Czy automatyzacja zastąpi project managerów?

Automatyzacja jest nieunikniona w wielu dziedzinach biznesu i codziennego życia, ale stwarza również pewnego rodzaju niepewności. Transformacja cyfrowa i technologiczna sprawia, że wiele osób martwi się utratą pracy oraz że ich obowiązki zostaną zastąpione przez roboty. Dlaczego „nowa automatyzacja” i sztuczna inteligencja nie są w stanie w pełni zastąpić project managerów? Powodem są trzy ludzkie umiejętności, których sztuczna inteligencja po prostu nie posiada: inteligencja emocjonalna, wielopoziomowe rozumowanie i adaptacja.

Technologia niesie ze sobą możliwości i zagrożenia. Przyszłość rynku pracy od kilku dekad jest jednym z najgorętszych tematów związanych z automatyzacją. W raporcie PwC Hopes and fears 2021 stwierdzono, że ludzie obawiają się o swoje stanowiska pracy. Aż 60% ankietowanych osób martwi się, że automatyzacja zagraża wielu miejscom pracy. Dodatkowo OECD stwierdza, że: „Ryzyko automatyzacji jest realne (...) 14% miejsc pracy mogłoby zostać zautomatyzowanych, a 32% prawdopodobnie znacząco się zmieni”. W badaniu Global Workforce Hopes & Fears 30% respondentów i respondentek odpowiedziało, że obawia się, że ich rola w ciągu najbliższych trzech lat zostanie zastąpiona przez technologią . W sektorze finansowym ten strach jest największy ze względu na intensywniejsze wykorzystywanie nowych technologii. Jednak czy automatyzacja jest w stanie całkowicie zastąpić pracę project managerów?

Trendy w automatyzacji

„Pomiędzy rokiem 1995 a 2015 zatrudnienie w sektorze produkcyjnym spadło o 20%, podczas gdy w sektorze usług wzrosło o 27%” – stwierdza OECD w raporcie Employment Outlook z 2019 roku. Jest to silnie związane z trendami automatyzacji siły roboczej i trudnością zastąpienia unikalnego czynnika ludzkiego w sektorze usług.

Zadania project managera są bardzo zróżnicowane. Zależą one między innymi od ludzi, z którymi pracuje, klientów, dla których pracuje oraz projektów, nad którymi pracuje. Artykuł PwC Polska 50 twarzy PMO podkreśla, że nie ma jednego właściwego modelu PMO. Istnieją zadania, w których automatyzacja nie może zastąpić project managerów. Jest za to wiele rzeczy, procesów oraz zadań, w których może ona w znacznym stopniu poprawić i wspomóc ich pracę.

Zadania, które sztuczna inteligencja może usprawnić:

Standardowe monitorowanie projektów

Kontrolowanie i raportowanie
Planowanie urlopów lub szkoleń
Aktualizacja danych
Gromadzenie ogólnych informacji o aktualnym statusie pracy
Sprawdzanie zgodności ze standardami
Sprawdzanie nakładania się na siebie projektów
Proponowanie zmian
Analiza danych
Wychwytywanie błędów
Tłumaczenie komunikatów

Zadania, których sztuczna inteligencja nie zastąpi:

Aktywny udział w spotkaniach
Zarządzanie komunikacją pomiędzy zespołem projektowym a zewnętrznymi interesariuszami
Zarządzanie konfliktami interpersonalnymi
Networking i współpraca z klientami
Motywowanie zespołu
Tworzenie autorskich materiałów
Przygotowywanie slajdów
Podejmowanie decyzji dotyczących sugerowanych zmian
Rozpoznanie ryzyk lub kwestii, które należy rozwiązać
Ustalanie priorytetów
Koordynacja i negocjowanie
Wdrażanie ulepszeń
Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie interesariuszami
Ustalanie zależności

Sztuczna inteligencja

Wyżej wymienione obowiązki project managera to tylko jedna z wielu perspektyw pracy w PMO. Niektóre z zadań, których sztuczna inteligencja może lub których nie może zastąpić, nie są zaskoczeniem. Korzystając z Google Docs, Sheets lub Slides, często zauważamy pomoc sztucznej inteligencji, która na przykład podkreśla błędy bądź sugeruje zmiany. Jednak nawet tak proste zadania jak akceptacja sugestii sztucznej inteligencji wymagają ludzkiej ręki. Sztuczna inteligencja w większości przypadków ma rację, ale zdarzają się sytuacje, w których nie potrafi wychwycić kontekstu, a jej sugestia nie pasuje do intencji autora bądź autorki. Ten prosty przykład pokazuje, jak sztuczna inteligencja może w pracy pomóc, ale nie może tej pracy zastąpić. Widać już więc, że sztuczna inteligencja nie jest w stanie w pełni przejąć roli project managera, na pewno nie w najbliższej przyszłości.

Trzy ludzkie umiejętności

Sztuczną inteligencję można również porównać do nowego pracownika. AI, podobnie jak nowa osoba w zespole, potrzebuje danych wejściowych do tworzenia wyników. Jednak różnica między nimi polega na potencjale rozwoju i uczenia się, a mianowicie nowy pracownik bądź pracownica może wykorzystać nie tylko „wkład” jaki otrzyma w nowym miejscu pracy, ale też trzy umiejętności ludzkie, których sztuczna inteligencja po prostu nie posiada: wielokontekstowe rozumowanie, umiejętności adaptacyjne oraz inteligencję emocjonalną.

Umiejętności wielokontekstowego rozumowania
Umiejętności adaptacyjne
Inteligencja emocjonalna

Umiejętności wielokontekstowego rozumowania

Sztuczna inteligencja może monitorować zmiany wprowadzane manualnie w celu uzyskania danych wyjściowych, takich jak aktualizacja danych. Te czynności mogą być zautomatyzowane. Sztuczna inteligencja może pokazać nam określone trendy na podstawie analizowanych danych, ale nie może ich zinterpretować. Człowiek posiada umiejętność wielokontekstowego rozumowania, dzięki czemu może pracować jako tłumacz i pośrednik pomiędzy zespołem projektowym a zewnętrznymi interesariuszami.

Z jednej strony sztuczna inteligencja mogłaby sprawdzać zgodność projektu ze standardami, ponieważ istnieją zasady dotyczące tego, jak takie elementy są oceniane. Z drugiej jednak strony sztuczna inteligencja nie może ocenić czy coś zakończyło się sukcesem bez ustalonych z góry kryteriów. Człowiek projektuje kryteria sukcesu i na ich podstawie przeprowadza ocenę projektu. Ma to kluczowe znaczenie dla odpowiedzialności i obszarów takich jak zarządzanie ryzykiem i interesariuszami, a także identyfikowanie zależności. Podczas etapu refleksji, sztuczna inteligencja może wykryć rzeczy, które nie poszły zgodnie z założeniami. Jako że projekty funkcjonują w środowisku ciągłej zmiany, trzymanie się początkowego planu może nie zawsze być najlepszą opcją. Nawet jeśli sztuczna inteligencja znajdzie jakiś błąd, nie może wziąć pod uwagę problemu, który jest jakościowy a nie ilościowy, zwłaszcza bez zrozumienia kontekstu. To prowadzi nas do następnego punktu.

Umiejętności adaptacyjne

Kierownicy projektów muszą być zwinni i wymyślać nowe, kreatywne rozwiązania problemów oraz potrafią dostosować się do wymagających zadań. Sztuczna inteligencja nie może stworzyć niczego autorskiego, ponieważ wszystko co robi, opiera się na danych wejściowych, które otrzymuje, a dane te są oparte na czyichś pomysłach.

Umiejętności adaptacyjne są również niezbędne, jeśli zmiany muszą zostać wprowadzone na prośbę klienta albo z powodu nieoczekiwanych wyzwań lub ryzyka. Automatyzacja jest tworzona na podstawie łączenia różnych elementów, dlatego jeśli jeden z nich nagle ulegnie zmianie, połączenia te zostaną zakłócone. Reagowanie na zmiany i informacje zwrotne nie jest czymś, co można zorganizować i zaplanować, a zatem nie można tego zautomatyzować. Ponieważ w grę wchodzi wiele zmiennych czynników, koordynacja i negocjacje są często ważniejsze niż trzymanie się “sztywnego” planu.

Inteligencja emocjonalna

Dzięki inteligencji emocjonalnej ludzie potrafią dostrzec zmiany w czyimś zachowaniu, dostosować się do potrzeb różnych klientów i współpracowników, a także rozwiązywać konflikty. Chociaż w przypadku AI istnieje zaleta braku emocji jako takich, na przykład w sytuacjach stresujących, ta umiejętność sprawia, że project managerowie - i ludzie w ogóle - są niezastąpieni w pracy, która wymaga kontaktu z ludźmi.

Rola technologii w pracy project managerów

Wprowadzenie nowej technologii w każdej firmie to projekt, który wymaga umiejętnego zarządzania. Projekt takiego typu składa się nie tylko ze skomplikowanych etapów planowania, zbierania wymagań biznesowych, dobierania do nich bądź tworzenia niezbędnej aplikacji, ale też z “newralgicznego” dla każdego biznesu etapu wdrażania, przekazywania wiedzy, stabilizacji oraz przeżywania zmiany. Sztuczna inteligencja nie może sama się przedstawić, więc kto zająłby się tym zadaniem, jeśli nie ludzie?

Automatyzacja może pomóc PMO usprawnić pracę bez zastępowania unikalnych umiejętności ludzkich. Otwiera to drzwi do wielu możliwości, których project managerowie nie powinni się bać, a wręcz przeciwnie - powinni je uwydatniać. Praca project managerów wymaga wysoko wykwalifikowanych osób o odpowiednich kompetencjach: umiejętnościach, postawach i zachowaniach, dlatego inwestowanie w rozwój zespołu PMO jest ważne dla sukcesu organizacji. Ponieważ taka inwestycja czasami wymaga znacznych zasobów, sensownym rozwiązaniem może być zatrudnienie specjalisty z wiedzą ekspercką i odpowiednimi kompetencjami.

Technologia odgrywa w naszym życiu jedną z ważniejszych ról, ponieważ rozumiemy, w jaki sposób usprawnia ona naszą pracę. Z jej pomocą i z naszą specjalistyczną wiedzą z zakresu zarządzania projektami jesteśmy w stanie zrealizować inicjatywy oraz transformacje biznesowe na najwyższym możliwym poziomie z wykorzystaniem wszystkich dostępnych usprawnień technologicznych i cyfrowych. Oferujemy szeroki zakres usług PMO i zarządzania projektami, a nasz zespół składa się z doświadczonych profesjonalistów, którzy w płynny sposób dostarczają klientom potrzebne wartości.