Niektóre korzyści wynikające z wdrożenia e-Faktur przewidziane przez ustawodawcę to wcześniejszy zwrot VAT i brak obowiązku raportowania w formie JPK_FA na żądanie.
Nowa struktura xsd e-faktury obejmuje bowiem swym zakresem strukturę JPK_FA, ale implementuje również elementy pojawiające się w JPK_V7 np. kody GTU lub niektóre procedury. Podobnie jak przy raportowaniu JPK kluczowe przy wdrożeniu e-Faktur będzie zidentyfikowanie wszystkich źródeł danych, z których pochodzić mają dane do przygotowania e-Faktury.
Przy e-Fakturach oprócz zgromadzenia danych źródłowych pojawia się konieczność integracji z KSeF. Zdecydowaliśmy się na stworzenie e-Invoicing Tool, narzędzia które z jednej strony będzie łączyć możliwość pobierania danych z wielu różnych systemów źródłowych, ich elastyczne mapowanie do wymaganych pól, a z drugiej strony zapewni integrację z KSeF. Narzędzie będzie walidować poprawność techniczną i logiczną przygotowanej e-Faktury i powiadomi użytkownika o wykrytych błędach przed wysyłką, a po wysyłce pobierze m.in. numer nadany przez KSeF. Przewidujemy też konieczność wdrożenia notyfikacji mailowych z uwagi na to, że taka komunikacja w okresie nieobowiązkowym na pewno będzie funkcjonowała obok nowego modelu faktur ustrukturyzowanych. Będziemy dążyć w kierunku jak największego zautomatyzowania tego procesu, tak, by zapewnić firmom sprawne przejście na nowe wymagania.
E-faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Poznaj założenia i dostosuj się na czas do rewolucyjnej zmiany w przepisach
Zobacz
Do każdego projektu wdrożeniowego czy to JPK-ów czy systemów finansowo - księgowych podchodzimy kompleksowo. Jesteśmy świadomi, że opracowanie narzędzia do generowania e-Faktur i integracji z KSeF to tylko część sukcesu. Bardzo ważna część, ale nie gwarantująca końcowego powodzenia.
W naszym podejściu do wdrożenia e-Faktur koncentrujemy się na kilku obszarach, które naszym zdaniem są istotne:
projekt rozpoczynamy od analizy procesów biznesowych klienta, która poparta jest analizą techniczną i podatkowo-prawną. W tym etapie gromadzone są informacje od wszystkich stron zaangażowanych w procesy oraz wyjaśniane są kluczowe wątpliwości. W razie potrzeby rekomendujemy optymalizacje procesowe oraz wspieramy ich wdrożenie od strony prawnej,
uzyskane informacje są ujednolicane i przekładane na wymagania techniczne wynikające ze schemy xsd,
następnie oceniana jest wymagalność merytoryczna zidentyfikowanych elementów, które są powiązane w strukturze xsd i logika niezbędna do prawidłowego raportowania,
czuwamy przy tym, aby wszystkie strony zaangażowane w projekt wiedziały, jaki jest ich zakres zadań i termin ich realizacji. Musimy być bowiem świadomi, że tego typu projekty wymagają zaangażowania osób z wielu działów, takich jak: billingowy, finansowy, zakupowy, logistyczny oraz IT. Bardzo ważna jest koordynacja całego procesu na wszystkich jego etapach. Zapewniamy też wsparcie w postaci PMO i zarządzaniu procesem zmiany.
O wszelkich postępach legislacyjnych związanych z wdrożeniem KSeF informujemy na bieżąco na naszej stronie internetowej. Zachęcamy do jej śledzenia.