliance powinna mieć miejsce w oparciu o obiektywne i z góry zdefiniowane kryteria, m.in.:

  • skalę i zakres prowadzonej działalności,

  • specyfikę oferowanych produktów ubezpieczeniowych oraz kanałów dystrybucji,

  • obowiązki sprawozdawcze, a także

  • zadania i kompetencje funkcji compliance w ramach systemu kontroli wewnętrznej.

  • Ustalenie pożądanego poziomu kompetencji dla funkcji zgodności z przepisami (podlegającego cyklicznej ewaluacji), jak również odpowiedniej liczby osób realizujących zadania należące do tej funkcji. Mechanizmem służącym temu procesowi może pozostawać chociażby tworzenie tzw. profili stanowiskowych;

  • Ustalenie, czy nie zachodzi potrzeba uzupełnienia lub podniesienia kompetencji osób odpowiedzialnych za funkcję compliance oraz identyfikacja ich potrzeb szkoleniowych;

  • Stworzenie procedur procedury dotyczące zastępowalności osoby nadzorującej oraz osób wykonujących czynności należące do funkcji zgodności z przepisami.

Miejsce funkcji zgodności z przepisami w strukturze organizacyjnej zakładu:
  • Usytuowanie funkcji compliance w strukturze organizacyjnej poza obszarami takimi jak m.in. tworzenie produktów, sprzedaż, likwidacja szkód czy finanse;

  • Ustalenie sformalizowanych zasad podziału zadań i obowiązków przypisanych do zespołu compliance i jednostki odpowiedzialnej za obsługę prawną;

  • Podporządkowanie zespołu odpowiedzialnego z compliance jednemu członkowi zarządu (optymalnie prezesowi zarządu);

  • Unikanie nadzorowania funkcji compliance przez członka zarządu, który jednocześnie jest odpowiedzialny za działania operacyjne.

Zadania funkcji zgodności z przepisami (ze szczególnym uwzględnieniem funkcji zarządzania produktem i nadzorze nad dystrybucją ubezpieczeń):
  • Skupienie funkcji compliance w szczególności na:

  • doradzaniu zarządowi i radzie nadzorczej w zakresie zgodności z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, regulacji wewnętrznych i przyjętych standardów działania,

  • niezwłocznym informowaniu zarządu o wysokim lub krytycznym poziomie ryzyka braku zgodności, a także

  • sporządzaniu cyklicznych raportów, obejmujących swym zakresem tematykę ryzyka braku zgodności.

  • Organizacja działalności funkcji compliance tak, aby miało możliwość wyrażania niezależnej opinii o zidentyfikowanym ryzyku braku zgodności z przepisami prawa,

  • Umożliwienie osobom odpowiedzialnym za funkcję zgodności uczestnictwa w posiedzeniach grup/ zespołów/ komitetów właściwych ds. produktów.

Powyższe dobre praktyki opracowane zostały na podstawie przeprowadzonej przez UKNF w latach 2019-2021 analizy funkcji zgodności z przepisami (compliance) w zakładach ubezpieczeń i zakładach reasekuracji.

Stanowisko UKNF uzupełnia wcześniejsze wytyczne, które zawarte zostały w Komunikacie w sprawie roli i znaczenia realizacji przez zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji funkcji zgodności z przepisami z dnia 20 sierpnia 2018 r.

Pełną treść dokumentu znaleźć można pod linkiem.

Skontaktuj się z nami

Aleksandra Bańkowska

Aleksandra Bańkowska

Partner, Adwokat, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 324

Łukasz Łyczko

Łukasz Łyczko

Counsel, Radca Prawny, PwC Polska

Tel.: +48 519 507 952

Weronika  Wojturska

Weronika Wojturska

Associate PwC Legal, PwC Polska

Tel.: +48 519 504 473

Obserwuj nas