Czy systemy są przygotowane do nowego modelu e-fakturowania?

Nadchodzi rewolucja.

Magdalena Brzuszczyńska

Director, Warszawa, PwC Polska

+48 519 508 295

Email

Marcin Sidelnik

Partner, Warszawa, PwC Polska

+48 502 184 961

Email

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) umożliwi podatnikom wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). W obrocie gospodarczym już od lipca 2024 będzie to jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Polska dołączy do wąskiego grona krajów UE, które wdrożyły podobne rozwiązania. Kluczowe jest jak najlepsze zrozumienie wymagań biznesowych, prawnych i technologicznych, jakie niesie za sobą nowy sposób fakturowania.

Już na tym etapie prac nasi klienci zgłaszają, że dostosowanie obecnych rozwiązań używanych do fakturowania do nowej formy będzie dużym wyzwaniem. Należy bowiem pamiętać, że obecnie organizacje często pobierają dane do fakturowania z kilku systemów.

Co jest kluczowe przy wdrożeniu e-Faktur?

Niektóre korzyści wynikające z wdrożenia e-Faktur przewidziane przez ustawodawcę to wcześniejszy zwrot VAT i brak obowiązku raportowania w formie JPK_FA na żądanie.
Nowa struktura xsd e-faktury obejmuje bowiem swym zakresem strukturę JPK_FA, ale implementuje również elementy pojawiające się w JPK_V7 np. kody GTU lub niektóre procedury. Podobnie jak przy raportowaniu JPK kluczowe przy wdrożeniu e-Faktur będzie zidentyfikowanie wszystkich źródeł danych, z których pochodzić mają dane do przygotowania e-Faktury. 

Przy e-Fakturach oprócz zgromadzenia danych źródłowych pojawia się konieczność integracji z KSeF. Zdecydowaliśmy się na stworzenie e-Invoicing Tool, narzędzia które z jednej strony będzie łączyć możliwość pobierania danych z wielu różnych systemów źródłowych, ich elastyczne mapowanie do wymaganych pól, a z drugiej strony zapewni integrację z KSeF. Narzędzie będzie walidować poprawność techniczną i logiczną przygotowanej e-Faktury i powiadomi użytkownika o wykrytych błędach przed wysyłką, a po wysyłce pobierze m.in. numer nadany przez KSeF. Przewidujemy też konieczność wdrożenia notyfikacji mailowych z uwagi na to, że taka komunikacja w okresie nieobowiązkowym na pewno będzie funkcjonowała obok nowego modelu faktur ustrukturyzowanych. Będziemy dążyć w kierunku jak największego zautomatyzowania tego procesu, tak, by zapewnić firmom sprawne przejście na nowe wymagania. 

E-faktura i Krajowy System e-Faktur

E-faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Poznaj założenia i dostosuj się na czas do rewolucyjnej zmiany w przepisach

Zobacz

Na początku października MF opublikowało komunikat o rozpoczęciu testów KSeF. Udostępniona dokumentacja ma charakter ściśle techniczny i przeznaczona jest dla działów IT pracujących nad integracją z KSeF. Eksperci PwC biorą udział w testach systemu i zgłaszają na bieżąco swoje uwagi do Ministerstwa Finansów.

Do każdego projektu wdrożeniowego czy to JPK-ów czy systemów finansowo - księgowych podchodzimy kompleksowo. Jesteśmy świadomi, że opracowanie narzędzia do generowania e-Faktur i integracji z KSeF to tylko część sukcesu. Bardzo ważna część, ale nie gwarantująca końcowego powodzenia.

W naszym podejściu do wdrożenia e-Faktur koncentrujemy się na kilku obszarach, które naszym zdaniem są istotne:

  • projekt rozpoczynamy od analizy procesów biznesowych klienta, która poparta jest analizą techniczną i podatkowo-prawną. W tym etapie gromadzone są informacje od wszystkich stron zaangażowanych w procesy oraz wyjaśniane są kluczowe wątpliwości. W razie potrzeby rekomendujemy optymalizacje procesowe oraz wspieramy ich wdrożenie od strony prawnej,

  • uzyskane informacje są ujednolicane i przekładane  na wymagania techniczne wynikające ze schemy xsd,

  • następnie oceniana jest wymagalność merytoryczna zidentyfikowanych elementów, które są powiązane w strukturze xsd i logika niezbędna do prawidłowego raportowania,

  • czuwamy przy tym, aby wszystkie strony zaangażowane w projekt wiedziały, jaki jest ich zakres zadań i termin ich realizacji. Musimy być bowiem świadomi, że tego typu projekty wymagają zaangażowania osób z wielu działów, takich jak: billingowy, finansowy, zakupowy, logistyczny oraz IT. Bardzo ważna jest koordynacja całego procesu na wszystkich jego etapach. Zapewniamy też wsparcie w postaci PMO i zarządzaniu procesem zmiany.

O wszelkich postępach legislacyjnych związanych z wdrożeniem KSeF informujemy na bieżąco na naszej stronie internetowej. Zachęcamy do jej śledzenia.

Skontaktuj się z nami

Magdalena Brzuszczyńska

Magdalena Brzuszczyńska

Director, PwC Polska

Tel.: +48 519 508 295

Marcin  Sidelnik

Marcin Sidelnik

Partner, PwC Polska

Tel.: +48 502 184 961

Obserwuj nas